Interne Nachrichten

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Interne Nachrichten
Versenden und empfangen von internen Nachrichten

Themen:

  • Senden von Objekten
  • Nachrichtenempfang
  • Bestätigung der Nachrichten
  • Externe Nachricht senden
  • Filtern
Interne Nachrichten

Empfangene interne Nachrichten

Nachrichten

Liegen neue interne Nachrichten für einen Anwender vor, so erscheint das Fenster mit der Liste persönlicher Nachrichten bereits nach der Anmeldung am System im Vordergrund des Haupt-Anwendungsfensters. Neue Nachrichten befinden sich immer an oberster Position innerhalb der Liste mit rotem Symbol für deren Bearbeitungsstatus. Die einzelnen Datenspalten der Nachrichtenübersicht enthalten bereits die wesentlichen Informationen zu jeder Nachricht in dieser Reihenfolge:

Feld Beschreibung
Status Grün Gelb Rot Nachrichtenstatus
Absender Absender der Nachricht
Datum Datum und Uhrzeit, wann die Nachricht verfasst wurde
Priorität / Rückmeldung Priorität oder angeforderte Rückmeldung
Betreff Betreffzeile der Nachricht
Objektname Bezeichnung des verknüpften Datenobjekts
Modul Modul des verknüpften Datenobjekts

Falls die Breite der einzelnen Datenspalten zur Anzeige der Informationen nicht ausreichend ist, können die Spaltenbreite und Position durch Ziehen mit der Maus individuell geändert werden. Der vollständige Dateninhalt einer Spalte wird auch in einem Hinweistext angezeigt sobald man den Mauszeiger über einer Nachricht positioniert. Ein Mausklick auf die Überschrift einer Datenspalte sortiert die gesamte Nachrichtenliste nach dem entsprechenden Datenfeld.

Mit der Funktionstaste F6 öffnet sich die Nachricht in der Detailansicht, mit F7 können Sie auf die Nachricht antworten.

Nachrichtenfilter

Filteroptionen

Bei den Optionen Module und Vorgangsart es sich um Filterfunktionen für empfagene und gesendete Nachrichten. In der Voreinstellung werden immer alle Nachrichten angezeigt.

Folgende Filter stehen Ihnen zur Verfügung:

Module
Arbeitsplan Ansicht auf Arbeitsplan filtern
Stammdaten Ansicht auf Stammdaten filtern
u.s.w Ansicht auf das entsprechende Modul filtern
Vorgangsart / Priorität
Alle Einträge Alle Vorgänge anzeigen
Nur Informationen Nachrichten normaler Priorität
Kenntnisnahme bestätigt Wichtige Nachrichten mit Lesebestätigung
Aufgaben: Erledigung bestätigen Nachrichten, welche die Ausführung einer Aufgabe betreffen


Über das Prioritätsmerkmal Aufgabe können normale Nachrichten bereits beim Versand als Aufgabe deklariert werden, welche eine entsprechende Rückmeldung zum finalen Bearbeitungsstatus erforderlich machen. Die Anwendung der Nachrichtenfilter ermöglicht Ihnen eine übersichtliche Trennung von normalen Nachrichten und Nachrichten der Kategorie Aufgabe.

Interaktivität der Nachrichtenliste

Durch die Interaktivität der Nachrichtenliste erübrigt sich das Suchen des mit der Nachricht verknüpften Datenobjekts bzw. des Dokuments im System. Im Gegensatz zu normalen E-Mail Programmen öffnet ein Doppelklick auf eine Nachricht nicht ein Nachrichtenfenster sondern das verknüpfte Datenobjekt (Hinweis: das Nachrichtenfenster kann stattdessen über das Kontextmenü der rechten Maustaste geöffnet werden). Über das SymbolPrint.png Drucker-Symbol stehen dem Anwender die zum jeweils verknüpften Objekttyp installierten Reporte zur Auswahl. Objektverwaltung und SymbolRelationship.png Beziehungsansicht informieren über den Ablageort und die Beziehungen im System. Per Drag & Drop Funktion (Alt-Taste gedrückt) können aus Einträgen der Nachrichtenliste direkt neue Verknüpfungen zu Datenobjekten in einem beliebigen Ordner der Objektverwaltung erstellt werden. Objekt-Verknüpfungen, die unter Verwendung von objektbezogenen Nachrichten erstellt wurden, bleiben beim Löschen der reinen Nachrichten selbstverständlich erhalten.

Nachrichten bearbeiten und beantworten

Kontextmenü

Innerhalb der Nachrichtenliste stehen Ihnen über das Menü der rechten Maustaste Funktionen zur Bearbeitung und Beantwortung von Nachrichten zur Verfügung.

Menüpunkt Tastenkürzel Beschreibung
SymbolEdit.png Bearbeiten STRG + Enter Das mit der Nachricht verknüpfte Datenobjekt wird unter Berücksichtigung der Objektrechte des Anwenders direkt geöffnet.
SymbolEmail.png Nachricht anzeigen F6 Detailansicht mit dem Nachrichtentext öffnen
SymbolEmailAnswer.png Nachricht beantworten F7 Nachricht öffnen, bearbeiten und dem Absender direkt eine Antwort senden
SymbolDelete.png Nachricht löschen STRG + D Die aktuell markierte Nachricht aus der Liste entfernen
Space16.png Objektverwaltung öffnen Öffnet die Objektgruppe des zugehörigen Objekts in der Objektverwaltung
SymbolRelationship.png Beziehungen Anzeige aller Wechselbeziehungen und Beziehungen zu anderen Datenobjekten.
SymbolBulletYellow.png Lesebestätigung Der Nachrichtenempfänger bestätigt über diese Funktion die Kenntnisnahme der Nachricht. Dabei wechselt die Symbolfarbe der Nachricht für Sender und Empfänger sichtbar von SymbolBulletRed.png Rot nach SymbolBulletYellow.png Gelb (Ampelfunktion). Weiterhin erhält der Absender durch das Nachrichtensystem einen Hinweis, dass Sie eine Lesebestätigung zur betreffenden Nachricht gesendet haben.
SymbolBulletGreen.png Erledigung des Vorgangs bestätigen Sofern mit einer internen Nachricht für den Nachrichtenempfänger eine Aufgabe verbunden ist, kann über diese Funktion die Erledigung der betreffenden Arbeiten bestätigt werden. Das System kann so eingestellt werden, dass die Bestätigung nur über eine korrekte digitale Unterschrift (digitale Signatur) des Nachrichtenempfängers akzeptiert wird. Einfache Nachrichten, die nicht als Aufgabe gekennzeichnet sind, können ohne digitale Signatur als SymbolBulletGreen.png erledigt gekennzeichnet werden und verschwinden bei Verwendung des Filters „Nur unerledigte Nachrichten“ aus der persönlichen Nachrichtenliste.
SymbolBulletRed.png Status: Nicht bearbeitet Den Staus der Nachricht auf Nicht bearbeitet setzen.

Nachricht anzeigen

Anzeigen

Das Nachrichtenfenster zeigt Ihnen detaillierte Informationen zur jeweiligen Nachricht an. Neben der reinen Anzeigefunktion stehen Ihnen Optionen zum automatischen Versand einer Lesebestätigung sowie - im Falle von Aufgaben - zur Generierung einer Meldung bzgl. der Erledigung des Vorgangs zur Verfügung. Mit dem Versenden einer Bestätigung wird gleichzeitig die Farbsymbolik für den Status der Nachricht aktualisiert.

Nachricht beantworten

Antworten

Zur direkten Beantwortung einer empfangenen Nachricht wird das zuvor beschriebene Fenster zur Ansicht von Nachrichten über die Funktionstaste F7 im Modus Antwort senden aufgerufen. Die Felder Absender, Empfänger und </span class="field">Betreff</span> werden bereits entsprechend ausgefüllt und der ursprüngliche Nachrichtentext wird optisch vom Textbereich Ihrer Antwort getrennt. Zusätzlich können Sie die Priorität Ihrer Antwort selbst festlegen und ggf. den Text der Betreffzeile ändern. Sofern sich die Nachricht noch im Status unbearbeitet befand und der Absender eine Lesebestätigung von Ihnen angefordert hatte, sollten Sie vor dem Versand Ihrer Antwort noch die oben bereits beschriebenen Optionen Lesebestätigung und/ oder ggf. Nachricht/ Aufgabe erledigt aktivieren.

Protokoll gesendeter Nachrichten

Die Übersicht der gesendeten internen Nachrichten entspricht der oben bereits beschriebenen Liste empfangener Nachrichten. Es stehen Ihnen auch die entsprechneden Filter- und Sortierfunktionen zur Verfügung. Den Bearbeitungsstatus Ihrer Nachrichten durch die einzelnen Empfänger erkennen Sie auf den ersten Blick anhand der Farbsymbolik:

Farbe Beschreibung
Rot vom Empfänger unbearbeitet
Geld Gelesen / zur Kenntnis genommen
Grün Vorgang abgeschlossen

Nachricht extern versenden

Nachricht senden

Beim externen Nachrichtenversand werden die im Personal-Modul hinterlegten E-Mail Adressen dem Anwender zur Auswahl des Empfängers angeboten. Die Betreffzeile und der Nachrichtentext werden bereits vom System objektbezogen vorgeschlagen. Neben der individuellen Ergänzung des Nachrichtentextes kann auch aus modulspezifischen Textvorlagen ausgewählt werden. Im Fall von Mitteilungen über Änderungen an Dokumenten wird automatisch die jeweils aktuellste Version des betreffenden Dokumentes als E-Mail Anhang hinzugefügt. Bei Bedarf können manuell weitere Dokumente hinzugefügt oder entfernt werden.

Alle im Nachrichten-Modul gemachten Angaben werden anschließend dem lokal installierten E-Mail Programm übergeben (z.B. Microsoft Outlook). Im TechDo IS System nicht hinterlegte Empfängeradressen können ggf. vor dem Versand aus dem Adressbuch der lokalen Kommunikations-Software hinzugefügt werden.