Alle Dokumentenoperationen der Werkzeugleiste, ergänzt um zusätzliche Funktionen für das Kopieren oder Versenden von Dokumenten, stehen Ihnen auch im Kontextmenü zur Verfügung:

Kontextmenü Dokumentenverwaltung von oben nach unten:

Kontextmenü Dokumentenverwaltung

Eigenschaften Dialog

Dokumente hinzufügen

Auswahl von Dokumenten im Netzwerk

Um Dokumente durch TechDo IS verwalten zu lassen, müssen diese zunächst an das System übergeben werden. Um neue Dokumente einzufügen, navigieren Sie in der Baumstruktur der Dokumentenverwaltung zum gewünschten Dokumentenordner und klicken Sie auf den Menüpunkt Einchecken/ Hochladen. Im Datei-Dialog markieren Sie ein (oder mehrere) Dokumente auf Ihren Laufwerken. Anschließend erscheinen alle ausgewählten Dokumente im zuvor markierten Verzeichnis der Dokumentenverwaltung. Der Vorgang [Einchecken] wird dabei durch das System automatisch ausgeführt und Kopie(en) der Datei(en) im TechDo IS System gespeichert.

Dokument zur Bearbeitung auschecken

Durch einen Doppelklick auf ein Dokumenteneintrag innerhalb der Dokumentenverwaltung bekommen Sie das Dokument angezeigt, sofern dazu ein Viewer bzw. das Programm zum Öffnen des gewählten Dokuments auf Ihrem Rechner installiert ist. Möchten Sie das Dokument nun bearbeiten, dann klicken Sie in der Werkzeugleiste bzw. im Kontextmenü auf Auschecken/ Herunterladen. Das Dokument wird auf ihrer lokalen Festplatte temporär hinterlegt, Ihrer Kontrolle übergeben und im zugehörigen Programm zur Bearbeitung angezeigt. Am Dokument vorgenommene Änderungen werden zunächst lokal gespeichert. Anschließend muss das Dokument vom Bearbeiter wieder eingecheckt werden. Unter den Eigenschaften der Dokumente finden Sie eine Versions-Historie mit allen Änderungen des Dokuments. Sie können hier auf ältere Versionen zurückgreifen, indem Sie einfach einen Eintrag in der Historie anklicken!

Dokument: Allgemeine Eigenschaften

Im Bereich Allgemein können folgende Dokumenten-Eigenschaften von Ihnen erstmalig festgelegt oder geändert werden:

• Dokumentenbezeichnung
• Dokumenten-Kategorie

Der Original-Dateiname und die mit ihm verbundene Suchfunktion bleiben im System immer verfügbar, auch für den Fall, dass Sie die Möglichkeiten zur Vergabe neuer Bezeichnungen für Dokumente innerhalb der Dokumentenverwaltung nutzen.

Sofern der gewünschte Dokumenten-Kategorie hier noch nicht zur Auswahl steht, können Sie selbst neue Filter anlegen (s. Abschnitt Dokumenten-Kategorie erstellen).

Bei den weiteren allgemeinen Eigenschaften handelt es sich um eine Zusammenfassung der Dateieigenschaften des Dokuments:

• Dateityp
• Ablageort in der Verzeichnisstruktur
• Dateigröße
• Datum/ Uhrzeit der letzten Änderung

Ordner: Allgemeine Eigenschaften

In gleicher Weise können hier Eigenschaften für Ordner festgelegt bzw. nachträglich geändert werden:

• Dokumentenbezeichnung
• Dokumenten-Kategorie

Bei aktivierter Option Kategorie an untergeordnete Struktur vererben wird die entsprechende Kategorie automatisch unter dem Verzeichnis abgelegten Dokumenten bzw. der untergeordneten Verzeichnisstruktur zugewiesen. Sie kann jedoch nachträglich für einzelne Dokumente und Unterordner wieder geändert werden. Ihre Eingaben zu Dokumenten-Eigenschaften werden bei Bestätigung mit OK in die Datenbank übernommen.

Dokumentenbeschreibung und Barcode

Bei der Dokumentenbeschreibung handelt es sich um ein Textfeld zur Hinterlegung von längeren Kommentartexten und/ oder beliebigen Suchbegriffen zum Dokument. Im Fall von Dokumentenverzeichnissen erscheint der Beschreibungstext des Verzeichnisses und kann hier nachträglich bearbeitet werden.
Im unteren Eingabefeld Barcode kann eine Zeichenfolge, die einem beliebigen Barcodetyp entspricht, eingetragen werden. Die Dokumentensuche kann Dokumente auch aufgrund von in das Suchtextfeld eingescannte, übereinstimmende Barcodes erkennen.

Beim Erstellen neuer Verzeichnisse werden im Hintergrund bereits Zugriffsrechte für Benutzergruppen gesetzt. Als Voreinstellung werden die in der TechDo IS Benutzerverwaltung für das Modul Dokumentenverwaltung definierten Benutzerrechte übernommen. Für jedes Verzeichnis und für jedes Dokument können spezielle Zugriffsrechte gesetzt werden. Die Administration der Zugriffsrechte für Dokumente ist Gegenstand dieses Abschnitts.

Berechtigung Dokument/ Dokumentenverzeichnis

Zum Aufruf der Rechteverwaltung navigieren Sie zu dem betreffenden Verzeichnis oder Dokument und wählen das Symbol Eigenschaften in der Menüleiste oder im Kontextmenü der rechten Maustaste. Im Eigenschaftsfenster wählen Sie anschließend den Bereich Berechtigungen. Hier erscheint eine Liste der Benutzergruppen sowie ggf. einzelner Benutzer, welche Zugriffsrechte für das Verzeichnis bzw. für das Dokument besitzen. Beim Auswählen einer Benutzergruppe/ eines Benutzers wird im unteren Bereich die aktuelle Einstellung der Zugriffsrechte angezeigt. Prinzipiell können hier den Systembenutzern folgende Rechte erteilt oder entzogen werden:

• Lesen: Dokument ohne Möglichkeit zur Bearbeitung öffnen
• Ändern: Dokument zur Bearbeitung öffnen (auschecken)
• Einfügen: Dokument hochladen und einchecken
• Löschen: Dokument oder Ordner entfernen
• Erteilen: Anderen Benutzern/ Benutzergruppen Zugriffsrechte erteilen

Auswahl Systembenutzer

Um weiteren Benutzern/ Benutzergruppen Zugriffsrechte zu erteilen, wählen Sie die Schaltfläche Einfügen. In das Eingabefeld Suche des Auswahldialogs für Benutzergruppen können Sie einen bekannten Namen eingeben. Ansonsten werden Ihnen alle im System vorhandenen Benutzergruppen und Benutzer aufgelistet. Nach Auswahl eines Listeneintrags erhält die neue Benutzergruppe/ der neue Benutzer automatisch die Berechtigung Lesen. Um die Berechtigung zu erweitern, müssen Sie die soeben neu eingefügte Benutzergruppe auswählen und bei den gewünschten Rechten jeweils unten ein Häkchen setzen. Mit OK bestätigen Sie die Übernahme der aktuell eingestellten Rechtekonfiguration.

Für die Rechteverwaltung gilt das Prinzip der automatischen Vererbung, d.h. jedes neue Dokument und jedes neue Unterverzeichnis erhält automatisch diejenigen Benutzerrechte, welche zuvor für die Verzeichnisse der oberen Ebenen definiert wurden. Falls die Zugriffsrechte für bestimmte Unterordner oder auch für einzelne Dokumente neu festgelegt werden müssen, so können diese Einstellungen von Systembenutzern mit den entsprechenden Rechten vorgenommen werden (im allgemeinen durch Mitglieder der Gruppe Administrator).

Die Rechtevererbung ist nicht nur beim Einfügen neuer Dokumente, sondern auch bei jeder Änderung von Verzeichnisrechten wirksam, d.h. eine Änderung der Verzeichnisrechte bewirkt automatisch die entsprechende Konfiguration der Zugriffsrechte für alle untergeordneten Dokumente.

Verknüpfte Datenobjekte

Bei den verknüpften Objekten handelt sich um alle internen Datenobjekte (Stammdaten, Arbeitspläne, MoC, etc.), deren objektbezogenen Dokumentenlisten eine Verknüpfung mit dem betreffenden Dokument beinhalten. In der Datenspalte Objekt am rechten Fensterrand der Dokumentenverwaltung sind zu jedem Dokument alle Objektnamen von aktuell verknüpften Datenobjekten aufgeführt. Über den Menüpunkt Verknüpfte Objekte des Kontextmenüs und Auswahl eines bestimmten Objektnamens öffnen Sie - unter Berücksichtigung der Objektberechtigungen - direkt ein mit dem Dokument verknüpftes Objekt. In der Liste zugehörige Dokumente eines so aufgerufenen Datenobjekts erhält die Position mit dem betreffenden Dokument automatisch den Focus.

Versionshistorie Dokument

TechDo IS verwaltet die lückenlose Versionshistorie der Dokumente. Alle früheren Versionen können von den berechtigten Anwendern aufgerufen und ggf. exportiert werden. Die Versionshistorie mit der Logininformation des Anwenders, dem Zeitpunkt der Änderung sowie einer forlaufenden Revisionsnummer ist unter den Eigenschaften im Bereich Version einsehbar. Die einzelnen in der Versionsliste aufgeführten Dokumentenversionen können über das zugehörige Kontextmenü geöffnet oder exportiert werden. Ein Doppelklick auf einen Listeneintrag öffnet die betreffende Dokumentenversion mit dem zugehörigen, auf Ihrem Arbeitsplatz verfügbaren Programm bzw. Datei-Viewer zum Lesen.

Sie können Dokumente nach ihrem ursprünglichem Dateinamen sowie nach jeder weiteren, einem Dokument zugeordneten Information oder Eigenschaft suchen. Die von Ihnen in das universelle Suchfeld eingegebene Zeichenfolge wird in den folgenden Datenfeldern immer gleichzeitig gesucht:

Beispiel Dokumentensuche

• Ursprünglicher Dateiname und/oder Dateiendung
• Bezeichnung bzw. neuer Dateiname
• Zeichenfolgen im Beschreibungstext für das Dokument
• Barcode

Die Suchfunktion berücksichtigt alle im System vorhandenen Dokumente, d.h. auch solche Dokumente, die ausschließlich in die individuellen Dokumentenlisten einzelner Stammdatenobjekte oder anderer Datenobjekte eingefügt wurden. Mit Hilfe des Dokumentenfilters kann die Suche auf eine bestimmte, benutzerdefinierte Dokumentenkategorie eingeschränkt werden.

Über die Funktionstaste F3, die entsprechende Schaltfläche rechts oder durch einfaches Betätigen der ENTER-Taste innerhalb des Suchfeldes starten Sie die Suche. Alle Dokumente, die den Suchkriterien entsprechen, werden anschließend aufgelistet und können per Doppelklick direkt geöffnet werden.

Verknüpfte Datenobjekte öffnen

Über die Werkzeugleiste oder das entsprechende Menü der rechten Maustaste stehen die gewohnten Funktionen zur Bearbeitung und Verwaltung der im Suchergebnis angezeigten Dokumente zur Verfügung. Die nach Ausführung der Suche ausgeblendete Dokumenten-Verzeichnisstruktur lässt sich über die Aktualisieren Funktion (F5-Taste) wieder einblenden. Mit der F4-Taste leeren Sie die Suchfelder für eine weitere Suche.

Die Datenspalte Objekt ganz rechts im Suchergebnis beinhaltet Informationen über die mit dem gefundenen Dokument verknüpften Datenobjekte. Über den Menüpunkt Verknüpfte Objekte des Kontextmenüs und Auswahl eines bestimmten Objektnamens öffnen Sie direkt das mit dem Dokument verlinkte Datenobjekt!