Arbeitsauftrag

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Arbeitsauftrag


Themen:

  • Arbeitsaufträge für verschiedene Maßnahmen anlegen
  • Dokumente, Anweisungen, Personal, Material automatisiert oder manuell zuordnen
  • Instandhaltungsaufträge aus externen ERP-Systemen übernehmen
  • Auftragsversand an externe Dienstleister
  • Auftragsstatus und Rückmeldungen überwachen
  • Daten und Dokumente aus Instandhaltungs- oder Störmeldungen übernehmen
  • Kostenermittlung: Materialverbrauch und Arbeitszeiten angeben
  • Auftragsabschluss und Archivierung
Arbeitsauftrag

Einleitung

Das Modul Arbeitsauftrag gestattet neben der Beauftragung von Wartungsarbeiten, Reparaturen oder Prüfungen die Zusammenfassung aller bei der Auftragsabwicklung anfallenden Informationen - vom Bericht zur technischen Ausführung bis hin zum Auftragsabschluss aus betriebswirtschaftlicher Sicht. Vorhandene Daten und Dokumente zum Equipment, CAD-Zeichnungen, vordefinierte Wartungsarbeiten, Anweisungen, Arbeitspläne und Stücklisten lassen sich mit wenigen Klicks einem neuen Auftrag zuordnen. Im Modul Wartungsplanung erfolgt die Generierung von neuen Wartungsaufträgen bei den periodisch wiederkehrenden Wartungsarbeiten durch das System weitgehend automatisiert. Neue Reparaturaufträge zur Beseitigung von aktuellen Störungen können über die Wartungsplanung oder auch direkt innerhalb einer Störmeldung generiert werden. Im Falle geplanter Umbauten, Reparaturen oder einmaliger Instandhaltungen steht normalerweise die (manuelle) Erstellung eines Arbeitsauftrags am Anfang des Prozesses. Während der Erstellung von Aufträgen kann der Anwender auf alle zum Equipment hinterlegten Stammdaten, Zeichnungen, Arbeitspläne sowie Dokumente zurückgreifen. Die Möglichkeit zur automatischen Generierung von Instandhaltungsaufträgen besteht nach Einrichtung von Schnittstellen zu externen ERP-Systemen wie beispielsweise SAP. Deren IH-Aufträge bzw. IH-Meldungen können direkt übernommen und im System weiter bearbeitet werden. Während der Phase der technischen Ausführung eines Auftrags können Rückmeldungen in einen hierfür vorgesehenen Bereich der Auftragsdatenmaske eingegeben werden. Zur detaillierten Dokumentation einer beauftragten Instandhaltung oder Prüfung sind jedoch die Module Instandhaltungsmeldung und Prüfberichte vorgesehen. Hier stehen Anwendern u.a. gerätespezifische Checklisten zu ausgeführten Arbeiten, Prüfungen und festgestellten Schadensbildern zur Verfügung. Neue bereits kundenspezifisch vorausgefüllte Prüfberichte/ Instandhaltungsmeldungen können im Auftrag - oder in der Wartungsübersicht - auf Knopfdruck angelegt werden. Neue Arbeitsaufträge erscheinen automatisch als unerledigte Aufträge in der Auftragsübersicht zur Wartungsplanung und können an "Auftragnehmer" zusätzlich per Nachrichtensystem versendet werden.

Bei Bestätigung der Auftragsausführung - im Auftrag oder innerhalb zugehöriger Prüfberichte bzw. Instandhaltungsmeldungen - aktualisiert das System den Auftragsstatus sowie Rückmeldungen zur Auftragsausführung. Aktuelle Auftragsrückmeldungen stehen dem "Auftraggeber" automatisch zur Verfügung und sind gleichzeitig eine Voraussetzung für den Auftragsabschluss.

Vor dem Abschluss und der Archivierung eines Arbeitsauftrags können weitere Angaben zu Arbeitszeiten, Stillstandszeiten, Kosten sowie zum eingesetzten Lagermaterial gemacht werden. Im System hinterlegte Stücklisten lassen sich in den Bereich Materialeinsatz des Auftrags übernehmen. Für eine Ermittlung von Materialkosten und zur Ausführung von Bestandsbuchungen sind nur noch die aus dem Lager entnommenen Stückzahlen bei den einzelnen Materialpositionen eines Auftrags einzutragen.

Funktionsbeschreibung

Nummer Feld Typ Beschreibung Bild
1

Status

Auswahlfeld Aktueller Status der Wartungsarbeit
Auftragsstatus Farbe
Neuer Auftrag Rot
Auftrag in Bearbeitung Gelb
Auftrag ausgeführt Grün
Auftrag archiviert Grau


 
2

Stammdaten

Schaltfläche / Verknüpfung Stammdatenobjekt des zu wartenden Equipments verknüpfen
 
3

Kopfdaten

Variable Datenfelder der Vorlage Wartungsarbeit Kopfdaten des zu wartenden Equipments
 
4

Merkmale Wartung

Variable Datenfelder der Vorlage Wartungsarbeit Besondere Merkmale und Filterkriterien der Wartungsarbeit
 
5

Auftrag

Textfeld Optionaler Auftragstext
 
6

Auftragsdatum

Datum Erstellungsdatum des Auftrags
 
7

Auftragsnummer

Text Optionale Auftragsnummer
8

Fälligkeit

Datum Vorgabe eines Termins zur Auftragsausführung
9

Erteilt von

Auswahlfeld Interner Auftraggeber
10

Geplante Arbeitszeit

Numerisch Soll-Gesamtarbeitszeit für die Wartungsarbeit
11

Priorität

Auswahlfeld Prioritätsstufe für die Ausführung der beauftragten Arbeiten
12

Qualifikation

Auswahlfeld Erforderliche (berufliche) Qualifikation zur Ausführung der Wartungsarbeit
13

Hilfsmittel

Auswahlfeld Erforderliche technische Hilfsmittel zur Ausführung der Wartungsarbeit
14

Bevorzugte Schicht

Auswahlfeld Bevorzugte Schicht während der Ausführung der Wartungsarbeit
15

Ausgeführt am

Datum Datum der Auftragsausführung
 
16

Ausgeführt durch

Auswahlfeld Angabe des ausführenden Service-Personals aus der systeminternen Kontaktliste
17

Zählerstand

Numerisch Optionale Angabe eines Zählerstands bei Auftragsausführung
18

Erledigt

Schaltfläche Auftrag als erledigt kennzeichnen und Nachricht an den internen Auftraggeber senden
19

Rückmeldung Ausführung

Textfeld Kommentarfeld für Bemerkungen des mit der Ausführung beauftragten Mitarbeiters
20

Rückmeldung Prüfbericht

Informationen zum Status einer zugehörigen Prüfung oder Instandhaltungsmaßnahme. Ein mit dem Auftrag verknüpfter Prüfbericht / eine Instandhaltungsmeldung stellt gleichzeitig eine automatische Rückmeldung zur Ausführung dar.
 
21

Auftragsabschluss

Weitere Angaben zur Auftragsausführung und abschließende Archivierungsfunktion
 
22

Wartungspersonal

Objektliste Liste ausführendes Wartungspersonals mit Angabe der Ist-Arbeitszeiten
 
23

Anweisungen

Textfeld Zu beachtende schriftliche Anweisungen bei Ausführung der Wartung
 
24

Materialeinsatz

Objektliste Liste der eingesetzten Materialien mit Angabe der tatsächlich verbrauchten Mengen
 
25

Bemerkungen

Textfeld Weitere Notizen zur Wartung
 
26

Dokumente

Liste Externe Dokumente / Fotos zum Auftrag
 
27

Anweisungen (Dokumente)

Liste Anweisungen als externe Dokumente
 

Auftrag (5)

Hier kann eine (optionale) technische Auftragsbeschreibung für das ausführende Personal bereits zum Zeitpunkt der Auftragserteilung eingegeben werden.

Ausgeführt am (15)

Datum, wann genau die Wartungsarbeit ausgeführt wurde. Ausgehend von diesem Termin kann die neue Fälligkeit errechnet werden!

Ausgeführt durch (16)

Wer hat die Wartungsarbeit durchgeführt / war dafür verantwortlich?

Erledigt (18)

Über die Schaltfläche Erledigt wird die Auftragsausführung im System bestätigt und der Auftraggeber automatisch per interner Nachricht informiert.

Rückmeldung Ausführung (19)

Kommentarfeld für eventuelle Rückmeldungen im Zusammenhang mit der Auftragsausführung durch das verantwortliche Personal.

Prüfbericht als Auftragsrückmeldung (20)

Prüfbericht als Auftragsrückmeldung

Die Ausführung eines Arbeitsauftrags erfordert normalerweise eine Dokumentation der ausgeführten Maßnahmen in Form eines Prüfberichts oder einer Instandhaltungsmeldung. Neue, mit den Equipmentdaten bereits vorausgefüllte Prüfberichte oder Instandhaltungsmeldungen können direkt im Auftragsformular erzeugt werden und dienen hier gleichzeitig als automatische Rückmeldung für den Arbeitsauftrag. Der aktuelle Status einer zugeordneten Prüfung oder Meldung kann im Arbeitsauftrag unter Rückmeldung Prüfbericht eingesehen werden.
Sobald der verantwortliche Mitarbeiter im verknüpften Prüfbericht bzw. in der verknüpften Instandhaltungsmeldung den mängelfreien Abschluss der Maßnahme bestätigt, werden Bearbeitungsstatus und Ausführungsdatum des Auftrags automatisch vom System aktualisiert.
Der "Auftraggeber" wird bei Änderung des Auftragsstatus über eine Interne Nachricht (mit verknüpftem Prüfbericht) automatisch über den Abschluss der Arbeiten informiert! Hierbei entfällt die Notwendigkeit zur manuellen Bestätigung und Kommentierung der Auftragsausführung innerhalb des Auftragsformulars.

Wartungspersonal (22)

Waren weitere Mitarbeiter an der Ausführung der Wartungsarbeit beteiligt, so können Sie hier weiteres Personal hinzufügen und angeben, wie viel Zeit jede beteiligte Person gebraucht hat. Sofern Sie im Modul Kontakte aktuelle Stundensätze für Wartungspersonal hinterlegen, werden automatisch die Personalkosten zum Auftrag errechnet.

Materialeinsatz (24)

Welches Material wurde bei der Wartungsarbeit verbraucht? Wenn Sie hier die einzelnen Mengen der tatsächlich verbrauchten Materialien eintragen, so werden diese in der TechDo IS Materialverwaltung automatisch vom jeweiligen Lagerbestand des Materials abgebucht.

Bemerkungen (25)

Platz für weitere Bemerkungen / Notizen, z. B. um das Feld sonstige Kosten zu begründen.

Dokumente (26)

Hier können Sie weitere Dateien einfügen oder ein Protokoll scannen, wenn dieses mit archiviert werden soll.

Anweisungen (Dokumente) (27)

Hier können Sie spezielle Dokumente mit betrieblichen Anweisungen einfügen, welche bei der Ausführung der beauftragten Arbeiten zu beachten sind.
Hinweis: In der über die Wartungsplanung aufrufbaren Auftragsübersicht sind alle Arbeitsaufträge mit Anweisungsdokumenten optisch deutlich gekennzeichnet.

Detailinformationen zur Auftragsausführung

Nummer Feld Typ Beschreibung Bild
1

Benötigte Gesamtarbeitszeit

Numerisch Benötigte Gesamtzeit zur Ausführung der Arbeiten. Ist-Arbeitszeiten von Personen können unter Wartungspersonal angegeben werden.
 
2

Wartezeit

Numerisch Optionale Angabe von Wartezeiten bei der Auftragsausführung
3

Stillstandszeit der Maschine

Numerisch Angabe der Maschinen-Stillstandszeit während der Wartung- oder Reparaturarbeiten
4

Kommentar (Kosten)

Textfeld Kommentierung von zusätzlich angefallenen Kosten bei der Auftragsausführung
 
5

Materialkosten (gesamt)

Währung Infofeld: Summe der Kosten für eingesetztes Material
 
6

Personalkosten (gesamt)

Währung Infofeld: Summe der Personalkosten aller beteiligten Service-Mitarbeiter
7

Sonstige Kosten

Währung Eingabefeld: Weitere, ungeplante Kosten dieses Auftrags
8

Berechnung nächste Fälligkeit

Auswahlfeld Berechnungsgrundlage für nächste Wartung: Ausführungsdatum oder Fälligkeitsdatum Auftrag
 
9

Austragen

Schaltfläche Erledigten Auftrag austragen und archivieren
 

Benötigte Gesamtarbeitszeit (1)

Erfassen Sie die Zeiten, wie lange die Wartungsarbeit insgesamt gedauert hat und ob auch die Maschine in dieser Zeit stillgestanden hat. Wartezeiten, in denen aufgrund organisatorischer Probleme beim Auftraggeber keine Arbeiten ausgeführt werden konnten, lassen sich gesondert angeben.

Sonstige Kosten (7)

Halten Sie hier zusätzliche Kosten fest, die sich nicht aus Material oder Lohnkosten ergeben, z. B. Reparaturkosten von Fremdfirmen.

Berechnung nächste Fälligkeit (8)

Wie soll die nächste Fälligkeit berechnet werden? Als Basis dient entweder das bisherige Fälligkeitsdatum oder das Durchführungsdatum.

Arbeitsauftrag archivieren

Abschließend müssen alle erledigten Arbeitsaufträge im System archiviert werden. Bei diesem Vorgang werden die Schreibrechte für sämtliche Benutzergruppen entzogen und neue Fälligkeitstermine für die zugehörigen Wartungsarbeiten automatisch errechnet. Alle Wartungsaufträge mit dem Status Auftrag ausgeführt werden in der Übersicht aktueller Wartungsaufträge durch fett grüne Schrift optisch hervorgehoben. Die in diesem Fall aktive Funktion Auftrag austragen öffnet zunächst nur die Auftragsdatenmaske. Die Mitglieder der entsprechenden Berechtigungsgruppe können nun die einzelnen Auftrags-Archivierungen durch Drücken der Schaltfläche Austragen (9) ausführen. Die betreffenden Aufträge können anschließend nur noch im Archiv der Wartungsaufträge mit Leserechten eingesehen oder gedruckt werden.