Das Modul Prüf- und Mängelberichte gestattet die vollständige Dokumentation und Nachverfolgbarkeit aller am Equipment durchgeführten Prüfungen. In Verbindung mit den auf jede Prüfungsart abgestimmten, druckbaren Prüfbescheinigungen können sowohl interne Prüfungen (als Betriebsmittel) als auch die nach Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) vorgeschriebenen Prüfungen nachgewiesen werden. Für Prüfungen von EMSR-Einrichtungen, wie beispielsweise PLT-Schutzeinrichtungen kommen spezielle EMR-Prüfblätter zum Einsatz.

Zur automatischen Erinnerung an wiederkehrende Prüfungen können sowohl die Prüfterminverwaltung als auch das Modul Wartungsplaner eingesetzt werden. Während die Termine der nächsten Prüfungen für die Prüfterminverwaltung grundsätzlich manuell in den Prüfbericht oder in die Stammdaten (Datenblock Prüfungen) einzutragen sind, ermöglicht die Wartungsplanung eine automatische Ermittlung der nächsten Prüfungstermine aufgrund von Prüfungsintervallen und dem Datum der letzten Prüfung.
Prüfberichte dienen innerhalb der Wartungsplanung automatisch als Rückmeldung des Prüfers zum aktuellen Arbeitsauftrag zur Durchführung einer Prüfung.

Sofern aufgrund festgestellter Mängel vom Prüfer zunächst keine Abnahme erteilt werden kann, besteht die Möglichkeit, Mängelberichte zu verfassen und die Mitarbeiter der zuständigen Fachabteilungen per Nachrichtensystem über das Prüfergebnis zu informieren. Darüber hinaus kann im Prüfbericht mit Systemunterstützung direkt ein Instandhaltungsauftrag zur Behebung der Mängel generiert und veröffentlicht werden.

Prüfberichte und Mängelberichte gehen in die Instandhaltungs-Historie des Equipments ein. Die Zugriffsrechte für diese Daten lassen sich auf die gewünschten Benutzergruppen beschränken.

Ein neu angelegter Prüfbericht hat grundsätzlich den Status Neue Prüfung und enthält bereits Kopfdaten des zu prüfenden Equipments. Vom Prüfer sind in den Prüfberichten nur noch Details zur durchgeführten Prüfung und das Prüfergebnis einzutragen. Über den Bearbeitungsstatus des Prüfberichts besteht die Möglichkeit, das System sowie auch involvierte Mitarbeiter über die Abnahme oder Nichtabnahme der Prüfung zu informieren. In Abhängigkeit vom Bearbeitungsstatus des Prüfberichts können im System weitere Aktionen gestartet werden.

• Neuer Prüfbericht (ohne Prüfergebnis): Neues Objekt Prüfbericht ohne Prüfergebnisse. Kopfdatenfelder des zu prüfenden Equipments sind vorausgefüllt.
• Mängelbeseitigung beauftragt: Aufgrund der vom Prüfer festgestellten Mängel erfolgte keine Abnahme. Die Mängelbeseitigung wurde beauftragt.
• Mängel behoben: Die vom Prüfer beanstandeten Mängel wurden durch die zuständige Fachabteilung/ Werkstatt behoben.
• Endabnahme nach Prüfung: Nach Beseitigung von am Equipment festgestellten Mängeln erfolgte eine erneute Prüfung. Die Endabnahme wurde durch den zuständigen Prüfer erteilt.
• Prüfung ohne Mängel: Der Prüfer erteilt die Abnahme ohne Mängel bereits nach Durchführung der ersten Prüfung.
  

Der Status Mängelbeseitigung beauftragt wird vom System automatisch gesetzt, wenn Sie im Prüfbericht über die Schaltfläche Neuer Mängelbericht einen Mängelbericht anlegen.
Bei Bestätigung der Abnahme der Prüfung durch den Prüfer erfolgt im System eine automatische Rückmeldung zur Ausführung eines mit dem Prüfbericht verknüpften Arbeitsauftrags. Erledigte Arbeitsaufträge erscheinen in der Auftragsübersicht innerhalb der Wartungsplanung mit grüner Schrift und können anschließend archiviert werden.

Bei den Kopfdatenfeldern von Prüfberichten handelt es sich hauptsächlich um die notwendigen Angaben zur eindeutigen Identifizierung des geprüften Equipments. Diese Daten werden bereits bei der Verknüpfung des Prüfberichts mit dem Stammdaten-Objekt automatisch übernommen. Im Fall von Erstprüfungen von Druckbehältern nach §14 Abs. 1, 2 BetrSichV kommen aber weitere, manuell einzutragende Angaben bzgl. der Zulassung des Apparates und dessen Ausrüstung hinzu.

Prüfung als Betriebsmittel

Beispiel Prüfung technischer Apparate als Betriebsmittel:

• Prüfer (Auswahl: KP, ZÜ, BP, IP)
• Prüfungsarten (als Check-Listen)
  • Innere Prüfung
  • Wanddickenmessung
  • Durchstrahlungsprüfung
  • Farbeindring-Prüfung
  • Visuelle Prüfung
  • Thermographie
• Prüfergebnis (Kommentar zum Prüfergebnis für Prüfbescheinigung)
• Nächste Prüfung

Prüfung nach BetrSichV

Beispiel Prüfung Druckbehälter nach BetrSichV:

• Prüfer (Auswahl: KP, ZÜ, BP, IP)
• Betriebszustand (bei Prüfung)
• Bezeichnung Prüfung (Innere/ Äußere Prüfung)
• Kommentar Prüfung
• Prüfmedium
• Prüfdruck
• Kommentar Druckprüfung
• Prüfergebnis (Kommentar zum Prüfergebnis für Prüfbescheinigung)
• Nächste Druckprüfung
• Nächste innere Prüfung
• Nächste äußere Prüfung

Prüfbericht Prüfgruppe EMR Geräte

Beispiel Prüfung EMR-Geräte:

• Prüfvorschriften (Zusätzlicher Datenblock mit Prüfvorschriften/ Anweisungen zur Durchführung der Prüfung)
• Prüfer (Name des Prüfers)
• Prüfzyklus (in Monaten)
• EMR-Stelle/ SIS-Nr. (Messstelle des EMR-Geräts)
• Messaufgabe
• Messbereich
• Vorsignal (tief/ hoch)
• Hauptsignal (tief/ hoch)
• Abschaltung (tief/ hoch)
• Signalverarbeitung
• Funktion in Ordnung (Bestätigung der Abnahme des Funktionstest durch den Prüfer)
• Fehlercode (Ggf. Fehlercode bei festgestellter Funktionsstörung während der Prüfung)
• Nächste Funktionsprüfung

Bemerkungen zur Prüfung

In diesem Bereich geben Sie das Datum - im Fall von Prüfgruppen das Hauptdatum - der Prüfung sowie Informationen für interne Zwecke im Prüfbericht an. Bemerkungen zur Prüfung, wie beispielsweise festgestellte Mängel können als formatierbarer Text im unteren Kommentarfeld eingeben werden.

Mit dem Speichern des Prüfberichts werden alle Angaben permanent in der Datenbank gespeichert.

Nummer	Feld	Typ	Beschreibung	Bild
1	Datum	Datum	Datum der Prüfung
2	Meldende Person	Auswahlfeld	Auswahl des verantwortlichen (betriebsinternen) Prüfers und zugehörigen Kontakt automatisch mit dem Prüfbericht verknüpfen.
3	SMS-Schlüssel (Code)	Auswahlfeld	Auswahl eines Codes zur Kategorisierung der Prüfung
4	Priorität	Auswahlfeld	Priorität (zeitliche Dringlichkeit) der Prüfung laut Arbeitsauftrag
5	Schicht	Auswahlfeld	Schicht (während Ausführung der Prüfung) laut Arbeitsauftrag
6	Nächste Prüfung	Datum	Datum der nächsten Prüfung
7	Zuständigkeit Prüfung	Text (Eingabe)	Angabe der zuständigen Fachabteilung, externen Firma oder Prüfstelle für die nächste Prüfung
8	Bemerkungen zur Prüfung	Text (Eingabe)	Eingabe Kommentar zur durchgeführten Prüfung und ggf. zu festgestellten Mängeln. Hinweis: Das in Prüfbescheinigungen ausgewiesene Prüfergebnis wird stattdessen im Feld Prüfergebnis innerhalb des Datenblocks Prüfungen eingetragen.

Prüfbericht - Weitere Aktionen

Im Bereich Arbeitsauftrag/ Weitere Aktionen können folgende optionale Operationen im Zusammenhang mit der aktuellen Prüfung durchgeführt werden:

• Einen zur geplanten Prüfung gehörenden Arbeitsauftrag (Prüfauftrag) aufrufen oder nachträglich verknüpfen
• Zur Dokumentation festgestellter Mängel einen neuen Mängelbericht anlegen
• Einen neuen Instandhaltungs- oder Reparaturauftrag zur Beseitigung von Mängeln anlegen
• Einen für die Arbeitsvorbereitung benötigten Arbeitsplan aufrufen oder neu zuweisen
• Termine der nächsten Prüfungen in den Stammdaten des Equipments aktualisieren

Beispiel: Arbeitsauftrag zur Instandhaltung/Reparatur

Um einen neuen, mit dem Prüfbericht verknüpften Instandhaltungsauftrag bzw. Reparaturauftrag anzulegen, wählen Sie die Schaltfläche Neuer Arbeitsauftrag.
Der neue Arbeitsauftrag wird automatisch mit den Stammdaten des Equipments, dem Prüfbericht sowie einem eventuell bereits vorhandenen Mängelbericht zur Prüfung verknüpft.
Die Kommunikation der Module über Schnittstellen sorgt dafür, dass bestimmte Eingabefelder des Arbeitsauftrags im Bereich Auftragsinformation mit den entsprechenden Informationen aus dem Prüfbericht bzw. dem Mängelbericht bereits ausgefüllt sind:

Automatische Datenübernahme in einen neuen Arbeitsauftrag (beispielsweise zur Beseitigung von Mängeln):

• Termin zur Fälligkeit der Auftragsausführung
• Auftraggeber (Person)
• Priorität des Auftrags
• Bevorzugte Schicht
• Bemerkungen (Beschreibung festgestellter Mängel)
  

Zur Vervollständigung Ihres Arbeitsauftrags können Sie in diesem Stadium weitere Informationen für die ausführenden "Auftragnehmer" manuell hinzufügen:

Zusätzliche Informationen zu geplanten Arbeiten im Arbeitsauftrag:

• Formulierung eines Auftragstextes
• Geplante Arbeitszeit (Stunden/ Minuten)
• Erforderliche Qualifikation
• Erforderliche Hilfsmittel
• Spezielle Anweisungen/ Vorsichtsmaßnahmen im Bereich Anweisungen
• Ggf. Verlinkung von Anweisungsdokumenten unter Anweisungen: Zugehörige Dokumente
  

Grundsätzlich erscheinen alle nicht abgeschlossenen Arbeitsaufträge in der Übersicht aktueller Aufträge im Modul Wartungsplaner und können an dieser Stelle weiter bearbeitet werden.

Mängelberichte können im Prüfbericht direkt angelegt werden. Beim Betätigen der Schaltfläche Neuer Mängelbericht erscheint zunächst eine Auswahl für die gewünschte Vorlage. Für Apparate und für AwSV-Anlagen werden unterschiedliche Mängelberichte benötigt.

Die Verknüpfung des neuen Mängelberichts mit dem geprüften Equipment sowie die Übernahme benötigter Kopfdaten aus Stammdaten und Prüfbericht erfolgt automatisch nach Auswahl einer Vorlage.

Mängelbericht zur Prüfung

Neben der ausführlichen Mängelbeschreibung werden für den Abschluss eines Mängelberichts bei Apparaten folgende Angaben benötigt:

• Prüfungskategorie: HBV, LAU, Prüfung als Druckgerät
• Prüfer (hier: Name der ausführende Person)
• Prüfdatum
• Frist für die Mängelbeseitigung
• Zuständigkeit für die Mängelbeseitigung
• Bearbeitungsstatus mit Datum (Datum der Mängelbeseitigung und der nachfolgenden Endabnahme)

Optionale Angaben:

• Priorität der Mängelbeseitigung
• Instandhaltungs-Schlüssel zur Charakterisierung des festgestellten Mangels
• Verknüpfung einer Person aus der Kontaktliste des Systems mit dem Mängelbericht

Über das Druckmenü erfolgt die Generierung der Druck- oder Dateiausgabe des Mängelberichts entsprechend der aktuell hinterlegten Berichtsvorlage.

Prüfungstermine beim Stammdaten-Objekt aktualisieren ⁽¹²⁾

Werte aktualisieren

Im Stammdatenblock Prüfungen sind bei jedem Equipment neben den feststehenden Rahmenbedingungen der wiederkehrenden Prüfungen auch Angaben zur letzten und nächsten vorgeschriebenen Prüfung zu finden. Nach Durchführung und Endabnahme einer Prüfung müssen diese Angaben anhand der letzten Prüfungsberichte aktualisiert werden. Das Modul Prüfberichte unterstützt den Anwender bei der Übernahme des Prüfungsdatums in die Stammdaten des Equipments. Über die Schaltfläche Prüfungstermine Equipment aktualisieren (im Bereich Arbeitsauftrag/ Weitere Aktionen des Prüfungsmoduls) lässt sich der Stammdatensatz des geprüften Apparates aufrufen. Im Datenblock Prüfungen müssen nur Datenfelder vom Typ Datum unter Berücksichtigung der aktuell durchgeführten Prüfungsart geändert werden (letzte/ nächste innere Prüfung, letzte/ nächste äußere Prüfung oder letzte/ nächste Druckprüfung).

Sofern im Rahmen der Prüfung Mängel festgestellt wurden, ist es erforderlich, die festgestellten Mängel im Modul Mängelberichte zu dokumentieren. Die Vorgehensweise zur Erstellung eines Mängelberichts wird im folgenden Abschnitt beschrieben.

Arbeitsplan für die Vorbereitung der Prüfung zuordnen ⁽¹³⁾

Für die Vorbereitung und praktische Ausführung von Inneren Prüfungen, Druckprüfungen, etc. an Apparaten existieren in Ihrem System normalerweise bereits fertige Arbeitspläne. Sie können die Zuordnung des zur aktuellen Prüfung passenden Arbeitsplans auch per Drag & Drop Mausoperation vornehmen, indem Sie das betreffende Arbeitsplan-Objekt über dem Textfeld Geltender Arbeitsplan loslassen. Eine unzulässige Zuordnung von anderen Arbeitsplänen, welche nicht zum betroffenen Equipment gehören, wird durch das System verhindert.

Option: Arbeitsplan kopieren

Für den Fall, dass ein vorhandener Arbeitsplan für die aktuell am Equipment auszuführende Prüfung angepasst werden muss, bietet Ihnen das System nach Auswahl des Arbeitsplans an, direkt eine Kopie zu erstellen. Bei diesem Vorgang wird die Kopie des Arbeitsplans mit dem Prüfbericht verknüpft. Ein auf diese Weise neu erstellter Arbeitsplan kann anschließend bearbeitet werden, ohne den Original-Arbeitsplan zu verändern.

Arbeitsplan aufrufen ^{(14, 15)}

Beispiel Arbeitsplan

Durch Doppelklick auf das Feld Geltender Arbeitsplan oder über die Schaltfläche kann ein mit der Prüfung verknüpfter Arbeitsplan aufgerufen und - unter Voraussetzung gegebener Berechtigung des Anwenders - ggf. direkt bearbeitet werden.

Weitere Einzelheiten zu den Funktionen von Arbeitsplänen finden Sie im Kapitel zum Modul Arbeitsplan.

Interne Benachrichtigung

Interne Nachrichten

Zur Benachrichtigung der für eine Mängelbeseitigung zuständigen Personen bzw. Werkstatt empfiehlt es sich, das interne Nachrichtensystem zu nutzen. Beim Senden der Nachricht direkt aus der Eingabemaske des Mängelberichtes, erfolgt im Hintergrund die Verknüpfung der Nachricht mit dem aktuellen Mängelbericht.

Gleichzeitig bietet das Nachrichtensystem die Option für einen Nachrichtenversand per E-Mail mit Bezug zu dem verwalteten Datenobjekt (hier: Mängelbericht).

Nach Ausführung notwendiger Instandhaltungsmaßnahmen muss der Bearbeitungsstatus des Mängelberichts unter Angabe des Datums durch den verantwortlichen Techniker aktualisiert werden (Status: „Mängel behoben“). Gleiches gilt für den Prüfer bei Ausführung einer erneuten Prüfung zwecks Endabnahme (Status: „Endabnahme nach Prüfung“).

Farbe	Status	Angebe des Datums zum Status	Index
Rot	Neuer Vorgang	Ja	0
Orange	Mängel in Bearbeitung (optional)	optional	1
Gelb	Mängel behoben	Ja	2
Grün	Endabnahme nach Prüfung	Ja	3

Prüfungshistorie

Historie Prüfungen und Instandhaltungen

Suche: Prüfungen Druckbehälter nach BetrSichV

Jede Prüfung und jede planmäßige oder unplanmäßige Instandhaltung wird automatisch Teil der Instandhaltungshistorie des verknüpften technischen Apparates. Innerhalb eines Prüfberichts ist die chronologisch sortierte Liste aller früheren Ereignisse und Maßnahmen einsehbar (Liste Instandhaltungshistorie im Bereich zugehörige Objekte).

Bei einem Doppelklick auf einen Listeneintrag öffnet sich der zugehörige Prüfbericht bzw. die ausgewählte Instandhaltungsmeldung.

Wird nach den Prüfberichten zu bestimmten Equipment oder Prüfungsarten gesucht, so sind entsprechende Filter für die jeweils benötigte Informationen zu setzen.

Im folgenden Beispiel möchte ein Anwender eine Liste aller in den letzten 10 Jahren durchgeführten Druckprüfungen nach BetrSichV an den Wärmetauschern einer Anlage erstellen. Das angezeigte Suchergebnis kann über das Druckmenü des Suchen-Fensters (Bericht: Ergebnis Suche) ausgedruckt oder auch in MS Office Formate wie Excel exportiert werden.

Zahlreiche weitere Filterkombinationen zu statistischen Zwecken sind hier denkbar.

Bericht: Prüfungshistorie Druckbehälter nach BetrSichV

Statistik zur Prüfungshistorie

Weitere Prüfbescheinigungen sowie Auswertungen zu Prüfungen mit individuell gestaltetem Layout lassen sich mit dem im System integrierten Report-Designer entwickeln.

Der Bericht Prüfungshistorie generiert eine chronologische Liste aller Einzelprüfungen inklusive der Kommentare zur Prüfung/ zum Prüfergebnis für jedes geprüfte Equipment. Bei der Balkengrafik im Beispiel rechts handelt es sich um eine Zusammenfassung der in der Prüfungshistorie enthaltenen, detaillierten Prüfungsinformationen. Die Balkenhöhe symbolisiert für jeden Wärmetauscher einer bestimmten Anlage die Anzahl der durchgeführten Prüfungen im gewählten Zeitraum.