Dokumentenverwaltung: Unterschied zwischen den Versionen
TechDo (Diskussion | Beiträge) (→Suchfunktionen Dokumente) |
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| (44 dazwischenliegende Versionen desselben Benutzers werden nicht angezeigt) | |||
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| + | __NOINDEX__ | ||
| + | __NOTOC__ | ||
| + | __NOTITLE__ | ||
| + | [[Category:Modul]] | ||
| + | <center> | ||
| + | {| cellspacing="100" border=0 xwidth="100%" | ||
| + | |- | ||
| + | |valign=top| <font size=20>Dokumentenverwaltung</font> | ||
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| − | + | '''Themen:''' | |
| − | Dokumente | + | * Verzeichnisstruktur für Dokumente anlegen |
| + | * Neue Dokumente hinzufügen | ||
| + | * Dokumente bearbeiten | ||
| + | * Zugriffsrechte für Dokumente vergeben | ||
| + | * Eigenschaften und Filter von Dokumenten bearbeiten | ||
| + | * Dokumente mit internen Datenobjekten verknüpfen | ||
| + | * Dokumente suchen | ||
| + | * Dokumente kopieren | ||
| + | * Dokumente exportieren | ||
| + | * Revisionssichere Historie: Versionsverwaltung für Dokumente | ||
| − | [[Datei: | + | |align=center| [[Datei:DokumentenverwaltungNeu.png|450px|Die zentrale Dokumentenverwaltung]] |
| + | |} | ||
| + | </center> | ||
| + | __TOC__ | ||
| + | = Einleitung = | ||
| + | Die zentrale Dokumentenverwaltung wird über die Schaltfläche ''Dokumentenverwaltung'' der oberen Menüleiste des Hauptfensters gestartet. | ||
| + | Dokumente werden hier in einer von Anwendern festzulegenden Verzeichnisstruktur abgelegt. Die Dokumentenverwaltung ermöglicht im Prinzip jedem entsprechend autorisierten Systembenutzer zentralen und modulunabhängigen Zugriff auf alle vom System verwalteten Dokumente. Eine administrative Einschränkung oder Erweiterung von Zugriffsrechten für Benutzergruppen erfolgt über Einstellungen in den Eigenschaften von Dokumentenverzeichnissen. Die Rechteverwaltung gestattet es, Verzeichnisstrukturen aber auch einzelne Dokumente für Benutzer freizugeben oder zu sperren. Für jedes Dokumenten legt das System bei Änderungen im Hintergrund eine lückenlose Versionshistorie an. Jede Dokumentenversion kann von berechtigten Anwendern eingesehen und auch exportiert werden. <br /> | ||
| − | + | Erweiterte, kombinierte Suchfunktionen nach Barcode, Beschreibungstexten, Suchbegriffen, Dateinamen und (benutzerdefinierter) Kategorie ermöglichen das schnelle Auffinden eines gesuchten Dokuments. | |
| + | |||
| + | = Funktionsbeschreibung = | ||
| + | == Bedienelemente der Dokumentenverwaltung == | ||
| − | + | Oberhalb der Dokumenten-Verzeichnisstruktur befindet sich eine Werkzeugleiste mit den zentralen Funktionen der Dokumentenverwaltung: | |
| − | + | ||
| − | |||
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| − | + | <div class="block-content"> | |
| − | + | [[Bild:Dokumentenverwaltung_Toolbar.png|thumb|200px|Werkzeugleiste Dokumentenverwaltung]] | |
| − | + | {| class="wikitable" | |
| − | + | ! Schaltfläche !! Beschreibung | |
| + | |- | ||
| + | |align=center| <span class="button">[[Bild:SymbolStdRefresh.png]]</span> || Ansicht Dokumentenverwaltung aktualisieren | ||
| + | |- | ||
| + | |align=center| <span class="button">[[Bild:SymbolStdFolder.png]]</span> || Neuen Dokumentenordner anlegen | ||
| + | |- | ||
| + | |align=center| <span class="button">[[Bild:SymbolStdDelete.png]]</span> || Dokument oder Ordner löschen | ||
| + | |- | ||
| + | |align=center| <span class="button">[[Bild:SymbolStdDownloadFolder.png]]</span> || Dokument/ Datei exportieren | ||
| + | |- | ||
| + | |align=center| <span class="button">[[Bild:SymbolStdDocView.png]]</span> || Dokument anzeigen | ||
| + | |- | ||
| + | |align=center| <span class="button">[[Bild:SymbolStdUpload.png]]</span> || Dokument(e) hochladen und einchecken | ||
| + | |- | ||
| + | |align=center| <span class="button">[[Bild:SymbolStdDownload.png]]</span> || Dokument auschecken, herunterladen und zur Bearbeitung öffnen | ||
| + | |- | ||
| + | |align=center| <span class="button">[[Bild:SymbolStdCancel.png]]</span> || Vorgang Auschecken abbrechen | ||
| + | |- | ||
| + | |align=center| <span class="button">[[Bild:SymbolStdProperties.png]]</span> || Eigenschaften und Berechtigungen von Dokumenten und Ordnern, Aufruf der Versionshistorie | ||
| + | |- | ||
| + | |} | ||
| − | + | </div> | |
| − | + | <div class="block-content"> | |
| − | |||
| − | + | Alle Dokumentenoperationen der Werkzeugleiste, ergänzt um zusätzliche Funktionen für das Kopieren oder Versenden von Dokumenten, stehen Ihnen auch im Kontextmenü zur Verfügung: | |
| − | + | Kontextmenü Dokumentenverwaltung von oben nach unten: | |
| + | [[Bild:Stammdaten-Dokumente_RM-Menue.png|thumb|200px|Kontextmenü Dokumentenverwaltung]] | ||
| + | [[Bild:DokumentenverwaltungEigenschaften.png|thumb|200px|Eigenschaften Dialog]] | ||
| + | {| class="wikitable" | ||
| + | ! Menü !! Beschreibung | ||
| + | |- | ||
| + | | <span class="button">Öffnen</span> || Dokument mit zugehörigem Programm bzw. Betrachter anzeigen. | ||
| + | |- | ||
| + | | <span class="button">Speichern unter...</span> || Eine Kopie des Dokuments in einem Windows-Verzeichnis speichern. | ||
| + | |- | ||
| + | | <span class="button">Verknüpfte Objekte</span> || Liste der mit dem Dokument verknüpften, internen Datenobjekte - mit Möglichkeit zu deren Aufruf. | ||
| + | |- | ||
| + | | <span class="button">Einchecken/ Hochladen</span> || Das Dokument wird zum Bearbeiten aus TechDo IS freigegeben. | ||
| + | |- | ||
| + | | <span class="button">Datei/ Ordner löschen</span> || Das Dokument/ der Ordner soll gelöscht werden. | ||
| + | |- | ||
| + | | <span class="button">Auschecken abbrechen</span> || Die Bearbeitung wird ohne Änderungen abgebrochen. | ||
| + | |- | ||
| + | | <span class="button">Ausschneiden</span> || Dokument in die Zwischenablage kopieren und aus bisherigem Dokumentenverzeichnis entfernen. | ||
| + | |- | ||
| + | | <span class="button">Kopieren</span> || Dokument in die Zwischenablage kopieren. | ||
| + | |- | ||
| + | | <span class="button">Einfügen als Verknüpfung</span> || Eine Verknüpfung zum kopierten Dokument in die Liste zugehöriger Dokumente eines internen Datenobjekts einfügen. | ||
| + | |- | ||
| + | | <span class="button">Einfügen</span> || Dokument aus der Zwischenablage in das aktuell markierte Dokumentenverzeichnis einfügen. | ||
| + | |- | ||
| + | | <span class="button">Neuer Ordner</span> || Ein neues Dokumentenverzeichnis anlegen | ||
| + | |- | ||
| + | | <span class="button">Erweitert / Benachrichtigung senden</span> || Interne Nachricht mit Bezug zum Dokument oder Dokument per E-Mail senden. | ||
| + | |- | ||
| + | | <span class="button">Eigenschaften</span> || | ||
| + | {| class="wikitable" | ||
| + | ! Reiter !! Beschreibung | ||
| + | |- | ||
| + | | Allgemein || Anzeige allgemeiner Dokumenteneigenschaften und Auswahl der Kategorie des Dokuments (als Filterfunktion). | ||
| + | |- | ||
| + | | Beschreibung || Eingabe einer Dokumentenbeschreibung sowie eines Barcodes zur Identifizierung des Dokuments. | ||
| + | |- | ||
| + | | Verknüpfte Objekte || Liste der mit dem Dokument verknüpften, internen Datenobjekte - mit Möglichkeit zu deren Aufruf. | ||
| + | |- | ||
| + | | Berechtigungen || Anzeige und Bearbeiten der Zugriffsrechte für das aktuelle Dokument bzw. das Dokumentenverzeichnis. | ||
| + | |- | ||
| + | | Version || Liste sämtlicher Versionen des Dokuments mit der Möglichkeit zu deren Anzeige oder Export. | ||
| + | |- | ||
| + | |} | ||
| + | |} | ||
| + | </div> | ||
| + | |||
| + | == Verzeichnisstruktur für Dokumente anlegen == | ||
| + | [[Bild:Dokumentenverwaltung_NeuerOrdner.png|thumb|200px|Dokumentenordner anlegen]] | ||
| + | Dokumente werden in einer Baumstruktur von Haupt- und Unterverzeichnissen abgelegt. Das Anlegen der Verzeichnisstruktur erfolgt über das Ordnersymbol ''Neuer Ordner''. Beim Anlegen der Hauptverzeichnisse auf oberster Ebene darf sich kein bereits vorhandener Ordner im Focus befinden. | ||
| + | |||
| + | |||
| + | Zur Eingabe des Verzeichnisnamen erscheint ein Eingabefenster mit folgenden Datenfeldern: | ||
| + | |||
| + | * <span class="field">Verzeichnisname</span> | ||
| + | * <span class="field">Verzeichnisbeschreibung</span> | ||
| + | |||
| + | |||
| + | Um weitere Unterverzeichnisse erstellen zu können, muss immer ein Hauptverzeichnis fokussiert sein. <br /> | ||
Beim Erstellen neuer Verzeichnisse werden im Hintergrund bereits Zugriffsrechte für Benutzergruppen gesetzt. Als Voreinstellung werden die in der TechDo IS Benutzerverwaltung für das Modul Dokumentenverwaltung definierten Benutzerrechte übernommen. Für jedes Verzeichnis und für jedes Dokument können spezielle Zugriffsrechte gesetzt werden. Die Administration der Zugriffsrechte ist Gegenstand des Abschnitts ''Zugriffsrechte für Dokumente''. | Beim Erstellen neuer Verzeichnisse werden im Hintergrund bereits Zugriffsrechte für Benutzergruppen gesetzt. Als Voreinstellung werden die in der TechDo IS Benutzerverwaltung für das Modul Dokumentenverwaltung definierten Benutzerrechte übernommen. Für jedes Verzeichnis und für jedes Dokument können spezielle Zugriffsrechte gesetzt werden. Die Administration der Zugriffsrechte ist Gegenstand des Abschnitts ''Zugriffsrechte für Dokumente''. | ||
| − | + | == Neue Dokumente hinzufügen/ einchecken == | |
| + | <div class="block-content"> | ||
| − | [[Bild: | + | [[Bild:Dokumentenverwaltung_SchaltflächeHochladen.png|thumb|200px|Dokumente hinzufügen]] |
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | [[Bild: | + | [[Bild:ModuleDokVerwDialogDateienAuswählen.png||thumb|200px|Auswahl von Dokumenten im Netzwerk]] |
| + | Um Dokumente durch TechDo IS verwalten zu lassen, müssen diese zunächst an das System übergeben werden. Um neue Dokumente einzufügen, navigieren Sie in der Baumstruktur der Dokumentenverwaltung zum gewünschten Dokumentenordner und klicken Sie auf den Menüpunkt <span class="button">Einchecken/ Hochladen</span>. Im Datei-Dialog markieren Sie ein (oder mehrere) Dokumente auf Ihren Laufwerken. Anschließend erscheinen alle ausgewählten Dokumente im ausgewählten Verzeichnis der Dokumentenverwaltung. Der Vorgang [Einchecken] wird beim Hochladen neuer Dateien durch das System automatisch ausgeführt und Kopie(en) der Datei(en) im TechDo IS System gespeichert. Anschließend erfolgt die weitere Bearbeitung der Dokumente ausschließlich über die TechDo IS Dokumentenverwaltung.<br /> | ||
| + | </div> | ||
| + | == Dokumente zur Bearbeitung auschecken == | ||
| + | <div class="block-content"> | ||
| − | + | [[Bild:Dokumentenverwaltung_DokumentAuschecken.png|thumb|200px|Dokument zur Bearbeitung auschecken]] | |
| − | + | Durch einen Doppelklick auf ein Dokumenteneintrag innerhalb der Dokumentenverwaltung bekommen Sie das Dokument zum Lesen angezeigt, sofern dazu ein Viewer bzw. das Programm zum Öffnen des gewählten Dokuments auf Ihrem Rechner installiert ist. Möchten Sie das Dokument nun bearbeiten, dann klicken Sie in der Werkzeugleiste bzw. im Kontextmenü auf <span class="button">Auschecken/ Herunterladen</span>. Das Dokument wird auf ihrer lokalen Festplatte temporär hinterlegt, Ihrer Kontrolle übergeben und im zugehörigen Programm zur Bearbeitung angezeigt. Am Dokument vorgenommene Änderungen werden zunächst lokal gespeichert. | |
| + | Anschließend muss das Dokument vom Bearbeiter über den Menüpunkt <span class="button">Einchecken/ Hochladen</span> wieder eingecheckt werden. Bei diesem Vorgang wird die neue Version des Dokuments auf dem File-Server abgelegt.<br /> | ||
| + | <div class="hintbox"> | ||
| + | In den Dokumenten-<span class="button">Eigenschaften</span> finden Sie im Bereich '''Version''' die Historie zum Dokument. Sie können hier auf ältere Versionen zurückgreifen, indem Sie einfach einen Eintrag in der Historie anklicken!<br /> | ||
| + | </div> | ||
| − | + | </div> | |
| − | + | == Dokumenten-Eigenschaften == | |
| + | Zu jedem Dokument können zusätzliche Informationen und Ordnungskriterien gespeichert werden. Diese Informationen erleichtern das spätere Auffinden der Dokumente - insbesondere für den Fall dass man sich später an den ursprünglichen Dateinamen und den Ablageort innerhalb der Verzeichnisstruktur nicht mehr erinnert. Zu den Dokumenteneigenschaften zählen auch die Berechtigungen sowie die Versionshistorie. <br /> | ||
| − | + | [[Bild:Dokumentenverwaltung_SchaltflächeEigenschaften.png|thumb|200px||Aufruf Dokumenten-Eigenschaften]] | |
| − | + | Die Dokumentenverwaltung unterscheidet bei den Dokumenten-Eigenschaften 5 verschiedene Kategorien: <br /> | |
| − | + | {| class="wikitable" | |
| − | + | ! Reiter !! Beschreibung | |
| + | |- | ||
| + | | Allgemein || Anzeige allgemeiner Dokumenteneigenschaften und Auswahl der Kategorie des Dokuments (als Filterfunktion). | ||
| + | |- | ||
| + | | Beschreibung || Eingabe einer Dokumentenbeschreibung sowie eines Barcodes zur Identifizierung des Dokuments. | ||
| + | |- | ||
| + | | Verknüpfte Objekte || Liste der mit dem Dokument verknüpften, internen Datenobjekte - mit Möglichkeit zu deren Aufruf. | ||
| + | |- | ||
| + | | Berechtigungen || Anzeige und Bearbeiten der Zugriffsrechte für das aktuelle Dokument bzw. das Dokumentenverzeichnis. | ||
| + | |- | ||
| + | | Version || Liste sämtlicher Versionen des Dokuments mit der Möglichkeit zu deren Anzeige oder Export. | ||
| + | |- | ||
| + | |} | ||
| − | + | === Allgemeine Eigenschaften === | |
| − | * Dokumentenbezeichnung | + | <div class="block-content"> |
| − | * | + | [[Bild:Dokumentenverwaltung_EigenschaftenAllgemein.png|thumb|200px|Dokument: Allgemeine Eigenschaften]] |
| − | * | + | |
| − | + | Im Bereich ''Allgemein'' können folgende Dokumenten-Eigenschaften von Ihnen erstmalig festgelegt oder geändert werden: | |
| − | <br /> | + | |
| + | * <span class="field">Dokumentenbezeichnung </span> | ||
| + | * <span class="field">Dokumenten-Kategorie</span> | ||
| + | |||
| + | Der Original-Dateiname und die mit ihm verbundene Suchfunktion bleiben im System immer verfügbar, auch für den Fall, dass Sie die Möglichkeiten zur Vergabe neuer Bezeichnungen für Dokumente innerhalb der Dokumentenverwaltung nutzen. <br /> | ||
| + | |||
| + | Sofern der gewünschte Dokumenten-Kategorie hier noch nicht zur Auswahl steht, können Sie selbst neue Filter anlegen (s. Abschnitt ''Dokumenten-Kategorie erstellen''). <br /> | ||
| + | |||
| + | Bei den weiteren allgemeinen Eigenschaften handelt es sich um eine Zusammenfassung der Dateieigenschaften des Dokuments:<br /> | ||
| + | |||
| + | * Dateityp | ||
| + | * Ablageort in der Verzeichnisstruktur | ||
| + | * Dateigröße | ||
| + | * Datum/ Uhrzeit der letzten Änderung | ||
| + | |||
| + | </div> | ||
| + | |||
| + | <div class="block-content"> | ||
| + | [[Bild:Dokumentenverwaltung_EigenschaftenAllgemeinOrdner.png|thumb|200px|Ordner: Allgemeine Eigenschaften]] | ||
| + | |||
| + | In gleicher Weise können hier Eigenschaften für Ordner festgelegt bzw. nachträglich geändert werden: | ||
| + | * <span class="field">Dokumentenbezeichnung </span> | ||
| + | * <span class="field">Dokumenten-Kategorie</span> | ||
| + | |||
| + | Bei aktivierter Option ''Kategorie an untergeordnete Struktur vererben'' wird die entsprechende Kategorie automatisch unter dem Verzeichnis abgelegten Dokumenten bzw. der untergeordneten Verzeichnisstruktur zugewiesen. Sie kann jedoch nachträglich für einzelne Dokumente und Unterordner wieder geändert werden. Ihre Eingaben zu Dokumenten-Eigenschaften werden bei Bestätigung mit ''OK'' in die Datenbank übernommen.<br /> | ||
| + | |||
| + | </div> | ||
| + | |||
| + | === Dokumentenbeschreibung === | ||
| + | <div class="block-content"> | ||
| − | + | [[Bild:Dokumentenverwaltung_EigenschaftenBeschreibung.png|thumb|200px|Dokumentenbeschreibung und Barcode]] | |
| + | Bei der Dokumentenbeschreibung handelt es sich um ein Textfeld zur Hinterlegung von längeren Kommentartexten und/ oder beliebigen Suchbegriffen zum Dokument. Im Fall von Dokumentenverzeichnissen erscheint der Beschreibungstext des Verzeichnisses und kann hier nachträglich bearbeitet werden. <br /> | ||
| + | Im unteren Eingabefeld <span class="field">Barcode</span> kann eine Zeichenfolge, die einem beliebigen Barcodetyp entspricht, eingetragen werden. Die Dokumentensuche kann Dokumente auch aufgrund von in das Suchtextfeld eingescannte, übereinstimmende Barcodes erkennen. | ||
| + | </div> | ||
| − | + | === Berechtigungen === | |
| − | = | + | <div class="block-content"> |
Beim Erstellen neuer Verzeichnisse werden im Hintergrund bereits Zugriffsrechte für Benutzergruppen gesetzt. Als Voreinstellung werden die in der TechDo IS Benutzerverwaltung für das Modul Dokumentenverwaltung definierten Benutzerrechte übernommen. Für jedes Verzeichnis und für jedes Dokument können spezielle Zugriffsrechte gesetzt werden. Die Administration der Zugriffsrechte für Dokumente ist Gegenstand dieses Abschnitts.<br /> | Beim Erstellen neuer Verzeichnisse werden im Hintergrund bereits Zugriffsrechte für Benutzergruppen gesetzt. Als Voreinstellung werden die in der TechDo IS Benutzerverwaltung für das Modul Dokumentenverwaltung definierten Benutzerrechte übernommen. Für jedes Verzeichnis und für jedes Dokument können spezielle Zugriffsrechte gesetzt werden. Die Administration der Zugriffsrechte für Dokumente ist Gegenstand dieses Abschnitts.<br /> | ||
| − | |||
| − | [[Bild: | + | [[Bild:Dokumente_Berechtigungen_2.png|thumb|200px|Berechtigung Dokument/ Dokumentenverzeichnis]] |
| − | oder im | + | Zum Aufruf der Rechteverwaltung navigieren Sie zu dem betreffenden Verzeichnis oder Dokument und wählen das Symbol <span class="button">Eigenschaften</span> in der Menüleiste oder im Kontextmenü der rechten Maustaste. Im Eigenschaftsfenster wählen Sie anschließend den Bereich ''Berechtigungen''. Hier erscheint eine Liste der Benutzergruppen sowie ggf. einzelner Benutzer, welche Zugriffsrechte für das Verzeichnis bzw. für das Dokument besitzen. Beim Auswählen einer Benutzergruppe/ eines Benutzers wird im unteren Bereich die aktuelle Einstellung der Zugriffsrechte angezeigt. Prinzipiell können hier den Systembenutzern folgende Rechte erteilt oder entzogen werden: |
| + | <br /> | ||
| − | [[Bild: | + | * Lesen: Dokument ohne Möglichkeit zur Bearbeitung öffnen |
| + | * Ändern: Dokument zur Bearbeitung öffnen (auschecken) | ||
| + | * Einfügen: Dokument hochladen und einchecken | ||
| + | * Löschen: Dokument oder Ordner entfernen | ||
| + | * Erteilen: Anderen Benutzern/ Benutzergruppen Zugriffsrechte erteilen | ||
| + | <br /> | ||
| + | [[Bild:Dokumentenverwaltung_EigenschaftenBerechtigungenEinfügen.png|thumb|200px|Auswahl Systembenutzer]] | ||
| + | Um weiteren Benutzern/ Benutzergruppen Zugriffsrechte zu erteilen, wählen Sie die Schaltfläche <span class="button">Einfügen</span>. In das Eingabefeld ''Suche'' des Auswahldialogs für Benutzergruppen können Sie einen bekannten Namen eingeben. Ansonsten werden Ihnen alle im System vorhandenen Benutzergruppen/ Benutzer aufgelistet. Nach Auswahl eines Listeneintrags erhält die neue Benutzergruppe/ der neue Benutzer automatisch die Berechtigung ''Lesen''. Um die Berechtigung zu erweitern, müssen Sie die soeben neu eingefügte Benutzergruppe auswählen und bei gewünschten Rechten jeweils ein Häkchen setzen. Mit '''OK''' bestätigen Sie die Übernahme der aktuell eingestellten Rechtekonfiguration. | ||
| + | <br /> | ||
| − | |||
| + | Für die Rechteverwaltung gilt das Prinzip der automatischen Vererbung, d.h. jedes neue Dokument und jedes neue Unterverzeichnis erhält automatisch diejenigen Benutzerrechte, welche zuvor für die Verzeichnisse der oberen Ebenen definiert wurden. Falls die Zugriffsrechte für bestimmte Unterordner oder auch für einzelne Dokumente neu festgelegt werden müssen, so können diese Einstellungen von Systembenutzern mit den entsprechenden Rechten vorgenommen werden (im allgemeinen durch Mitglieder der Gruppe ''Administrator'').<br /> | ||
| + | <br /> | ||
| + | Die Rechtevererbung ist nicht nur beim Einfügen neuer Dokumente, sondern auch bei jeder Änderung von Verzeichnisrechten wirksam, d.h. eine Änderung der Verzeichnisrechte bewirkt automatisch die entsprechende Konfiguration der Zugriffsrechte für alle untergeordneten Dokumente.<br /> | ||
| + | </div> | ||
| − | + | === Verknüpfte Objekte === | |
| − | + | <div class="block-content"> | |
| − | + | ||
| − | [[Bild: | + | [[Bild:Dokumentenverwaltung_VerknüpfteObjekte.png|thumb|200px|Verknüpfte Datenobjekte]] |
| + | |||
| + | Bei den verknüpften Objekten handelt sich um alle internen Datenobjekte (Stammdaten, Arbeitspläne, MoC, etc.), deren objektbezogenen Dokumentenlisten eine Verknüpfung mit dem betreffenden Dokument beinhalten. In der | ||
| + | Datenspalte ''Objekt'' am rechten Fensterrand der Dokumentenverwaltung sind zu jedem Dokument alle Objektnamen von aktuell verknüpften Datenobjekten aufgeführt. Über den Menüpunkt ''Verknüpfte Objekte'' des Kontextmenüs und Auswahl eines bestimmten Objektnamens öffnen Sie - unter Berücksichtigung der Objektberechtigungen - direkt ein mit dem Dokument verknüpftes Objekt. In der Liste <span class="button">zugehörige Dokumente</span> eines so aufgerufenen Datenobjekts erhält die Position mit dem betreffenden Dokument automatisch den Focus. <br /> | ||
| + | |||
| + | </div> | ||
| + | |||
| + | === Versionsverwaltung (Dokumentenhistorie) === | ||
| + | <div class="block-content"> | ||
| + | |||
| + | [[Bild:Dokumente_Versionshistorie.png|thumb|200px|Versionshistorie Dokument]] | ||
| + | |||
| + | TechDo IS verwaltet die lückenlose Versionshistorie der Dokumente. Alle früheren Versionen können von den berechtigten Anwendern aufgerufen und ggf. exportiert werden. Die Versionshistorie mit der Login Information des Anwenders, dem Zeitpunkt der Änderung sowie einer fortlaufenden Revisionsnummer ist unter den Eigenschaften im Bereich ''Version'' einsehbar. Die einzelnen in der Versionsliste aufgeführten Dokumentenversionen können über das zugehörige Kontextmenü geöffnet oder exportiert werden. Ein Doppelklick auf einen Listeneintrag öffnet die betreffende Dokumentenversion mit dem zugehörigen, auf Ihrem Arbeitsplatz verfügbaren Programm bzw. Datei-Viewer zum Lesen. | ||
| + | |||
| + | </div> | ||
| + | |||
| + | == Suchfunktionen für Dokumente == | ||
| + | <div class="block-content"> | ||
| − | |||
Sie können Dokumente nach ihrem ursprünglichem Dateinamen sowie nach jeder weiteren, einem Dokument zugeordneten Information oder Eigenschaft suchen. Die von Ihnen in das universelle Suchfeld eingegebene Zeichenfolge wird in den folgenden Datenfeldern immer gleichzeitig gesucht:<br /> | Sie können Dokumente nach ihrem ursprünglichem Dateinamen sowie nach jeder weiteren, einem Dokument zugeordneten Information oder Eigenschaft suchen. Die von Ihnen in das universelle Suchfeld eingegebene Zeichenfolge wird in den folgenden Datenfeldern immer gleichzeitig gesucht:<br /> | ||
| + | |||
| + | [[Bild:Dokumentenverwaltung_Suche.png|thumb|200px|Beispiel Dokumentensuche]] | ||
* Ursprünglicher Dateiname und/oder Dateiendung | * Ursprünglicher Dateiname und/oder Dateiendung | ||
| Zeile 106: | Zeile 285: | ||
* Barcode | * Barcode | ||
| − | Die Suchfunktion berücksichtigt alle im System vorhandenen Dokumente, d.h. auch solche Dokumente, die ausschließlich in die individuellen Dokumentenlisten einzelner Stammdatenobjekte oder anderer Datenobjekte eingefügt wurden. Mit Hilfe des Dokumentenfilters kann die Suche auf eine bestimmte, | + | Die Suchfunktion berücksichtigt alle im System vorhandenen Dokumente, d.h. auch solche Dokumente, die ausschließlich in die individuellen Dokumentenlisten einzelner Stammdatenobjekte oder anderer Datenobjekte eingefügt wurden. Mit Hilfe des Dokumentenfilters kann die Suche auf eine bestimmte, benutzerdefinierte Dokumentenkategorie eingeschränkt werden.<br /> |
Über die Funktionstaste F3, die entsprechende Schaltfläche rechts oder durch einfaches Betätigen der ENTER-Taste innerhalb des Suchfeldes starten Sie die Suche. Alle Dokumente, die den Suchkriterien entsprechen, werden anschließend aufgelistet und können per Doppelklick direkt geöffnet werden. | Über die Funktionstaste F3, die entsprechende Schaltfläche rechts oder durch einfaches Betätigen der ENTER-Taste innerhalb des Suchfeldes starten Sie die Suche. Alle Dokumente, die den Suchkriterien entsprechen, werden anschließend aufgelistet und können per Doppelklick direkt geöffnet werden. | ||
<br /> | <br /> | ||
| − | + | [[Bild:Dokumentenverwaltung_SuchergebnisKontextmenü.png|thumb|200px|Verknüpfte Datenobjekte öffnen]] | |
| − | Über die | + | Über die Werkzeugleiste oder das entsprechende Menü der rechten Maustaste stehen die gewohnten Funktionen zur Bearbeitung und Verwaltung der im Suchergebnis angezeigten Dokumente zur Verfügung. |
| − | Die nach | + | Die nach Ausführung der Suche ausgeblendete Dokumenten-Verzeichnisstruktur lässt sich über die Aktualisieren Funktion (<span class="key">F5</span>-Taste) wieder einblenden. Mit der <span class="key">F4</span>-Taste leeren Sie die Suchfelder für eine weitere Suche. |
| − | + | <br /> | |
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | Die Datenspalte ''Objekt'' ganz rechts im Suchergebnis beinhaltet Informationen über die mit dem gefundenen Dokument verknüpften Datenobjekte. Über den Menüpunkt ''Verknüpfte Objekte'' des Kontextmenüs und Auswahl eines bestimmten Objektnamens öffnen Sie direkt das mit dem Dokument verlinkte Datenobjekt!<br /> | |
| − | Die | + | |
| − | + | </div> | |
Aktuelle Version vom 14. Oktober 2020, 08:34 Uhr
| Dokumentenverwaltung
|
|
Inhaltsverzeichnis
Einleitung
Die zentrale Dokumentenverwaltung wird über die Schaltfläche Dokumentenverwaltung der oberen Menüleiste des Hauptfensters gestartet.
Dokumente werden hier in einer von Anwendern festzulegenden Verzeichnisstruktur abgelegt. Die Dokumentenverwaltung ermöglicht im Prinzip jedem entsprechend autorisierten Systembenutzer zentralen und modulunabhängigen Zugriff auf alle vom System verwalteten Dokumente. Eine administrative Einschränkung oder Erweiterung von Zugriffsrechten für Benutzergruppen erfolgt über Einstellungen in den Eigenschaften von Dokumentenverzeichnissen. Die Rechteverwaltung gestattet es, Verzeichnisstrukturen aber auch einzelne Dokumente für Benutzer freizugeben oder zu sperren. Für jedes Dokumenten legt das System bei Änderungen im Hintergrund eine lückenlose Versionshistorie an. Jede Dokumentenversion kann von berechtigten Anwendern eingesehen und auch exportiert werden.
Erweiterte, kombinierte Suchfunktionen nach Barcode, Beschreibungstexten, Suchbegriffen, Dateinamen und (benutzerdefinierter) Kategorie ermöglichen das schnelle Auffinden eines gesuchten Dokuments.
Funktionsbeschreibung
Bedienelemente der Dokumentenverwaltung
Oberhalb der Dokumenten-Verzeichnisstruktur befindet sich eine Werkzeugleiste mit den zentralen Funktionen der Dokumentenverwaltung:
| Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
 |
Ansicht Dokumentenverwaltung aktualisieren |
 |
Neuen Dokumentenordner anlegen |
 |
Dokument oder Ordner löschen |
 |
Dokument/ Datei exportieren |
 |
Dokument anzeigen |
 |
Dokument(e) hochladen und einchecken |
 |
Dokument auschecken, herunterladen und zur Bearbeitung öffnen |
 |
Vorgang Auschecken abbrechen |
 |
Eigenschaften und Berechtigungen von Dokumenten und Ordnern, Aufruf der Versionshistorie |
Alle Dokumentenoperationen der Werkzeugleiste, ergänzt um zusätzliche Funktionen für das Kopieren oder Versenden von Dokumenten, stehen Ihnen auch im Kontextmenü zur Verfügung:
Kontextmenü Dokumentenverwaltung von oben nach unten:
| Menü | Beschreibung | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Dokument mit zugehörigem Programm bzw. Betrachter anzeigen. | |||||||||||||
| Eine Kopie des Dokuments in einem Windows-Verzeichnis speichern. | |||||||||||||
| Liste der mit dem Dokument verknüpften, internen Datenobjekte - mit Möglichkeit zu deren Aufruf. | |||||||||||||
| Das Dokument wird zum Bearbeiten aus TechDo IS freigegeben. | |||||||||||||
| Das Dokument/ der Ordner soll gelöscht werden. | |||||||||||||
| Die Bearbeitung wird ohne Änderungen abgebrochen. | |||||||||||||
| Dokument in die Zwischenablage kopieren und aus bisherigem Dokumentenverzeichnis entfernen. | |||||||||||||
| Dokument in die Zwischenablage kopieren. | |||||||||||||
| Eine Verknüpfung zum kopierten Dokument in die Liste zugehöriger Dokumente eines internen Datenobjekts einfügen. | |||||||||||||
| Dokument aus der Zwischenablage in das aktuell markierte Dokumentenverzeichnis einfügen. | |||||||||||||
| Ein neues Dokumentenverzeichnis anlegen | |||||||||||||
| Interne Nachricht mit Bezug zum Dokument oder Dokument per E-Mail senden. | |||||||||||||
|
Verzeichnisstruktur für Dokumente anlegen
Dokumente werden in einer Baumstruktur von Haupt- und Unterverzeichnissen abgelegt. Das Anlegen der Verzeichnisstruktur erfolgt über das Ordnersymbol Neuer Ordner. Beim Anlegen der Hauptverzeichnisse auf oberster Ebene darf sich kein bereits vorhandener Ordner im Focus befinden.
Zur Eingabe des Verzeichnisnamen erscheint ein Eingabefenster mit folgenden Datenfeldern:
- Verzeichnisname
- Verzeichnisbeschreibung
Um weitere Unterverzeichnisse erstellen zu können, muss immer ein Hauptverzeichnis fokussiert sein.
Beim Erstellen neuer Verzeichnisse werden im Hintergrund bereits Zugriffsrechte für Benutzergruppen gesetzt. Als Voreinstellung werden die in der TechDo IS Benutzerverwaltung für das Modul Dokumentenverwaltung definierten Benutzerrechte übernommen. Für jedes Verzeichnis und für jedes Dokument können spezielle Zugriffsrechte gesetzt werden. Die Administration der Zugriffsrechte ist Gegenstand des Abschnitts Zugriffsrechte für Dokumente.
Neue Dokumente hinzufügen/ einchecken
Um Dokumente durch TechDo IS verwalten zu lassen, müssen diese zunächst an das System übergeben werden. Um neue Dokumente einzufügen, navigieren Sie in der Baumstruktur der Dokumentenverwaltung zum gewünschten Dokumentenordner und klicken Sie auf den Menüpunkt . Im Datei-Dialog markieren Sie ein (oder mehrere) Dokumente auf Ihren Laufwerken. Anschließend erscheinen alle ausgewählten Dokumente im ausgewählten Verzeichnis der Dokumentenverwaltung. Der Vorgang [Einchecken] wird beim Hochladen neuer Dateien durch das System automatisch ausgeführt und Kopie(en) der Datei(en) im TechDo IS System gespeichert. Anschließend erfolgt die weitere Bearbeitung der Dokumente ausschließlich über die TechDo IS Dokumentenverwaltung.
Dokumente zur Bearbeitung auschecken
Durch einen Doppelklick auf ein Dokumenteneintrag innerhalb der Dokumentenverwaltung bekommen Sie das Dokument zum Lesen angezeigt, sofern dazu ein Viewer bzw. das Programm zum Öffnen des gewählten Dokuments auf Ihrem Rechner installiert ist. Möchten Sie das Dokument nun bearbeiten, dann klicken Sie in der Werkzeugleiste bzw. im Kontextmenü auf . Das Dokument wird auf ihrer lokalen Festplatte temporär hinterlegt, Ihrer Kontrolle übergeben und im zugehörigen Programm zur Bearbeitung angezeigt. Am Dokument vorgenommene Änderungen werden zunächst lokal gespeichert.
Anschließend muss das Dokument vom Bearbeiter über den Menüpunkt wieder eingecheckt werden. Bei diesem Vorgang wird die neue Version des Dokuments auf dem File-Server abgelegt.
In den Dokumenten- finden Sie im Bereich Version die Historie zum Dokument. Sie können hier auf ältere Versionen zurückgreifen, indem Sie einfach einen Eintrag in der Historie anklicken!
Dokumenten-Eigenschaften
Zu jedem Dokument können zusätzliche Informationen und Ordnungskriterien gespeichert werden. Diese Informationen erleichtern das spätere Auffinden der Dokumente - insbesondere für den Fall dass man sich später an den ursprünglichen Dateinamen und den Ablageort innerhalb der Verzeichnisstruktur nicht mehr erinnert. Zu den Dokumenteneigenschaften zählen auch die Berechtigungen sowie die Versionshistorie.
Die Dokumentenverwaltung unterscheidet bei den Dokumenten-Eigenschaften 5 verschiedene Kategorien:
| Reiter | Beschreibung |
|---|---|
| Allgemein | Anzeige allgemeiner Dokumenteneigenschaften und Auswahl der Kategorie des Dokuments (als Filterfunktion). |
| Beschreibung | Eingabe einer Dokumentenbeschreibung sowie eines Barcodes zur Identifizierung des Dokuments. |
| Verknüpfte Objekte | Liste der mit dem Dokument verknüpften, internen Datenobjekte - mit Möglichkeit zu deren Aufruf. |
| Berechtigungen | Anzeige und Bearbeiten der Zugriffsrechte für das aktuelle Dokument bzw. das Dokumentenverzeichnis. |
| Version | Liste sämtlicher Versionen des Dokuments mit der Möglichkeit zu deren Anzeige oder Export. |
Allgemeine Eigenschaften
Im Bereich Allgemein können folgende Dokumenten-Eigenschaften von Ihnen erstmalig festgelegt oder geändert werden:
- Dokumentenbezeichnung
- Dokumenten-Kategorie
Der Original-Dateiname und die mit ihm verbundene Suchfunktion bleiben im System immer verfügbar, auch für den Fall, dass Sie die Möglichkeiten zur Vergabe neuer Bezeichnungen für Dokumente innerhalb der Dokumentenverwaltung nutzen.
Sofern der gewünschte Dokumenten-Kategorie hier noch nicht zur Auswahl steht, können Sie selbst neue Filter anlegen (s. Abschnitt Dokumenten-Kategorie erstellen).
Bei den weiteren allgemeinen Eigenschaften handelt es sich um eine Zusammenfassung der Dateieigenschaften des Dokuments:
- Dateityp
- Ablageort in der Verzeichnisstruktur
- Dateigröße
- Datum/ Uhrzeit der letzten Änderung
In gleicher Weise können hier Eigenschaften für Ordner festgelegt bzw. nachträglich geändert werden:
- Dokumentenbezeichnung
- Dokumenten-Kategorie
Bei aktivierter Option Kategorie an untergeordnete Struktur vererben wird die entsprechende Kategorie automatisch unter dem Verzeichnis abgelegten Dokumenten bzw. der untergeordneten Verzeichnisstruktur zugewiesen. Sie kann jedoch nachträglich für einzelne Dokumente und Unterordner wieder geändert werden. Ihre Eingaben zu Dokumenten-Eigenschaften werden bei Bestätigung mit OK in die Datenbank übernommen.
Dokumentenbeschreibung
Bei der Dokumentenbeschreibung handelt es sich um ein Textfeld zur Hinterlegung von längeren Kommentartexten und/ oder beliebigen Suchbegriffen zum Dokument. Im Fall von Dokumentenverzeichnissen erscheint der Beschreibungstext des Verzeichnisses und kann hier nachträglich bearbeitet werden.
Im unteren Eingabefeld Barcode kann eine Zeichenfolge, die einem beliebigen Barcodetyp entspricht, eingetragen werden. Die Dokumentensuche kann Dokumente auch aufgrund von in das Suchtextfeld eingescannte, übereinstimmende Barcodes erkennen.
Berechtigungen
Beim Erstellen neuer Verzeichnisse werden im Hintergrund bereits Zugriffsrechte für Benutzergruppen gesetzt. Als Voreinstellung werden die in der TechDo IS Benutzerverwaltung für das Modul Dokumentenverwaltung definierten Benutzerrechte übernommen. Für jedes Verzeichnis und für jedes Dokument können spezielle Zugriffsrechte gesetzt werden. Die Administration der Zugriffsrechte für Dokumente ist Gegenstand dieses Abschnitts.
Zum Aufruf der Rechteverwaltung navigieren Sie zu dem betreffenden Verzeichnis oder Dokument und wählen das Symbol in der Menüleiste oder im Kontextmenü der rechten Maustaste. Im Eigenschaftsfenster wählen Sie anschließend den Bereich Berechtigungen. Hier erscheint eine Liste der Benutzergruppen sowie ggf. einzelner Benutzer, welche Zugriffsrechte für das Verzeichnis bzw. für das Dokument besitzen. Beim Auswählen einer Benutzergruppe/ eines Benutzers wird im unteren Bereich die aktuelle Einstellung der Zugriffsrechte angezeigt. Prinzipiell können hier den Systembenutzern folgende Rechte erteilt oder entzogen werden:
- Lesen: Dokument ohne Möglichkeit zur Bearbeitung öffnen
- Ändern: Dokument zur Bearbeitung öffnen (auschecken)
- Einfügen: Dokument hochladen und einchecken
- Löschen: Dokument oder Ordner entfernen
- Erteilen: Anderen Benutzern/ Benutzergruppen Zugriffsrechte erteilen
Um weiteren Benutzern/ Benutzergruppen Zugriffsrechte zu erteilen, wählen Sie die Schaltfläche . In das Eingabefeld Suche des Auswahldialogs für Benutzergruppen können Sie einen bekannten Namen eingeben. Ansonsten werden Ihnen alle im System vorhandenen Benutzergruppen/ Benutzer aufgelistet. Nach Auswahl eines Listeneintrags erhält die neue Benutzergruppe/ der neue Benutzer automatisch die Berechtigung Lesen. Um die Berechtigung zu erweitern, müssen Sie die soeben neu eingefügte Benutzergruppe auswählen und bei gewünschten Rechten jeweils ein Häkchen setzen. Mit OK bestätigen Sie die Übernahme der aktuell eingestellten Rechtekonfiguration.
Für die Rechteverwaltung gilt das Prinzip der automatischen Vererbung, d.h. jedes neue Dokument und jedes neue Unterverzeichnis erhält automatisch diejenigen Benutzerrechte, welche zuvor für die Verzeichnisse der oberen Ebenen definiert wurden. Falls die Zugriffsrechte für bestimmte Unterordner oder auch für einzelne Dokumente neu festgelegt werden müssen, so können diese Einstellungen von Systembenutzern mit den entsprechenden Rechten vorgenommen werden (im allgemeinen durch Mitglieder der Gruppe Administrator).
Die Rechtevererbung ist nicht nur beim Einfügen neuer Dokumente, sondern auch bei jeder Änderung von Verzeichnisrechten wirksam, d.h. eine Änderung der Verzeichnisrechte bewirkt automatisch die entsprechende Konfiguration der Zugriffsrechte für alle untergeordneten Dokumente.
Verknüpfte Objekte
Bei den verknüpften Objekten handelt sich um alle internen Datenobjekte (Stammdaten, Arbeitspläne, MoC, etc.), deren objektbezogenen Dokumentenlisten eine Verknüpfung mit dem betreffenden Dokument beinhalten. In der
Datenspalte Objekt am rechten Fensterrand der Dokumentenverwaltung sind zu jedem Dokument alle Objektnamen von aktuell verknüpften Datenobjekten aufgeführt. Über den Menüpunkt Verknüpfte Objekte des Kontextmenüs und Auswahl eines bestimmten Objektnamens öffnen Sie - unter Berücksichtigung der Objektberechtigungen - direkt ein mit dem Dokument verknüpftes Objekt. In der Liste eines so aufgerufenen Datenobjekts erhält die Position mit dem betreffenden Dokument automatisch den Focus.
Versionsverwaltung (Dokumentenhistorie)
TechDo IS verwaltet die lückenlose Versionshistorie der Dokumente. Alle früheren Versionen können von den berechtigten Anwendern aufgerufen und ggf. exportiert werden. Die Versionshistorie mit der Login Information des Anwenders, dem Zeitpunkt der Änderung sowie einer fortlaufenden Revisionsnummer ist unter den Eigenschaften im Bereich Version einsehbar. Die einzelnen in der Versionsliste aufgeführten Dokumentenversionen können über das zugehörige Kontextmenü geöffnet oder exportiert werden. Ein Doppelklick auf einen Listeneintrag öffnet die betreffende Dokumentenversion mit dem zugehörigen, auf Ihrem Arbeitsplatz verfügbaren Programm bzw. Datei-Viewer zum Lesen.
Suchfunktionen für Dokumente
Sie können Dokumente nach ihrem ursprünglichem Dateinamen sowie nach jeder weiteren, einem Dokument zugeordneten Information oder Eigenschaft suchen. Die von Ihnen in das universelle Suchfeld eingegebene Zeichenfolge wird in den folgenden Datenfeldern immer gleichzeitig gesucht:
- Ursprünglicher Dateiname und/oder Dateiendung
- Bezeichnung bzw. neuer Dateiname
- Zeichenfolgen im Beschreibungstext für das Dokument
- Barcode
Die Suchfunktion berücksichtigt alle im System vorhandenen Dokumente, d.h. auch solche Dokumente, die ausschließlich in die individuellen Dokumentenlisten einzelner Stammdatenobjekte oder anderer Datenobjekte eingefügt wurden. Mit Hilfe des Dokumentenfilters kann die Suche auf eine bestimmte, benutzerdefinierte Dokumentenkategorie eingeschränkt werden.
Über die Funktionstaste F3, die entsprechende Schaltfläche rechts oder durch einfaches Betätigen der ENTER-Taste innerhalb des Suchfeldes starten Sie die Suche. Alle Dokumente, die den Suchkriterien entsprechen, werden anschließend aufgelistet und können per Doppelklick direkt geöffnet werden.
Über die Werkzeugleiste oder das entsprechende Menü der rechten Maustaste stehen die gewohnten Funktionen zur Bearbeitung und Verwaltung der im Suchergebnis angezeigten Dokumente zur Verfügung.
Die nach Ausführung der Suche ausgeblendete Dokumenten-Verzeichnisstruktur lässt sich über die Aktualisieren Funktion (F5-Taste) wieder einblenden. Mit der F4-Taste leeren Sie die Suchfelder für eine weitere Suche.
Die Datenspalte Objekt ganz rechts im Suchergebnis beinhaltet Informationen über die mit dem gefundenen Dokument verknüpften Datenobjekte. Über den Menüpunkt Verknüpfte Objekte des Kontextmenüs und Auswahl eines bestimmten Objektnamens öffnen Sie direkt das mit dem Dokument verlinkte Datenobjekt!
Inhaltsverzeichnis
Die zentrale Dokumentenverwaltung
Die zentrale Dokumentenverwaltung wird über die Schaltfläche Dokumentenverwaltung der linken Menüleiste des Hauptfensters gestartet. Dokumente werden hier in einer vom Anwender festzulegenden Baumstruktur abgelegt. Erweiterte Suchfunktionen nach Barcode, Beschreibungstexten, Dateinamen und benutzerdefinierten Dokumentenfiltern ermöglichen das schnelle Auffinden eines Dokuments. Die Rechteverwaltung gestattet es Ordnerstrukturen aber auch einzelne Dokumente für Benutzer frei zu geben oder zu sperren.
Die zentrale Dokumentenverwaltung
Ordnerstruktur für Dokumente anlegen
Dokumente werden in einer Baumstruktur von Haupt- und Unterverzeichnissen abgelegt. Das Anlegen der Verzeichnisstruktur erfolgt über die beiden Ordnersymbole Neuer Dokumentenblock und Neuer Unterordner. Die Hauptverzeichnisse auf oberster Ebene werden mit Hilfe der ersten Funktion Neuer Dokumentenblock angelegt.
Dokumenten-Hauptgruppe anlegen
Zur Eingabe des Verzeichnisnamen erscheint ein Eingabefenster mit weiteren Datenfeldern für zusätzliche Informationen:
- Verzeichnisname
- Verzeichnisbeschreibung
- Dokumentenfilter (optionale Voreinstellung)
Zusatzinformationen zum Dokumentenordner
Bei aktivierter Option Filter allen untergeordneten Dokumenten zuweisen wird diese Filtereinstellung automatisch jedem unter dem Verzeichnis abgelegten Dokument oder Unterverzeichnis zugewiesen. Sie kann jedoch nachträglich für einzelne Dokumente und Unterordner wieder geändert werden. Ihre Eingaben werden bei Bestätigung mit OK in die Datenbank übernommen.
Sofern der gewünschte Dokumentenfilter hier noch nicht zur Auswahl steht, können Sie selbst neue Filter anlegen (s. Abschnitt Dokumentenfilter erstellen).
Um weitere Unterverzeichnisse erstellen zu können, muss immer ein Hauptverzeichnis fokussiert sein.
Dokumenten-Untergruppe anlegen
Beim Erstellen neuer Verzeichnisse werden im Hintergrund bereits Zugriffsrechte für Benutzergruppen gesetzt. Als Voreinstellung werden die in der TechDo IS Benutzerverwaltung für das Modul Dokumentenverwaltung definierten Benutzerrechte übernommen. Für jedes Verzeichnis und für jedes Dokument können spezielle Zugriffsrechte gesetzt werden. Die Administration der Zugriffsrechte ist Gegenstand des Abschnitts Zugriffsrechte für Dokumente.
Neue Dokumente hinzufügen
Dokumente hinzufügen
Um neue Dokumente einzufügen, navigieren Sie in der Baumstruktur zum gewünschten Dokumentenordner und wählen für den Zugriff auf Dokumente in Ihrem Dateisystem das Öffnen-Symbol.
Alle in einem Windows-Verzeichnis abgelegten Dokumente können in einem Schritt hochgeladen werden, indem man im Dialog Datei öffnen alle Dokumente markiert (Multiselect) und die Öffnen Schaltfläche betätigt. Anschließend erscheinen alle ausgewählten Dokumente im zuvor markierten Verzeichnis der Dokumentenverwaltung.
Die Verwaltung der Dokumente und ihrer Historie durch TechDo IS wird durch den Vorgang "Einchecken" aktiviert. Dabei werden Ihre Dokumente auf einem vom TechDo IS System verwalteten File Server in komprimierter Form abgelegt. Alle soeben neu hochgeladenen Dokumente können über das Einchecken-Symbol in einem Schritt "eingecheckt" werden.
Alle neuen Dokumente einchecken
Die korrekte Ausführung des Befehls Einchecken ist an der Änderung des Dokumentenstatus (2. Spalte des Dokumentenbaums ) von "Checked out" nach "Checked in" erkennbar. Gleichzeitig verschwinden in der Spalte Dateiname die Pfadangaben zu Ihrer persönlichen Windows-Dokumentenablage. Es bleibt nur der jeweilige Original-Dateiname stehen.
Dokumenteninformation bearbeiten
Zusatzinformationen, Barcode und Suchbegriffe für Dokumente
Zu jedem Dokument können zusätzliche Informationen und Ordnungskriterien gespeichert werden. Diese Informationen erleichtern das spätere Auffinden der Dokumente - insbesondere für den Fall dass man sich später an den urprünglichen Dateinamen und den Ablageort innerhalb der Verzeichnisstruktur nicht mehr erinnert.
Der Original-Dateiname und die zugehörige Suchfunktion bleiben im System immer verfügbar, auch für den Fall dass Sie die Möglichkeit der Dokumentenverwaltung nutzen Dokumente mit neuen Bezeichnungen zu versehen. Folgende Datenfelder mit Suchfunktionen stehen zur Beschreibung von Dokumenten zur Verfügung:
- Dokumentenbezeichnung
- Dokumentenbeschreibung (mit weiteren Suchbegriffen)
- Dokumentenfilter bzw. Dokumenten-Kategorie
- Barcode
Sofern Sie weitere Dokumente unter einem Dokument (anstatt unter einem Verzeichnis) ablegen, so wird der Dokumentfilter automtisch auf die neuen Unter-Dokumente vererbt.
Eingabeformular: Informationen zum Dokument
Zugriffsrechte für Dokumente
Beim Erstellen neuer Verzeichnisse werden im Hintergrund bereits Zugriffsrechte für Benutzergruppen gesetzt. Als Voreinstellung werden die in der TechDo IS Benutzerverwaltung für das Modul Dokumentenverwaltung definierten Benutzerrechte übernommen. Für jedes Verzeichnis und für jedes Dokument können spezielle Zugriffsrechte gesetzt werden. Die Administration der Zugriffsrechte für Dokumente ist Gegenstand dieses Abschnitts.
Zum Aufruf der Rechteverwaltung eines Dokumentenordners navigieren Sie zu dem betreffenden Verzeichnis und wählen das Symbol Zugriffsrechte in der Menüleiste
oder im Funktionsmenü der rechten Maustatste:
Für die Rechteverwaltung gilt das Prinzip der automatischen Vererbung, d.h. jedes neue Dokument und jedes neue Unterverzeichnis erhält automtisch diejenigen Benutzerrechte, welche zuvor für die Verzeichnisse der oberen Ebenen definiert wurden. Falls die Zugriffsrechte für betimmte Unterordner oder auch für einzelne Dokumente neu festgelegt werden müssen, so können diese Einstellungen von Systembenutzern mit den entsprechenden Rechten vorgenommen werden (im allgemeinen durch Mitglieder der Gruppe Administrator).
Die Rechtevererbung ist nicht nur beim Einfügen neuer Dokumente, sondern auch bei jeder Änderung von Verzeichnisrechten wirksam, d.h. eine Änderung der Verzeichnisrechte bewirkt automatisch die entsprechnde Konfiguration der Zugriffsrechte für alle untergeordneten Dokumente.
Mit OK bestätigen Sie die Übernahme der aktuell eingestellten Rechtekonfiguration. Einzeldokumenten lassen sich über den gleichen Menüpunkt Zugriffsrechte administrieren.
Suchfunktionen für Dokumente
Sie können Dokumente nach ihrem ursprünglichem Dateinamen sowie nach jeder weiteren, einem Dokument zugeordneten Information oder Eigenschaft suchen. Die von Ihnen in das universelle Suchfeld eingegebene Zeichenfolge wird in den folgenden Datenfeldern immer gleichzeitig gesucht:
- Ursprünglicher Dateiname und/oder Dateiendung
- Bezeichnung bzw. neuer Dateiname
- Zeichenfolgen im Beschreibungstext für das Dokument
- Barcode
Die Suchfunktion berücksichtigt alle im System vorhandenen Dokumente, d.h. auch solche Dokumente, die ausschließlich in die individuellen Dokumentenlisten einzelner Stammdatenobjekte oder anderer Datenobjekte eingefügt wurden. Mit Hilfe des Dokumentenfilters kann die Suche auf eine bestimmte, selbstdefinierte Dokumentenkategorie eingeschränkt werden.
Über die Funktionstaste F3, die entsprechende Schaltfläche rechts oder durch einfaches Betätigen der ENTER-Taste innerhalb des Suchfeldes starten Sie die Suche. Alle Dokumente, die den Suchkriterien entsprechen, werden anschließend aufgelistet und können per Doppelklick direkt geöffnet werden.
Die Datenspalte Verknüpfte Objekt(e) ganz rechts beinhaltet Informationen über die mit dem gefundenen Dokument verknüpften Datenobjekte. Neben dem Objektnamen wird das zugehörige Objekt-Symbol angezeigt (entsprechend den Symbolen aus der Objekt-Verwaltung). Durch einen Doppelklick auf einen Objektnamen öffnen Sie direkt das mit dem Dokument verlinkte Datenobjekt!
Über die Funktionsleiste oder das entsprechende Menü der rechten Maustaste stehen die gewohnten Funktionen zur Bearbeitung und Verwaltung der im Suchfenster angezeigten Dokumente zur Verfügung. Die nach Auführung der Suche ausgeblendete Dokumenten-Verzeichnisstruktur lässt sich über die Aktualisieren Funktion (F5) wieder einblenden. Mit F4 leeren Sie die Suchfelder für eine weitere Suche.
Versionsverwaltung für Dokumente
TechDo IS verwaltet die lückenlose Versionshistorie der Dokumente. Alle früheren Versionen können von den berechtigten Anwendern aufgerufen und geöffnet werden. Die Versionshistorie mit Logininformation des Anwenders und Zeitpunkt der Änderung ist über den Menüpunkt Informationen Änderung der rechten Maustaste einsehbar. Jeder Eintrag in der Versionsliste besitzt die Funktion eines Menüpunktes zum Öffnen der entsprechenden Version des Dokumentes.
Interne Dokumentenverknüpfungen erstellen
Die Verlinkung (per Drag & Drop) von Dokumenten mit den „kleinen“ objektbezogenen Dokumentenlisten von Stammdatenobjekten, Reparaturplänen oder andere Modulen eröffnet Ihnen die Möglichkeit sämtliche Dokumente in der zentralen Dokumentenverwaltung abzulegen und zu verwalten. Dokumenten-Links ermöglichen Ihnen zentral verwaltete Dokumente auch über die Dokumentenlisten einzelner Datenobjekte zu öffnen, zu bearbeiten, zu drucken oder deren Historie einzusehen.
