Dokumentenverwaltung

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Dokumentenverwaltung


Themen:

  • Verzeichnisstruktur für Dokumente anlegen
  • Neue Dokumente hinzufügen
  • Dokumente bearbeiten
  • Zugriffsrechte für Dokumente vergeben
  • Eigenschaften und Filter von Dokumenten bearbeiten
  • Dokumente mit internen Datenobjekten verknüpfen
  • Dokumente suchen
  • Dokumente kopieren
  • Dokumente exportieren
  • Revisionssichere Historie: Versionsverwaltung für Dokumente
Die zentrale Dokumentenverwaltung

Einleitung

Die zentrale Dokumentenverwaltung wird über die Schaltfläche Dokumentenverwaltung der oberen Menüleiste des Hauptfensters gestartet. Dokumente werden hier in einer von Anwendern festzulegenden Verzeichnisstruktur abgelegt. Die Dokumentenverwaltung ermöglicht im Prinzip jedem entsprechend autorisierten Systembenutzer zentralen und modulunabhängigen Zugriff auf alle vom System verwalteten Dokumente. Eine administrative Einschränkung oder Erweiterung von Zugriffsrechten für Benutzergruppen erfolgt über Einstellungen in den Eigenschaften von Dokumentenverzeichnissen. Die Rechteverwaltung gestattet es, Verzeichnisstrukturen aber auch einzelne Dokumente für Benutzer freizugeben oder zu sperren. Für jedes Dokumenten legt das System bei Änderungen im Hintergrund eine lückenlose Versionshistorie an. Jede Dokumentenversion kann von berechtigten Anwendern eingesehen und auch exportiert werden.

Erweiterte, kombinierte Suchfunktionen nach Barcode, Beschreibungstexten, Suchbegriffen, Dateinamen und (benutzerdefinierter) Kategorie ermöglichen das schnelle Auffinden eines gesuchten Dokuments.

Funktionsbeschreibung

Bedienelemente der Dokumentenverwaltung

Oberhalb der Dokumenten-Verzeichnisstruktur befindet sich eine Werkzeugleiste mit den zentralen Funktionen der Dokumentenverwaltung:


Werkzeugleiste Dokumentenverwaltung
Schaltfläche Beschreibung
SymbolStdRefresh.png Ansicht Dokumentenverwaltung aktualisieren
SymbolStdFolder.png Neuen Dokumentenordner anlegen
SymbolStdDelete.png Dokument oder Ordner löschen
SymbolStdDownloadFolder.png Dokument/ Datei exportieren
SymbolStdDocView.png Dokument anzeigen
SymbolStdUpload.png Dokument(e) hochladen und einchecken
SymbolStdDownload.png Dokument auschecken, herunterladen und zur Bearbeitung öffnen
SymbolStdCancel.png Vorgang Auschecken abbrechen
SymbolStdProperties.png Eigenschaften und Berechtigungen von Dokumenten und Ordnern, Aufruf der Versionshistorie


Alle Dokumentenoperationen der Werkzeugleiste, ergänzt um zusätzliche Funktionen für das Kopieren oder Versenden von Dokumenten, stehen Ihnen auch im Kontextmenü zur Verfügung:

Kontextmenü Dokumentenverwaltung von oben nach unten:

Kontextmenü Dokumentenverwaltung
Eigenschaften Dialog
Menü Beschreibung
Öffnen Dokument mit zugehörigem Programm bzw. Betrachter anzeigen.
Speichern unter... Eine Kopie des Dokuments in einem Windows-Verzeichnis speichern.
Verknüpfte Objekte Liste der mit dem Dokument verknüpften, internen Datenobjekte - mit Möglichkeit zu deren Aufruf.
Einchecken/ Hochladen Das Dokument wird zum Bearbeiten aus TechDo IS freigegeben.
Datei/ Ordner löschen Das Dokument/ der Ordner soll gelöscht werden.
Auschecken abbrechen Die Bearbeitung wird ohne Änderungen abgebrochen.
Ausschneiden Dokument in die Zwischenablage kopieren und aus bisherigem Dokumentenverzeichnis entfernen.
Kopieren Dokument in die Zwischenablage kopieren.
Einfügen als Verknüpfung Eine Verknüpfung zum kopierten Dokument in die Liste zugehöriger Dokumente eines internen Datenobjekts einfügen.
Einfügen Dokument aus der Zwischenablage in das aktuell markierte Dokumentenverzeichnis einfügen.
Neuer Ordner Ein neues Dokumentenverzeichnis anlegen
Erweitert / Benachrichtigung senden Interne Nachricht mit Bezug zum Dokument oder Dokument per E-Mail senden.
Eigenschaften
Reiter Beschreibung
Allgemein Anzeige allgemeiner Dokumenteneigenschaften und Auswahl der Kategorie des Dokuments (als Filterfunktion).
Beschreibung Eingabe einer Dokumentenbeschreibung sowie eines Barcodes zur Identifizierung des Dokuments.
Verknüpfte Objekte Liste der mit dem Dokument verknüpften, internen Datenobjekte - mit Möglichkeit zu deren Aufruf.
Berechtigungen Anzeige und Bearbeiten der Zugriffsrechte für das aktuelle Dokument bzw. das Dokumentenverzeichnis.
Version Liste sämtlicher Versionen des Dokuments mit der Möglichkeit zu deren Anzeige oder Export.

Verzeichnisstruktur für Dokumente anlegen

Dokumentenordner anlegen

Dokumente werden in einer Baumstruktur von Haupt- und Unterverzeichnissen abgelegt. Das Anlegen der Verzeichnisstruktur erfolgt über das Ordnersymbol Neuer Ordner. Beim Anlegen der Hauptverzeichnisse auf oberster Ebene darf sich kein bereits vorhandener Ordner im Focus befinden.


Zur Eingabe des Verzeichnisnamen erscheint ein Eingabefenster mit folgenden Datenfeldern:

  • Verzeichnisname
  • Verzeichnisbeschreibung


Um weitere Unterverzeichnisse erstellen zu können, muss immer ein Hauptverzeichnis fokussiert sein.
Beim Erstellen neuer Verzeichnisse werden im Hintergrund bereits Zugriffsrechte für Benutzergruppen gesetzt. Als Voreinstellung werden die in der TechDo IS Benutzerverwaltung für das Modul Dokumentenverwaltung definierten Benutzerrechte übernommen. Für jedes Verzeichnis und für jedes Dokument können spezielle Zugriffsrechte gesetzt werden. Die Administration der Zugriffsrechte ist Gegenstand des Abschnitts Zugriffsrechte für Dokumente.

Neue Dokumente hinzufügen/ einchecken

Dokumente hinzufügen
Auswahl von Dokumenten im Netzwerk

Um Dokumente durch TechDo IS verwalten zu lassen, müssen diese zunächst an das System übergeben werden. Um neue Dokumente einzufügen, navigieren Sie in der Baumstruktur der Dokumentenverwaltung zum gewünschten Dokumentenordner und klicken Sie auf den Menüpunkt Einchecken/ Hochladen. Im Datei-Dialog markieren Sie ein (oder mehrere) Dokumente auf Ihren Laufwerken. Anschließend erscheinen alle ausgewählten Dokumente im ausgewählten Verzeichnis der Dokumentenverwaltung. Der Vorgang [Einchecken] wird beim Hochladen neuer Dateien durch das System automatisch ausgeführt und Kopie(en) der Datei(en) im TechDo IS System gespeichert. Anschließend erfolgt die weitere Bearbeitung der Dokumente ausschließlich über die TechDo IS Dokumentenverwaltung.

Dokumente zur Bearbeitung auschecken

Dokument zur Bearbeitung auschecken

Durch einen Doppelklick auf ein Dokumenteneintrag innerhalb der Dokumentenverwaltung bekommen Sie das Dokument zum Lesen angezeigt, sofern dazu ein Viewer bzw. das Programm zum Öffnen des gewählten Dokuments auf Ihrem Rechner installiert ist. Möchten Sie das Dokument nun bearbeiten, dann klicken Sie in der Werkzeugleiste bzw. im Kontextmenü auf Auschecken/ Herunterladen. Das Dokument wird auf ihrer lokalen Festplatte temporär hinterlegt, Ihrer Kontrolle übergeben und im zugehörigen Programm zur Bearbeitung angezeigt. Am Dokument vorgenommene Änderungen werden zunächst lokal gespeichert. Anschließend muss das Dokument vom Bearbeiter über den Menüpunkt Einchecken/ Hochladen wieder eingecheckt werden. Bei diesem Vorgang wird die neue Version des Dokuments auf dem File-Server abgelegt.

In den Dokumenten-Eigenschaften finden Sie im Bereich Version die Historie zum Dokument. Sie können hier auf ältere Versionen zurückgreifen, indem Sie einfach einen Eintrag in der Historie anklicken!

Dokumenten-Eigenschaften

Zu jedem Dokument können zusätzliche Informationen und Ordnungskriterien gespeichert werden. Diese Informationen erleichtern das spätere Auffinden der Dokumente - insbesondere für den Fall dass man sich später an den ursprünglichen Dateinamen und den Ablageort innerhalb der Verzeichnisstruktur nicht mehr erinnert. Zu den Dokumenteneigenschaften zählen auch die Berechtigungen sowie die Versionshistorie.

Aufruf Dokumenten-Eigenschaften

Die Dokumentenverwaltung unterscheidet bei den Dokumenten-Eigenschaften 5 verschiedene Kategorien:

Reiter Beschreibung
Allgemein Anzeige allgemeiner Dokumenteneigenschaften und Auswahl der Kategorie des Dokuments (als Filterfunktion).
Beschreibung Eingabe einer Dokumentenbeschreibung sowie eines Barcodes zur Identifizierung des Dokuments.
Verknüpfte Objekte Liste der mit dem Dokument verknüpften, internen Datenobjekte - mit Möglichkeit zu deren Aufruf.
Berechtigungen Anzeige und Bearbeiten der Zugriffsrechte für das aktuelle Dokument bzw. das Dokumentenverzeichnis.
Version Liste sämtlicher Versionen des Dokuments mit der Möglichkeit zu deren Anzeige oder Export.

Allgemeine Eigenschaften

Dokument: Allgemeine Eigenschaften

Im Bereich Allgemein können folgende Dokumenten-Eigenschaften von Ihnen erstmalig festgelegt oder geändert werden:

  • Dokumentenbezeichnung
  • Dokumenten-Kategorie

Der Original-Dateiname und die mit ihm verbundene Suchfunktion bleiben im System immer verfügbar, auch für den Fall, dass Sie die Möglichkeiten zur Vergabe neuer Bezeichnungen für Dokumente innerhalb der Dokumentenverwaltung nutzen.

Sofern der gewünschte Dokumenten-Kategorie hier noch nicht zur Auswahl steht, können Sie selbst neue Filter anlegen (s. Abschnitt Dokumenten-Kategorie erstellen).

Bei den weiteren allgemeinen Eigenschaften handelt es sich um eine Zusammenfassung der Dateieigenschaften des Dokuments:

  • Dateityp
  • Ablageort in der Verzeichnisstruktur
  • Dateigröße
  • Datum/ Uhrzeit der letzten Änderung
Ordner: Allgemeine Eigenschaften

In gleicher Weise können hier Eigenschaften für Ordner festgelegt bzw. nachträglich geändert werden:

  • Dokumentenbezeichnung
  • Dokumenten-Kategorie

Bei aktivierter Option Kategorie an untergeordnete Struktur vererben wird die entsprechende Kategorie automatisch unter dem Verzeichnis abgelegten Dokumenten bzw. der untergeordneten Verzeichnisstruktur zugewiesen. Sie kann jedoch nachträglich für einzelne Dokumente und Unterordner wieder geändert werden. Ihre Eingaben zu Dokumenten-Eigenschaften werden bei Bestätigung mit OK in die Datenbank übernommen.

Dokumentenbeschreibung

Dokumentenbeschreibung und Barcode

Bei der Dokumentenbeschreibung handelt es sich um ein Textfeld zur Hinterlegung von längeren Kommentartexten und/ oder beliebigen Suchbegriffen zum Dokument. Im Fall von Dokumentenverzeichnissen erscheint der Beschreibungstext des Verzeichnisses und kann hier nachträglich bearbeitet werden.
Im unteren Eingabefeld Barcode kann eine Zeichenfolge, die einem beliebigen Barcodetyp entspricht, eingetragen werden. Die Dokumentensuche kann Dokumente auch aufgrund von in das Suchtextfeld eingescannte, übereinstimmende Barcodes erkennen.

Berechtigungen

Beim Erstellen neuer Verzeichnisse werden im Hintergrund bereits Zugriffsrechte für Benutzergruppen gesetzt. Als Voreinstellung werden die in der TechDo IS Benutzerverwaltung für das Modul Dokumentenverwaltung definierten Benutzerrechte übernommen. Für jedes Verzeichnis und für jedes Dokument können spezielle Zugriffsrechte gesetzt werden. Die Administration der Zugriffsrechte für Dokumente ist Gegenstand dieses Abschnitts.

Berechtigung Dokument/ Dokumentenverzeichnis

Zum Aufruf der Rechteverwaltung navigieren Sie zu dem betreffenden Verzeichnis oder Dokument und wählen das Symbol Eigenschaften in der Menüleiste oder im Kontextmenü der rechten Maustaste. Im Eigenschaftsfenster wählen Sie anschließend den Bereich Berechtigungen. Hier erscheint eine Liste der Benutzergruppen sowie ggf. einzelner Benutzer, welche Zugriffsrechte für das Verzeichnis bzw. für das Dokument besitzen. Beim Auswählen einer Benutzergruppe/ eines Benutzers wird im unteren Bereich die aktuelle Einstellung der Zugriffsrechte angezeigt. Prinzipiell können hier den Systembenutzern folgende Rechte erteilt oder entzogen werden:

  • Lesen: Dokument ohne Möglichkeit zur Bearbeitung öffnen
  • Ändern: Dokument zur Bearbeitung öffnen (auschecken)
  • Einfügen: Dokument hochladen und einchecken
  • Löschen: Dokument oder Ordner entfernen
  • Erteilen: Anderen Benutzern/ Benutzergruppen Zugriffsrechte erteilen


Auswahl Systembenutzer

Um weiteren Benutzern/ Benutzergruppen Zugriffsrechte zu erteilen, wählen Sie die Schaltfläche Einfügen. In das Eingabefeld Suche des Auswahldialogs für Benutzergruppen können Sie einen bekannten Namen eingeben. Ansonsten werden Ihnen alle im System vorhandenen Benutzergruppen/ Benutzer aufgelistet. Nach Auswahl eines Listeneintrags erhält die neue Benutzergruppe/ der neue Benutzer automatisch die Berechtigung Lesen. Um die Berechtigung zu erweitern, müssen Sie die soeben neu eingefügte Benutzergruppe auswählen und bei gewünschten Rechten jeweils ein Häkchen setzen. Mit OK bestätigen Sie die Übernahme der aktuell eingestellten Rechtekonfiguration.


Für die Rechteverwaltung gilt das Prinzip der automatischen Vererbung, d.h. jedes neue Dokument und jedes neue Unterverzeichnis erhält automatisch diejenigen Benutzerrechte, welche zuvor für die Verzeichnisse der oberen Ebenen definiert wurden. Falls die Zugriffsrechte für bestimmte Unterordner oder auch für einzelne Dokumente neu festgelegt werden müssen, so können diese Einstellungen von Systembenutzern mit den entsprechenden Rechten vorgenommen werden (im allgemeinen durch Mitglieder der Gruppe Administrator).

Die Rechtevererbung ist nicht nur beim Einfügen neuer Dokumente, sondern auch bei jeder Änderung von Verzeichnisrechten wirksam, d.h. eine Änderung der Verzeichnisrechte bewirkt automatisch die entsprechende Konfiguration der Zugriffsrechte für alle untergeordneten Dokumente.

Verknüpfte Objekte

Verknüpfte Datenobjekte

Bei den verknüpften Objekten handelt sich um alle internen Datenobjekte (Stammdaten, Arbeitspläne, MoC, etc.), deren objektbezogenen Dokumentenlisten eine Verknüpfung mit dem betreffenden Dokument beinhalten. In der Datenspalte Objekt am rechten Fensterrand der Dokumentenverwaltung sind zu jedem Dokument alle Objektnamen von aktuell verknüpften Datenobjekten aufgeführt. Über den Menüpunkt Verknüpfte Objekte des Kontextmenüs und Auswahl eines bestimmten Objektnamens öffnen Sie - unter Berücksichtigung der Objektberechtigungen - direkt ein mit dem Dokument verknüpftes Objekt. In der Liste zugehörige Dokumente eines so aufgerufenen Datenobjekts erhält die Position mit dem betreffenden Dokument automatisch den Focus.

Versionsverwaltung (Dokumentenhistorie)

Versionshistorie Dokument

TechDo IS verwaltet die lückenlose Versionshistorie der Dokumente. Alle früheren Versionen können von den berechtigten Anwendern aufgerufen und ggf. exportiert werden. Die Versionshistorie mit der Login Information des Anwenders, dem Zeitpunkt der Änderung sowie einer fortlaufenden Revisionsnummer ist unter den Eigenschaften im Bereich Version einsehbar. Die einzelnen in der Versionsliste aufgeführten Dokumentenversionen können über das zugehörige Kontextmenü geöffnet oder exportiert werden. Ein Doppelklick auf einen Listeneintrag öffnet die betreffende Dokumentenversion mit dem zugehörigen, auf Ihrem Arbeitsplatz verfügbaren Programm bzw. Datei-Viewer zum Lesen.

Suchfunktionen für Dokumente

Sie können Dokumente nach ihrem ursprünglichem Dateinamen sowie nach jeder weiteren, einem Dokument zugeordneten Information oder Eigenschaft suchen. Die von Ihnen in das universelle Suchfeld eingegebene Zeichenfolge wird in den folgenden Datenfeldern immer gleichzeitig gesucht:

Beispiel Dokumentensuche
  • Ursprünglicher Dateiname und/oder Dateiendung
  • Bezeichnung bzw. neuer Dateiname
  • Zeichenfolgen im Beschreibungstext für das Dokument
  • Barcode

Die Suchfunktion berücksichtigt alle im System vorhandenen Dokumente, d.h. auch solche Dokumente, die ausschließlich in die individuellen Dokumentenlisten einzelner Stammdatenobjekte oder anderer Datenobjekte eingefügt wurden. Mit Hilfe des Dokumentenfilters kann die Suche auf eine bestimmte, benutzerdefinierte Dokumentenkategorie eingeschränkt werden.

Über die Funktionstaste F3, die entsprechende Schaltfläche rechts oder durch einfaches Betätigen der ENTER-Taste innerhalb des Suchfeldes starten Sie die Suche. Alle Dokumente, die den Suchkriterien entsprechen, werden anschließend aufgelistet und können per Doppelklick direkt geöffnet werden.

Verknüpfte Datenobjekte öffnen

Über die Werkzeugleiste oder das entsprechende Menü der rechten Maustaste stehen die gewohnten Funktionen zur Bearbeitung und Verwaltung der im Suchergebnis angezeigten Dokumente zur Verfügung. Die nach Ausführung der Suche ausgeblendete Dokumenten-Verzeichnisstruktur lässt sich über die Aktualisieren Funktion (F5-Taste) wieder einblenden. Mit der F4-Taste leeren Sie die Suchfelder für eine weitere Suche.

Die Datenspalte Objekt ganz rechts im Suchergebnis beinhaltet Informationen über die mit dem gefundenen Dokument verknüpften Datenobjekte. Über den Menüpunkt Verknüpfte Objekte des Kontextmenüs und Auswahl eines bestimmten Objektnamens öffnen Sie direkt das mit dem Dokument verlinkte Datenobjekt!