Dokumentenverwaltung: Unterschied zwischen den Versionen

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(→‎Versionsverwaltung für Dokumente)
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__NOTOC__{{DISPLAYTITLE:Dokumentenverwaltung}}
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__NOINDEX__
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Die zentrale Dokumentenverwaltung wird über die Schaltfläche Dokumentenverwaltung der linken Menüleiste des Hauptfensters gestartet.
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__NOTOC__
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Dokumente werden hier in einer vom Anwender festzulegenden Baumstruktur abgelegt. Erweiterte Suchfunktionen nach Barcode, Beschreibungstexten, Dateinamen und benutzerdefinierten Dokumentenfiltern ermöglichen das schnelle Auffinden eines Dokuments. Die Rechteverwaltung gestattet es Ordnerstrukturen aber auch einzelne Dokumente für Benutzer frei zu geben oder zu sperren.
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__NOTITLE__
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[[Category:Modul]]
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{| cellspacing="100" border=0 xwidth="100%"
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|valign=top| <font size=20>Dokumentenverwaltung</font>
  
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<div class="autosize">[[Datei:Dokumentenverwaltung.png|Die zentrale Dokumentenverwaltung]]</div>
 
  
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'''Themen:'''
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* Verzeichnisstruktur für Dokumente anlegen
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* Neue Dokumente hinzufügen
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* Dokumente bearbeiten
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* Zugriffsrechte für Dokumente vergeben
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* Eigenschaften und Filter von Dokumenten bearbeiten
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* Dokumente mit internen Datenobjekten verknüpfen
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* Dokumente suchen
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* Dokumente kopieren
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* Dokumente exportieren
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* Revisionssichere Historie: Versionsverwaltung für Dokumente
  
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|align=center| [[Datei:DokumentenverwaltungNeu.png|450px|Die zentrale Dokumentenverwaltung]]
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|}
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</center>
 
__TOC__
 
__TOC__
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=== Ordnerstruktur für Dokumente anlegen ===
 
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Dokumente werden in einer Baumstruktur von Haupt- und Unterverzeichnissen abgelegt. Das Anlegen der Verzeichnisstruktur erfolgt über die beiden Ordnersymbole ''Neuer Dokumentenblock'' und ''Neuer Unterordner''. Die Hauptverzeichnisse auf oberster Ebene werden mit Hilfe der ersten Funktion ''Neuer Dokumentenblock'' angelegt.
 
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<div class="autosize">[[Bild:ModuleDokVerwSchaltfächeNeuerBlock.png|Dokumenten-Hauptgruppe anlegen]]</div>
 
  
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Zur Eingabe des Verzeichnisnamen erscheint ein Eingabefenster mit weiteren Datenfeldern für zusätzliche Informationen:
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= Einleitung =
  
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* Verzeichnisname
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Die zentrale Dokumentenverwaltung wird über die Schaltfläche ''Dokumentenverwaltung'' der oberen Menüleiste des Hauptfensters gestartet.
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* Verzeichnisbeschreibung
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Dokumente werden hier in einer von Anwendern festzulegenden Verzeichnisstruktur abgelegt. Die Dokumentenverwaltung ermöglicht im Prinzip jedem entsprechend autorisierten Systembenutzer zentralen und modulunabhängigen Zugriff auf alle vom System verwalteten Dokumente. Eine administrative Einschränkung oder Erweiterung von Zugriffsrechten für Benutzergruppen erfolgt über Einstellungen in den Eigenschaften von Dokumentenverzeichnissen. Die Rechteverwaltung gestattet es, Verzeichnisstrukturen aber auch einzelne Dokumente für Benutzer freizugeben oder zu sperren. Für jedes Dokumenten legt das System bei Änderungen im Hintergrund eine lückenlose Versionshistorie an. Jede Dokumentenversion kann von berechtigten Anwendern eingesehen und auch exportiert werden. <br />
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* Dokumentenfilter (optionale Voreinstellung)
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Erweiterte, kombinierte Suchfunktionen nach Barcode, Beschreibungstexten, Suchbegriffen, Dateinamen und (benutzerdefinierter) Kategorie ermöglichen das schnelle Auffinden eines gesuchten Dokuments.
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<div class="autosize">[[Bild:ModuleDokVerwDialogOrdnerEigenschaften.png|Eigenschaften]]</div>
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== Bedienelemente der Dokumentenverwaltung ==
  
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Bei aktivierter Option ''Filter allen untergeordneten Dokumenten zuweisen'' wird diese Filtereinstellung automatisch jedem unter dem Verzeichnis abgelegten Dokument oder Unterverzeichnis zugewiesen. Sie kann jedoch nachträglich für einzelne Dokumente und Unterordner wieder geändert werden. Ihre Eingaben werden bei Bestätigung mit ''OK'' in die Datenbank übernommen.<br />
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Oberhalb der Dokumenten-Verzeichnisstruktur befindet sich eine Werkzeugleiste mit den zentralen Funktionen der Dokumentenverwaltung:
  
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Sofern der gewünschte Dokumentenfilter hier noch nicht zur Auswahl steht, können Sie selbst neue Filter anlegen (s. Abschnitt ''Dokumentenfilter erstellen''). <br />
 
  
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Um weitere Unterverzeichnisse erstellen zu können, muss immer ein Hauptverzeichnis fokussiert sein. <br />
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<div class="block-content">
  
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<div class="autosize">[[Bild:ModuleDokVerwSchaltfächeNeuerUnterordner.png|Ordner anlegen]]</div>
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[[Bild:Dokumentenverwaltung_Toolbar.png|thumb|200px|Werkzeugleiste Dokumentenverwaltung]]
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{| class="wikitable"
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! Schaltfläche !! Beschreibung
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|-
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|align=center| <span class="button">[[Bild:SymbolStdRefresh.png]]</span> || Ansicht Dokumentenverwaltung aktualisieren
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|-
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|align=center| <span class="button">[[Bild:SymbolStdFolder.png]]</span> || Neuen Dokumentenordner anlegen  
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|-
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|align=center| <span class="button">[[Bild:SymbolStdDelete.png]]</span> || Dokument oder Ordner löschen
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|-
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|align=center| <span class="button">[[Bild:SymbolStdDownloadFolder.png]]</span> || Dokument/ Datei exportieren
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|-
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|align=center| <span class="button">[[Bild:SymbolStdDocView.png]]</span> || Dokument anzeigen
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|-
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|align=center| <span class="button">[[Bild:SymbolStdUpload.png]]</span> || Dokument(e) hochladen und einchecken
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|-
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|align=center| <span class="button">[[Bild:SymbolStdDownload.png]]</span> || Dokument auschecken, herunterladen und zur Bearbeitung öffnen
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|-
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|align=center| <span class="button">[[Bild:SymbolStdCancel.png]]</span> || Vorgang Auschecken abbrechen
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|-
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|align=center| <span class="button">[[Bild:SymbolStdProperties.png]]</span> || Eigenschaften und Berechtigungen von Dokumenten und Ordnern, Aufruf der Versionshistorie
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|-
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|}
  
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</div>
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<div class="block-content">
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Alle Dokumentenoperationen der Werkzeugleiste, ergänzt um zusätzliche Funktionen für das Kopieren oder Versenden von Dokumenten, stehen Ihnen auch im Kontextmenü zur Verfügung:
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Kontextmenü Dokumentenverwaltung von oben nach unten:
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[[Bild:Stammdaten-Dokumente_RM-Menue.png|thumb|200px|Kontextmenü Dokumentenverwaltung]]
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[[Bild:DokumentenverwaltungEigenschaften.png|thumb|200px|Eigenschaften Dialog]]
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{| class="wikitable"
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! Menü !! Beschreibung
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|-
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| <span class="button">Öffnen</span> || Dokument mit zugehörigem Programm bzw. Betrachter anzeigen.
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|-
 +
| <span class="button">Speichern unter...</span> || Eine Kopie des Dokuments in einem Windows-Verzeichnis speichern.
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|-
 +
| <span class="button">Verknüpfte Objekte</span> || Liste der mit dem Dokument verknüpften, internen Datenobjekte - mit Möglichkeit zu deren Aufruf. 
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|-
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| <span class="button">Einchecken/ Hochladen</span> || Das Dokument wird zum Bearbeiten aus TechDo IS freigegeben.
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|-
 +
| <span class="button">Datei/ Ordner löschen</span> || Das Dokument/ der Ordner soll gelöscht werden.
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|-
 +
| <span class="button">Auschecken abbrechen</span> || Die Bearbeitung wird ohne Änderungen abgebrochen.
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|-
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| <span class="button">Ausschneiden</span> || Dokument in die Zwischenablage kopieren und aus bisherigem Dokumentenverzeichnis entfernen.
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|-
 +
| <span class="button">Kopieren</span> || Dokument in die Zwischenablage kopieren.
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|-
 +
| <span class="button">Einfügen als Verknüpfung</span> || Eine Verknüpfung zum kopierten Dokument in die Liste zugehöriger Dokumente eines internen Datenobjekts einfügen.
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|-
 +
| <span class="button">Einfügen</span> || Dokument aus der Zwischenablage in das aktuell markierte Dokumentenverzeichnis einfügen.
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|-
 +
| <span class="button">Neuer Ordner</span> || Ein neues Dokumentenverzeichnis anlegen
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|-
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| <span class="button">Erweitert / Benachrichtigung senden</span> || Interne Nachricht mit Bezug zum Dokument oder Dokument per E-Mail senden.
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|-
 +
| <span class="button">Eigenschaften</span> ||
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{| class="wikitable"
 +
! Reiter !! Beschreibung
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|-
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| Allgemein || Anzeige allgemeiner Dokumenteneigenschaften und Auswahl der Kategorie des Dokuments (als Filterfunktion).
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|-
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| Beschreibung || Eingabe einer Dokumentenbeschreibung sowie eines Barcodes zur Identifizierung des Dokuments.
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|-
 +
| Verknüpfte Objekte || Liste der mit dem Dokument verknüpften, internen Datenobjekte - mit Möglichkeit zu deren Aufruf. 
 +
|-
 +
| Berechtigungen || Anzeige und Bearbeiten der Zugriffsrechte für das aktuelle Dokument bzw. das Dokumentenverzeichnis.
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|-
 +
| Version || Liste sämtlicher Versionen des Dokuments mit der Möglichkeit zu deren Anzeige oder Export.
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|-
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|}
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|}
 +
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</div>
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== Verzeichnisstruktur für Dokumente anlegen ==
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[[Bild:Dokumentenverwaltung_NeuerOrdner.png|thumb|200px|Dokumentenordner anlegen]]
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Dokumente werden in einer Baumstruktur von Haupt- und Unterverzeichnissen abgelegt. Das Anlegen der Verzeichnisstruktur erfolgt über das Ordnersymbol ''Neuer Ordner''. Beim Anlegen der Hauptverzeichnisse auf oberster Ebene darf sich kein bereits vorhandener Ordner im Focus befinden.
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 +
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Zur Eingabe des Verzeichnisnamen erscheint ein Eingabefenster mit folgenden Datenfeldern:
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* <span class="field">Verzeichnisname</span>
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* <span class="field">Verzeichnisbeschreibung</span>
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Um weitere Unterverzeichnisse erstellen zu können, muss immer ein Hauptverzeichnis fokussiert sein. <br />
 
Beim Erstellen neuer Verzeichnisse werden im Hintergrund bereits Zugriffsrechte für Benutzergruppen gesetzt. Als Voreinstellung werden die in der TechDo IS Benutzerverwaltung für das Modul Dokumentenverwaltung definierten Benutzerrechte übernommen. Für jedes Verzeichnis und für jedes Dokument können spezielle Zugriffsrechte gesetzt werden. Die Administration der Zugriffsrechte ist Gegenstand des Abschnitts ''Zugriffsrechte für Dokumente''.
 
Beim Erstellen neuer Verzeichnisse werden im Hintergrund bereits Zugriffsrechte für Benutzergruppen gesetzt. Als Voreinstellung werden die in der TechDo IS Benutzerverwaltung für das Modul Dokumentenverwaltung definierten Benutzerrechte übernommen. Für jedes Verzeichnis und für jedes Dokument können spezielle Zugriffsrechte gesetzt werden. Die Administration der Zugriffsrechte ist Gegenstand des Abschnitts ''Zugriffsrechte für Dokumente''.
  
−
=== Neue Dokumente hinzufügen ===
+
== Neue Dokumente hinzufügen ==
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<div class="block-content">
  
−
<div class="autosize">[[Bild:ModuleDokVerwSchaltfächeDateiHochladen.png|Dokumente hinzufügen]]</div>
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[[Bild:Dokumentenverwaltung_SchaltflächeHochladen.png|thumb|200px|Dokumente hinzufügen]]
 
<br />
 
<br />
 
Um neue Dokumente einzufügen, navigieren Sie in der Baumstruktur zum gewünschten Dokumentenordner und wählen für den Zugriff auf Dokumente in Ihrem Dateisystem das Öffnen-Symbol.
 
Um neue Dokumente einzufügen, navigieren Sie in der Baumstruktur zum gewünschten Dokumentenordner und wählen für den Zugriff auf Dokumente in Ihrem Dateisystem das Öffnen-Symbol.
 
Alle in einem Windows-Verzeichnis abgelegten Dokumente können in einem Schritt hochgeladen werden, indem man im Dialog ''Datei öffnen'' alle Dokumente markiert (Multiselect) und  die ''Öffnen'' Schaltfläche betätigt. Anschließend erscheinen alle ausgewählten Dokumente im zuvor markierten Verzeichnis der Dokumentenverwaltung.  <br />
 
Alle in einem Windows-Verzeichnis abgelegten Dokumente können in einem Schritt hochgeladen werden, indem man im Dialog ''Datei öffnen'' alle Dokumente markiert (Multiselect) und  die ''Öffnen'' Schaltfläche betätigt. Anschließend erscheinen alle ausgewählten Dokumente im zuvor markierten Verzeichnis der Dokumentenverwaltung.  <br />
  
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<div class="autosize">[[Bild:ModuleDokVerwDialogDateienAuswählen.png|Dokumente hinzufügen]]</div>
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[[Bild:ModuleDokVerwDialogDateienAuswählen.png||thumb|200px|Auswahl von Dokumenten]]
  
 
Die Verwaltung der Dokumente und ihrer Historie durch TechDo IS wird durch den Vorgang <span class="button">Einchecken</span> aktiviert.
 
Die Verwaltung der Dokumente und ihrer Historie durch TechDo IS wird durch den Vorgang <span class="button">Einchecken</span> aktiviert.
  
−
=== Dokumenten Eigenschaften ===
+
</div>
−
Zu jedem Dokument können zusätzliche Informationen und Ordnungskriterien gespeichert werden. Diese Informationen erleichtern das spätere Auffinden der Dokumente - insbesondere für den Fall dass man sich später an den ursprünglichen Dateinamen und den Ablageort innerhalb der Verzeichnisstruktur nicht mehr erinnert.
+
  
−
<div class="autosize">[[Bild:ModuleDokVerwSchaltfächeDateiEigenschaften.png|Kategorie, Beschreibungstexten, Suchbegriffen und Barcodes]]</div>
+
== Dokumenten-Eigenschaften ==
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Zu jedem Dokument können zusätzliche Informationen und Ordnungskriterien gespeichert werden. Diese Informationen erleichtern das spätere Auffinden der Dokumente - insbesondere für den Fall dass man sich später an den ursprünglichen Dateinamen und den Ablageort innerhalb der Verzeichnisstruktur nicht mehr erinnert. Zu den Dokumenteneigenschaften zählen auch die Berechtigungen sowie die Versionshistorie. <br />
 +
 
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[[Bild:Dokumentenverwaltung_SchaltflächeEigenschaften.png|thumb|200px||Aufruf Dokumenten-Eigenschaften]]
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Die Dokumentenverwaltung unterscheidet bei den Dokumenten-Eigenschaften 5 verschiedene Kategorien: <br />
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{| class="wikitable"
 +
! Reiter !! Beschreibung
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|-
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| Allgemein || Anzeige allgemeiner Dokumenteneigenschaften und Auswahl der Kategorie des Dokuments (als Filterfunktion).
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|-
 +
| Beschreibung || Eingabe einer Dokumentenbeschreibung sowie eines Barcodes zur Identifizierung des Dokuments.
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|-
 +
| Verknüpfte Objekte || Liste der mit dem Dokument verknüpften, internen Datenobjekte - mit Möglichkeit zu deren Aufruf. 
 +
|-
 +
| Berechtigungen || Anzeige und Bearbeiten der Zugriffsrechte für das aktuelle Dokument bzw. das Dokumentenverzeichnis.
 +
|-
 +
| Version || Liste sämtlicher Versionen des Dokuments mit der Möglichkeit zu deren Anzeige oder Export.
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|-
 +
|}
 +
 
 +
=== Allgemeine Eigenschaften ===
 +
 
 +
<div class="block-content">
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[[Bild:Dokumentenverwaltung_EigenschaftenAllgemein.png|thumb|200px|Dokument: Allgemeine Eigenschaften]]
 +
 
 +
Im Bereich ''Allgemein'' können folgende Dokumenten-Eigenschaften von Ihnen erstmalig festgelegt oder geändert werden:
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 +
* <span class="field">Dokumentenbezeichnung </span>
 +
* <span class="field">Dokumenten-Kategorie</span>
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 +
Der Original-Dateiname und die mit ihm verbundene Suchfunktion bleiben im System immer verfügbar, auch für den Fall, dass Sie die Möglichkeiten zur Vergabe neuer Bezeichnungen für Dokumente innerhalb der Dokumentenverwaltung  nutzen. <br />
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 +
Sofern der gewünschte Dokumenten-Kategorie hier noch nicht zur Auswahl steht, können Sie selbst neue Filter anlegen (s. Abschnitt ''Dokumenten-Kategorie erstellen''). <br />
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 +
Bei den weiteren allgemeinen Eigenschaften handelt es sich um eine Zusammenfassung der Dateieigenschaften des Dokuments:<br />
 +
 
 +
* Dateityp
 +
* Ablageort in der Verzeichnisstruktur
 +
* Dateigröße
 +
* Datum/ Uhrzeit der letzten Änderung
 +
 
 +
</div>
 +
 
 +
<div class="block-content">
 +
[[Bild:Dokumentenverwaltung_EigenschaftenAllgemeinOrdner.png|thumb|200px|Ordner: Allgemeine Eigenschaften]]
 +
 
 +
In gleicher Weise können hier Eigenschaften für Ordner festgelegt bzw. nachträglich geändert werden:
 +
* <span class="field">Dokumentenbezeichnung </span>
 +
* <span class="field">Dokumenten-Kategorie</span>
 +
 
 +
Bei aktivierter Option ''Kategorie an untergeordnete Struktur vererben'' wird die entsprechende Kategorie automatisch unter dem Verzeichnis abgelegten Dokumenten bzw. der untergeordneten Verzeichnisstruktur zugewiesen. Sie kann jedoch nachträglich für einzelne Dokumente und Unterordner wieder geändert werden. Ihre Eingaben zu Dokumenten-Eigenschaften werden bei Bestätigung mit ''OK'' in die Datenbank übernommen.<br />
 +
 
 +
</div>
 +
 
 +
=== Dokumentenbeschreibung ===
 +
<div class="block-content">
 +
 
 +
[[Bild:Dokumentenverwaltung_EigenschaftenBeschreibung.png|thumb|200px|Dokumentenbeschreibung und Barcode]]
 +
 
 +
Bei der Dokumentenbeschreibung handelt es sich um ein Textfeld zur Hinterlegung von längeren Kommentartexten und/ oder beliebigen Suchbegriffen zum Dokument. Im Fall von Dokumentenverzeichnissen erscheint der Beschreibungstext des Verzeichnisses und kann hier nachträglich bearbeitet werden. <br />
 +
Im unteren Eingabefeld ''Barcode'' kann eine Zeichenfolge, die einem beliebigen Barcodetyp entspricht, eingetragen werden. Die Dokumentensuche kann Dokumente auch aufgrund von in das Suchtextfeld eingescannte, übereinstimmende Barcodes erkennen. 
 +
</div>
 +
 
 +
=== Dokumentenberechtigungen ===
 +
 
 +
<div class="block-content">
 +
 
 +
Beim Erstellen neuer Verzeichnisse werden im Hintergrund bereits Zugriffsrechte für Benutzergruppen gesetzt. Als Voreinstellung werden die in der TechDo IS Benutzerverwaltung für das Modul Dokumentenverwaltung definierten Benutzerrechte übernommen. Für jedes Verzeichnis und für jedes Dokument können spezielle Zugriffsrechte gesetzt werden. Die Administration der Zugriffsrechte für Dokumente ist Gegenstand dieses Abschnitts.<br />
 +
 
 +
[[Bild:Dokumente_Berechtigungen_2.png|thumb|200px|Berechtigung Dokument/ Dokumentenverzeichnis]]
 +
 
 +
Zum Aufruf der Rechteverwaltung navigieren Sie zu dem betreffenden Verzeichnis oder Dokument und wählen das Symbol ''Eigenschaften'' in der Menüleiste oder im Kontextmenü der rechten Maustaste. Im Eigenschaftsfenster wählen Sie anschließend den Bereich ''Berechtigungen''. Hier erscheint eine Liste der Benutzergruppen sowie ggf. einzelner Benutzer, welche Zugriffsrechte für das Verzeichnis bzw. für das Dokument besitzen. Beim Auswählen einer Benutzergruppe/ eines Benutzers wird im unteren Bereich die aktuelle Einstellung der Zugriffsrechte angezeigt. Prinzipiell können hier den Systembenutzern folgende Rechte erteilt oder entzogen werden:
 
<br />
 
<br />
  
−
Der Original-Dateiname und die zugehörige Suchfunktion bleiben im System immer verfügbar, auch für den Fall dass Sie die Möglichkeit der Dokumentenverwaltung nutzen Dokumente mit neuen Bezeichnungen zu versehen. Folgende Datenfelder mit Suchfunktionen stehen zur Beschreibung von Dokumenten zur Verfügung:<br />
+
* Lesen: Dokument ohne Möglichkeit zur Bearbeitung öffnen
 +
* Ändern: Dokument zur Bearbeitung öffnen (auschecken)
 +
* Einfügen: Dokument hochladen und einchecken   
 +
* Löschen: Dokument oder Ordner entfernen
 +
* Erteilen: Anderen Benutzern/ Benutzergruppen Zugriffsrechte erteilen
 +
<br />
  
−
* Dokumentenbezeichnung
+
[[Bild:Dokumentenverwaltung_EigenschaftenBerechtigungenEinfügen.png|thumb|200px|Auswahl Systembenutzer]]
−
* Dokumentenbeschreibung (mit weiteren Suchbegriffen)
+
 
−
* Dokumentenfilter bzw. Dokumenten-Kategorie
+
Um weiteren Benutzern/ Benutzergruppen Zugriffsrechte zu erteilen, wählen Sie die Schaltfläche ''Einfügen''. In das Eingabefeld ''Suche'' des Auswahldialogs für Benutzergruppen können Sie einen bekannten Namen eingeben. Ansonsten werden Ihnen alle im System vorhandenen Benutzergruppen und Benutzer aufgelistet. Nach Auswahl eines Listeneintrags erhält die neue Benutzergruppe/ der neue Benutzer automatisch die Berechtigung ''Lesen''. Um die Berechtigung zu erweitern, müssen Sie die soeben neu eingefügte Benutzergruppe auswählen und bei den gewünschten Rechten jeweils unten ein Häkchen setzen. Mit '''OK''' bestätigen Sie die Übernahme der aktuell eingestellten Rechtekonfiguration.
−
* Barcode
+
 
<br />
 
<br />
  
−
Sofern Sie weitere Dokumente unter einem Dokument (anstatt unter einem Verzeichnis) ablegen, so wird der Dokumentfilter automtisch auf die neuen Unter-Dokumente vererbt.
 
  
 +
Für die Rechteverwaltung gilt das Prinzip der automatischen Vererbung, d.h. jedes neue Dokument und jedes neue Unterverzeichnis erhält automatisch diejenigen Benutzerrechte, welche zuvor für die Verzeichnisse der oberen Ebenen definiert wurden. Falls die Zugriffsrechte für bestimmte Unterordner oder auch für einzelne Dokumente neu festgelegt werden müssen, so können diese Einstellungen von Systembenutzern mit den entsprechenden Rechten vorgenommen werden (im allgemeinen durch Mitglieder der Gruppe ''Administrator'').<br />
 +
<br />
 +
Die Rechtevererbung ist nicht nur beim Einfügen neuer Dokumente, sondern auch bei jeder Änderung von Verzeichnisrechten wirksam, d.h. eine Änderung der Verzeichnisrechte bewirkt automatisch die entsprechende Konfiguration der Zugriffsrechte für alle untergeordneten Dokumente.<br />
 +
</div>
  
−
<div class="autosize">[[Bild:ModuleDokVerwDialogDateiEigenschaften.png|Eigenschaften]]</div>
+
=== Verknüpfte Objekte ===
  
−
=== Dokument-Bereichtigungen ===
+
<div class="block-content">
  
−
Beim Erstellen neuer Verzeichnisse werden im Hintergrund bereits Zugriffsrechte für Benutzergruppen gesetzt. Als Voreinstellung werden die in der TechDo IS Benutzerverwaltung für das Modul Dokumentenverwaltung definierten Benutzerrechte übernommen. Für jedes Verzeichnis und für jedes Dokument können spezielle Zugriffsrechte gesetzt werden. Die Administration der Zugriffsrechte für Dokumente ist Gegenstand dieses Abschnitts.<br />
+
[[Bild:Dokumentenverwaltung_VerknüpfteObjekte.png|thumb|200px|Verknüpfte Datenobjekte]]
−
Zum Aufruf der Rechteverwaltung eines Dokumentenordners navigieren Sie zu dem betreffenden Verzeichnis und wählen das Symbol ''Zugriffsrechte'' in der Menüleiste
+
  
−
<div class="autosize">[[Bild:ModuleDokVerwSchaltfächeDateiBerechtigungen.png|Berechtigungen]]</div>
+
Bei den verknüpften Objekten handelt sich um alle internen Datenobjekte (Stammdaten, Arbeitspläne, MoC, etc.), deren objektbezogenen Dokumentenlisten eine Verknüpfung mit dem betreffenden Dokument beinhalten. In der
 +
Datenspalte ''Objekt'' am rechten Fensterrand der Dokumentenverwaltung sind zu jedem Dokument alle Objektnamen von aktuell verknüpften Datenobjekten aufgeführt. Über den Menüpunkt ''Verknüpfte Objekte'' des Kontextmenüs und Auswahl eines bestimmten Objektnamens öffnen Sie - unter Berücksichtigung der Objektberechtigungen - direkt ein mit dem Dokument verknüpftes Objekt. In der Liste <span class="button">zugehörige Dokumente</span> eines so aufgerufenen Datenobjekts erhält die Position mit dem betreffenden Dokument automatisch den Focus.   <br />
  
−
oder im Funktionsmenü der rechten Maustatste:
+
</div>
  
−
<div class="autosize">[[Bild:ModuleDokVerwKontextMenü.png|Menü Dokumentenrechte]]</div>
+
=== Versionsverwaltung für Dokumente ===
 +
<div class="block-content">
  
−
Für die Rechteverwaltung gilt das Prinzip der automatischen Vererbung, d.h. jedes neue Dokument und jedes neue Unterverzeichnis erhält automtisch diejenigen Benutzerrechte, welche zuvor für die Verzeichnisse der oberen Ebenen definiert wurden. Falls die Zugriffsrechte für betimmte Unterordner oder auch für einzelne Dokumente neu festgelegt werden müssen, so können diese Einstellungen von Systembenutzern mit den entsprechenden Rechten vorgenommen werden (im allgemeinen durch Mitglieder der Gruppe ''Administrator'').<br />
+
[[Bild:Dokumente_Versionshistorie.png|thumb|200px|Versionshistorie Dokument]]
  
−
<div class="autosize">[[Bild:ModuleDokVerwDialogBerechtigungen.png|Berechtigungen]]</div>
+
TechDo IS verwaltet die lückenlose Versionshistorie der Dokumente. Alle früheren Versionen können von den berechtigten Anwendern aufgerufen und ggf. exportiert werden. Die Versionshistorie mit der Logininformation des Anwenders, dem Zeitpunkt der Änderung sowie einer forlaufenden Revisionsnummer ist unter den Eigenschaften im Bereich ''Version'' einsehbar. Die einzelnen in der Versionsliste aufgeführten Dokumentenversionen können über das zugehörige Kontextmenü geöffnet oder exportiert werden. Ein Doppelklick auf einen Listeneintrag öffnet die betreffende Dokumentenversion mit dem zugehörigen, auf Ihrem Arbeitsplatz verfügbaren Programm  bzw. Datei-Viewer zum Lesen.
  
−
Die Rechtevererbung ist nicht nur beim Einfügen neuer Dokumente, sondern auch bei jeder Änderung von Verzeichnisrechten wirksam, d.h. eine Änderung der Verzeichnisrechte bewirkt automatisch die entsprechnde Konfiguration der Zugriffsrechte für alle untergeordneten Dokumente.<br />
+
</div>
−
Mit OK bestätigen Sie die Übernahme der aktuell eingestellten Rechtekonfiguration. Einzeldokumenten lassen sich über den gleichen Menüpunkt ''Zugriffsrechte'' administrieren.
+
 
 +
== Suchfunktionen für Dokumente ==
 +
<div class="block-content">
  
−
=== Suchfunktionen für Dokumente ===
 
 
Sie können Dokumente nach ihrem ursprünglichem Dateinamen sowie nach jeder weiteren, einem Dokument zugeordneten Information oder Eigenschaft suchen. Die von Ihnen in das universelle Suchfeld eingegebene Zeichenfolge wird in den folgenden Datenfeldern immer gleichzeitig gesucht:<br />
 
Sie können Dokumente nach ihrem ursprünglichem Dateinamen sowie nach jeder weiteren, einem Dokument zugeordneten Information oder Eigenschaft suchen. Die von Ihnen in das universelle Suchfeld eingegebene Zeichenfolge wird in den folgenden Datenfeldern immer gleichzeitig gesucht:<br />
 +
 +
[[Bild:Dokumentenverwaltung_Suche.png|thumb|200px|Beispiel Dokumentensuche]]
  
 
* Ursprünglicher Dateiname und/oder Dateiendung
 
* Ursprünglicher Dateiname und/oder Dateiendung
Zeile 86: Zeile 277:
 
* Barcode
 
* Barcode
  
−
Die Suchfunktion berücksichtigt alle im System vorhandenen Dokumente, d.h. auch solche Dokumente, die ausschließlich in die individuellen Dokumentenlisten einzelner Stammdatenobjekte oder anderer Datenobjekte eingefügt wurden. Mit Hilfe des Dokumentenfilters kann die Suche auf eine bestimmte, selbstdefinierte Dokumentenkategorie eingeschränkt werden.<br />
+
Die Suchfunktion berücksichtigt alle im System vorhandenen Dokumente, d.h. auch solche Dokumente, die ausschließlich in die individuellen Dokumentenlisten einzelner Stammdatenobjekte oder anderer Datenobjekte eingefügt wurden. Mit Hilfe des Dokumentenfilters kann die Suche auf eine bestimmte, benutzerdefinierte Dokumentenkategorie eingeschränkt werden.<br />
  
 
Über die Funktionstaste F3, die entsprechende Schaltfläche rechts oder durch einfaches Betätigen der ENTER-Taste innerhalb des Suchfeldes starten Sie die Suche. Alle Dokumente, die den Suchkriterien entsprechen, werden anschließend aufgelistet und können per Doppelklick direkt geöffnet werden.  
 
Über die Funktionstaste F3, die entsprechende Schaltfläche rechts oder durch einfaches Betätigen der ENTER-Taste innerhalb des Suchfeldes starten Sie die Suche. Alle Dokumente, die den Suchkriterien entsprechen, werden anschließend aufgelistet und können per Doppelklick direkt geöffnet werden.  
 
<br />
 
<br />
  
−
Die Datenspalte  ''Verknüpfte Objekt(e)'' ganz rechts beinhaltet Informationen über die mit dem gefundenen Dokument verknüpften Datenobjekte. Neben dem Objektnamen wird das zugehörige Objekt-Symbol angezeigt (entsprechend den Symbolen aus der Objekt-Verwaltung). Durch einen Doppelklick auf einen Objektnamen öffnen Sie direkt das mit dem Dokument verlinkte Datenobjekt!<br />
+
[[Bild:Dokumentenverwaltung_SuchergebnisKontextmenü.png|thumb|200px|Verknüpfte Datenobjekte öffnen]]
  
−
Über die Funktionsleiste oder das entsprechende Menü der rechten Maustaste stehen die gewohnten Funktionen zur Bearbeitung und Verwaltung der im Suchfenster angezeigten Dokumente zur Verfügung.   
+
Über die Werkzeugleiste oder das entsprechende Menü der rechten Maustaste stehen die gewohnten Funktionen zur Bearbeitung und Verwaltung der im Suchergebnis angezeigten Dokumente zur Verfügung.   
−
Die nach Auführung der Suche ausgeblendete Dokumenten-Verzeichnisstruktur lässt sich über die Aktualisieren Funktion (F5) wieder einblenden. Mit F4 leeren Sie die Suchfelder für eine weitere Suche.   
+
Die nach Ausführung der Suche ausgeblendete Dokumenten-Verzeichnisstruktur lässt sich über die Aktualisieren Funktion (<span class="key">F5</span>-Taste) wieder einblenden. Mit der <span class="key">F4</span>-Taste leeren Sie die Suchfelder für eine weitere Suche.   
 +
<br />
  
−
<div class="autosize">[[Bild:ModuleDokVerwSuche.png|Dokumentensuche]]</div>
+
Die Datenspalte ''Objekt'' ganz rechts im Suchergebnis beinhaltet Informationen über die mit dem gefundenen Dokument verknüpften Datenobjekte. Über den Menüpunkt ''Verknüpfte Objekte'' des Kontextmenüs und Auswahl eines bestimmten Objektnamens öffnen Sie direkt das mit dem Dokument verlinkte Datenobjekt!<br />
−
 
+
−
=== Versionsverwaltung für Dokumente ===
+
−
TechDo IS verwaltet die lückenlose Versionshistorie der Dokumente. Alle früheren Versionen können von den berechtigten Anwendern aufgerufen und geöffnet werden. Die Versionshistorie mit Logininformation des Anwenders und Zeitpunkt der Änderung ist über den Menüpunkt ''Informationen Änderung'' der rechten Maustaste  einsehbar. Jeder Eintrag in der Versionsliste besitzt die Funktion eines Menüpunktes zum Öffnen der entsprechenden Version des Dokumentes.
+
  
−
<div class="autosize">[[Bild:ModuleDokVerwKontextMenüRevision.png|Funktionsmenü rechte Maustaste und Versionshistorie]]</div>
+
</div>

Version vom 16. September 2020, 12:34 Uhr


Dokumentenverwaltung


Themen:

  • Verzeichnisstruktur für Dokumente anlegen
  • Neue Dokumente hinzufügen
  • Dokumente bearbeiten
  • Zugriffsrechte für Dokumente vergeben
  • Eigenschaften und Filter von Dokumenten bearbeiten
  • Dokumente mit internen Datenobjekten verknüpfen
  • Dokumente suchen
  • Dokumente kopieren
  • Dokumente exportieren
  • Revisionssichere Historie: Versionsverwaltung für Dokumente
 Die zentrale Dokumentenverwaltung

Einleitung

Die zentrale Dokumentenverwaltung wird über die Schaltfläche Dokumentenverwaltung der oberen Menüleiste des Hauptfensters gestartet. Dokumente werden hier in einer von Anwendern festzulegenden Verzeichnisstruktur abgelegt. Die Dokumentenverwaltung ermöglicht im Prinzip jedem entsprechend autorisierten Systembenutzer zentralen und modulunabhängigen Zugriff auf alle vom System verwalteten Dokumente. Eine administrative Einschränkung oder Erweiterung von Zugriffsrechten für Benutzergruppen erfolgt über Einstellungen in den Eigenschaften von Dokumentenverzeichnissen. Die Rechteverwaltung gestattet es, Verzeichnisstrukturen aber auch einzelne Dokumente für Benutzer freizugeben oder zu sperren. Für jedes Dokumenten legt das System bei Änderungen im Hintergrund eine lückenlose Versionshistorie an. Jede Dokumentenversion kann von berechtigten Anwendern eingesehen und auch exportiert werden.

Erweiterte, kombinierte Suchfunktionen nach Barcode, Beschreibungstexten, Suchbegriffen, Dateinamen und (benutzerdefinierter) Kategorie ermöglichen das schnelle Auffinden eines gesuchten Dokuments.


Bedienelemente der Dokumentenverwaltung

Oberhalb der Dokumenten-Verzeichnisstruktur befindet sich eine Werkzeugleiste mit den zentralen Funktionen der Dokumentenverwaltung:


Werkzeugleiste Dokumentenverwaltung
Schaltfläche Beschreibung
SymbolStdRefresh.png Ansicht Dokumentenverwaltung aktualisieren
SymbolStdFolder.png Neuen Dokumentenordner anlegen
SymbolStdDelete.png Dokument oder Ordner löschen
SymbolStdDownloadFolder.png Dokument/ Datei exportieren
SymbolStdDocView.png Dokument anzeigen
SymbolStdUpload.png Dokument(e) hochladen und einchecken
SymbolStdDownload.png Dokument auschecken, herunterladen und zur Bearbeitung öffnen
SymbolStdCancel.png Vorgang Auschecken abbrechen
SymbolStdProperties.png Eigenschaften und Berechtigungen von Dokumenten und Ordnern, Aufruf der Versionshistorie


Alle Dokumentenoperationen der Werkzeugleiste, ergänzt um zusätzliche Funktionen für das Kopieren oder Versenden von Dokumenten, stehen Ihnen auch im Kontextmenü zur Verfügung:

Kontextmenü Dokumentenverwaltung von oben nach unten:

Kontextmenü Dokumentenverwaltung
Eigenschaften Dialog
Menü Beschreibung
Öffnen Dokument mit zugehörigem Programm bzw. Betrachter anzeigen.
Speichern unter... Eine Kopie des Dokuments in einem Windows-Verzeichnis speichern.
Verknüpfte Objekte Liste der mit dem Dokument verknüpften, internen Datenobjekte - mit Möglichkeit zu deren Aufruf.
Einchecken/ Hochladen Das Dokument wird zum Bearbeiten aus TechDo IS freigegeben.
Datei/ Ordner löschen Das Dokument/ der Ordner soll gelöscht werden.
Auschecken abbrechen Die Bearbeitung wird ohne Änderungen abgebrochen.
Ausschneiden Dokument in die Zwischenablage kopieren und aus bisherigem Dokumentenverzeichnis entfernen.
Kopieren Dokument in die Zwischenablage kopieren.
Einfügen als Verknüpfung Eine Verknüpfung zum kopierten Dokument in die Liste zugehöriger Dokumente eines internen Datenobjekts einfügen.
Einfügen Dokument aus der Zwischenablage in das aktuell markierte Dokumentenverzeichnis einfügen.
Neuer Ordner Ein neues Dokumentenverzeichnis anlegen
Erweitert / Benachrichtigung senden Interne Nachricht mit Bezug zum Dokument oder Dokument per E-Mail senden.
Eigenschaften
Reiter Beschreibung
Allgemein Anzeige allgemeiner Dokumenteneigenschaften und Auswahl der Kategorie des Dokuments (als Filterfunktion).
Beschreibung Eingabe einer Dokumentenbeschreibung sowie eines Barcodes zur Identifizierung des Dokuments.
Verknüpfte Objekte Liste der mit dem Dokument verknüpften, internen Datenobjekte - mit Möglichkeit zu deren Aufruf.
Berechtigungen Anzeige und Bearbeiten der Zugriffsrechte für das aktuelle Dokument bzw. das Dokumentenverzeichnis.
Version Liste sämtlicher Versionen des Dokuments mit der Möglichkeit zu deren Anzeige oder Export.

Verzeichnisstruktur für Dokumente anlegen

Dokumentenordner anlegen

Dokumente werden in einer Baumstruktur von Haupt- und Unterverzeichnissen abgelegt. Das Anlegen der Verzeichnisstruktur erfolgt über das Ordnersymbol Neuer Ordner. Beim Anlegen der Hauptverzeichnisse auf oberster Ebene darf sich kein bereits vorhandener Ordner im Focus befinden.


Zur Eingabe des Verzeichnisnamen erscheint ein Eingabefenster mit folgenden Datenfeldern:

  • Verzeichnisname
  • Verzeichnisbeschreibung


Um weitere Unterverzeichnisse erstellen zu können, muss immer ein Hauptverzeichnis fokussiert sein.
Beim Erstellen neuer Verzeichnisse werden im Hintergrund bereits Zugriffsrechte für Benutzergruppen gesetzt. Als Voreinstellung werden die in der TechDo IS Benutzerverwaltung für das Modul Dokumentenverwaltung definierten Benutzerrechte übernommen. Für jedes Verzeichnis und für jedes Dokument können spezielle Zugriffsrechte gesetzt werden. Die Administration der Zugriffsrechte ist Gegenstand des Abschnitts Zugriffsrechte für Dokumente.

Neue Dokumente hinzufügen

Dokumente hinzufügen


Um neue Dokumente einzufügen, navigieren Sie in der Baumstruktur zum gewünschten Dokumentenordner und wählen für den Zugriff auf Dokumente in Ihrem Dateisystem das Öffnen-Symbol. Alle in einem Windows-Verzeichnis abgelegten Dokumente können in einem Schritt hochgeladen werden, indem man im Dialog Datei öffnen alle Dokumente markiert (Multiselect) und die Öffnen Schaltfläche betätigt. Anschließend erscheinen alle ausgewählten Dokumente im zuvor markierten Verzeichnis der Dokumentenverwaltung.

Auswahl von Dokumenten

Die Verwaltung der Dokumente und ihrer Historie durch TechDo IS wird durch den Vorgang Einchecken aktiviert.

Dokumenten-Eigenschaften

Zu jedem Dokument können zusätzliche Informationen und Ordnungskriterien gespeichert werden. Diese Informationen erleichtern das spätere Auffinden der Dokumente - insbesondere für den Fall dass man sich später an den ursprünglichen Dateinamen und den Ablageort innerhalb der Verzeichnisstruktur nicht mehr erinnert. Zu den Dokumenteneigenschaften zählen auch die Berechtigungen sowie die Versionshistorie.

Aufruf Dokumenten-Eigenschaften

Die Dokumentenverwaltung unterscheidet bei den Dokumenten-Eigenschaften 5 verschiedene Kategorien:

Reiter Beschreibung
Allgemein Anzeige allgemeiner Dokumenteneigenschaften und Auswahl der Kategorie des Dokuments (als Filterfunktion).
Beschreibung Eingabe einer Dokumentenbeschreibung sowie eines Barcodes zur Identifizierung des Dokuments.
Verknüpfte Objekte Liste der mit dem Dokument verknüpften, internen Datenobjekte - mit Möglichkeit zu deren Aufruf.
Berechtigungen Anzeige und Bearbeiten der Zugriffsrechte für das aktuelle Dokument bzw. das Dokumentenverzeichnis.
Version Liste sämtlicher Versionen des Dokuments mit der Möglichkeit zu deren Anzeige oder Export.

Allgemeine Eigenschaften

Dokument: Allgemeine Eigenschaften

Im Bereich Allgemein können folgende Dokumenten-Eigenschaften von Ihnen erstmalig festgelegt oder geändert werden:

  • Dokumentenbezeichnung
  • Dokumenten-Kategorie

Der Original-Dateiname und die mit ihm verbundene Suchfunktion bleiben im System immer verfügbar, auch für den Fall, dass Sie die Möglichkeiten zur Vergabe neuer Bezeichnungen für Dokumente innerhalb der Dokumentenverwaltung nutzen.

Sofern der gewünschte Dokumenten-Kategorie hier noch nicht zur Auswahl steht, können Sie selbst neue Filter anlegen (s. Abschnitt Dokumenten-Kategorie erstellen).

Bei den weiteren allgemeinen Eigenschaften handelt es sich um eine Zusammenfassung der Dateieigenschaften des Dokuments:

  • Dateityp
  • Ablageort in der Verzeichnisstruktur
  • Dateigröße
  • Datum/ Uhrzeit der letzten Änderung
Ordner: Allgemeine Eigenschaften

In gleicher Weise können hier Eigenschaften für Ordner festgelegt bzw. nachträglich geändert werden:

  • Dokumentenbezeichnung
  • Dokumenten-Kategorie

Bei aktivierter Option Kategorie an untergeordnete Struktur vererben wird die entsprechende Kategorie automatisch unter dem Verzeichnis abgelegten Dokumenten bzw. der untergeordneten Verzeichnisstruktur zugewiesen. Sie kann jedoch nachträglich für einzelne Dokumente und Unterordner wieder geändert werden. Ihre Eingaben zu Dokumenten-Eigenschaften werden bei Bestätigung mit OK in die Datenbank übernommen.

Dokumentenbeschreibung

Dokumentenbeschreibung und Barcode

Bei der Dokumentenbeschreibung handelt es sich um ein Textfeld zur Hinterlegung von längeren Kommentartexten und/ oder beliebigen Suchbegriffen zum Dokument. Im Fall von Dokumentenverzeichnissen erscheint der Beschreibungstext des Verzeichnisses und kann hier nachträglich bearbeitet werden.
Im unteren Eingabefeld Barcode kann eine Zeichenfolge, die einem beliebigen Barcodetyp entspricht, eingetragen werden. Die Dokumentensuche kann Dokumente auch aufgrund von in das Suchtextfeld eingescannte, übereinstimmende Barcodes erkennen.

Dokumentenberechtigungen

Beim Erstellen neuer Verzeichnisse werden im Hintergrund bereits Zugriffsrechte für Benutzergruppen gesetzt. Als Voreinstellung werden die in der TechDo IS Benutzerverwaltung für das Modul Dokumentenverwaltung definierten Benutzerrechte übernommen. Für jedes Verzeichnis und für jedes Dokument können spezielle Zugriffsrechte gesetzt werden. Die Administration der Zugriffsrechte für Dokumente ist Gegenstand dieses Abschnitts.

Berechtigung Dokument/ Dokumentenverzeichnis

Zum Aufruf der Rechteverwaltung navigieren Sie zu dem betreffenden Verzeichnis oder Dokument und wählen das Symbol Eigenschaften in der Menüleiste oder im Kontextmenü der rechten Maustaste. Im Eigenschaftsfenster wählen Sie anschließend den Bereich Berechtigungen. Hier erscheint eine Liste der Benutzergruppen sowie ggf. einzelner Benutzer, welche Zugriffsrechte für das Verzeichnis bzw. für das Dokument besitzen. Beim Auswählen einer Benutzergruppe/ eines Benutzers wird im unteren Bereich die aktuelle Einstellung der Zugriffsrechte angezeigt. Prinzipiell können hier den Systembenutzern folgende Rechte erteilt oder entzogen werden:

  • Lesen: Dokument ohne Möglichkeit zur Bearbeitung öffnen
  • Ändern: Dokument zur Bearbeitung öffnen (auschecken)
  • Einfügen: Dokument hochladen und einchecken
  • Löschen: Dokument oder Ordner entfernen
  • Erteilen: Anderen Benutzern/ Benutzergruppen Zugriffsrechte erteilen


Auswahl Systembenutzer

Um weiteren Benutzern/ Benutzergruppen Zugriffsrechte zu erteilen, wählen Sie die Schaltfläche Einfügen. In das Eingabefeld Suche des Auswahldialogs für Benutzergruppen können Sie einen bekannten Namen eingeben. Ansonsten werden Ihnen alle im System vorhandenen Benutzergruppen und Benutzer aufgelistet. Nach Auswahl eines Listeneintrags erhält die neue Benutzergruppe/ der neue Benutzer automatisch die Berechtigung Lesen. Um die Berechtigung zu erweitern, müssen Sie die soeben neu eingefügte Benutzergruppe auswählen und bei den gewünschten Rechten jeweils unten ein Häkchen setzen. Mit OK bestätigen Sie die Übernahme der aktuell eingestellten Rechtekonfiguration.


Für die Rechteverwaltung gilt das Prinzip der automatischen Vererbung, d.h. jedes neue Dokument und jedes neue Unterverzeichnis erhält automatisch diejenigen Benutzerrechte, welche zuvor für die Verzeichnisse der oberen Ebenen definiert wurden. Falls die Zugriffsrechte für bestimmte Unterordner oder auch für einzelne Dokumente neu festgelegt werden müssen, so können diese Einstellungen von Systembenutzern mit den entsprechenden Rechten vorgenommen werden (im allgemeinen durch Mitglieder der Gruppe Administrator).

Die Rechtevererbung ist nicht nur beim Einfügen neuer Dokumente, sondern auch bei jeder Änderung von Verzeichnisrechten wirksam, d.h. eine Änderung der Verzeichnisrechte bewirkt automatisch die entsprechende Konfiguration der Zugriffsrechte für alle untergeordneten Dokumente.

Verknüpfte Objekte

Verknüpfte Datenobjekte

Bei den verknüpften Objekten handelt sich um alle internen Datenobjekte (Stammdaten, Arbeitspläne, MoC, etc.), deren objektbezogenen Dokumentenlisten eine Verknüpfung mit dem betreffenden Dokument beinhalten. In der Datenspalte Objekt am rechten Fensterrand der Dokumentenverwaltung sind zu jedem Dokument alle Objektnamen von aktuell verknüpften Datenobjekten aufgeführt. Über den Menüpunkt Verknüpfte Objekte des Kontextmenüs und Auswahl eines bestimmten Objektnamens öffnen Sie - unter Berücksichtigung der Objektberechtigungen - direkt ein mit dem Dokument verknüpftes Objekt. In der Liste zugehörige Dokumente eines so aufgerufenen Datenobjekts erhält die Position mit dem betreffenden Dokument automatisch den Focus.

Versionsverwaltung für Dokumente

Versionshistorie Dokument

TechDo IS verwaltet die lückenlose Versionshistorie der Dokumente. Alle früheren Versionen können von den berechtigten Anwendern aufgerufen und ggf. exportiert werden. Die Versionshistorie mit der Logininformation des Anwenders, dem Zeitpunkt der Änderung sowie einer forlaufenden Revisionsnummer ist unter den Eigenschaften im Bereich Version einsehbar. Die einzelnen in der Versionsliste aufgeführten Dokumentenversionen können über das zugehörige Kontextmenü geöffnet oder exportiert werden. Ein Doppelklick auf einen Listeneintrag öffnet die betreffende Dokumentenversion mit dem zugehörigen, auf Ihrem Arbeitsplatz verfügbaren Programm bzw. Datei-Viewer zum Lesen.

Suchfunktionen für Dokumente

Sie können Dokumente nach ihrem ursprünglichem Dateinamen sowie nach jeder weiteren, einem Dokument zugeordneten Information oder Eigenschaft suchen. Die von Ihnen in das universelle Suchfeld eingegebene Zeichenfolge wird in den folgenden Datenfeldern immer gleichzeitig gesucht:

Beispiel Dokumentensuche
  • Ursprünglicher Dateiname und/oder Dateiendung
  • Bezeichnung bzw. neuer Dateiname
  • Zeichenfolgen im Beschreibungstext für das Dokument
  • Barcode

Die Suchfunktion berücksichtigt alle im System vorhandenen Dokumente, d.h. auch solche Dokumente, die ausschließlich in die individuellen Dokumentenlisten einzelner Stammdatenobjekte oder anderer Datenobjekte eingefügt wurden. Mit Hilfe des Dokumentenfilters kann die Suche auf eine bestimmte, benutzerdefinierte Dokumentenkategorie eingeschränkt werden.

Über die Funktionstaste F3, die entsprechende Schaltfläche rechts oder durch einfaches Betätigen der ENTER-Taste innerhalb des Suchfeldes starten Sie die Suche. Alle Dokumente, die den Suchkriterien entsprechen, werden anschließend aufgelistet und können per Doppelklick direkt geöffnet werden.

Verknüpfte Datenobjekte öffnen

Über die Werkzeugleiste oder das entsprechende Menü der rechten Maustaste stehen die gewohnten Funktionen zur Bearbeitung und Verwaltung der im Suchergebnis angezeigten Dokumente zur Verfügung. Die nach Ausführung der Suche ausgeblendete Dokumenten-Verzeichnisstruktur lässt sich über die Aktualisieren Funktion (F5-Taste) wieder einblenden. Mit der F4-Taste leeren Sie die Suchfelder für eine weitere Suche.

Die Datenspalte Objekt ganz rechts im Suchergebnis beinhaltet Informationen über die mit dem gefundenen Dokument verknüpften Datenobjekte. Über den Menüpunkt Verknüpfte Objekte des Kontextmenüs und Auswahl eines bestimmten Objektnamens öffnen Sie direkt das mit dem Dokument verlinkte Datenobjekt!


Dokumentenverwaltung


Themen:

  • Verzeichnisstruktur für Dokumente anlegen
  • Neue Dokumente hinzufügen
  • Dokumente bearbeiten
  • Zugriffsrechte für Dokumente vergeben
  • Eigenschaften und Filter von Dokumenten bearbeiten
  • Dokumente mit internen Datenobjekten verknüpfen
  • Dokumente suchen
  • Dokumente kopieren
  • Dokumente exportieren
  • Revisionssichere Historie: Versionsverwaltung für Dokumente
 Die zentrale Dokumentenverwaltung

Einleitung

Die zentrale Dokumentenverwaltung wird über die Schaltfläche Dokumentenverwaltung der oberen Menüleiste des Hauptfensters gestartet. Dokumente werden hier in einer von Anwendern festzulegenden Verzeichnisstruktur abgelegt. Die Dokumentenverwaltung ermöglicht im Prinzip jedem entsprechend autorisierten Systembenutzer zentralen und modulunabhängigen Zugriff auf alle vom System verwalteten Dokumente. Eine administrative Einschränkung oder Erweiterung von Zugriffsrechten für Benutzergruppen erfolgt über Einstellungen in den Eigenschaften von Dokumentenverzeichnissen. Die Rechteverwaltung gestattet es, Verzeichnisstrukturen aber auch einzelne Dokumente für Benutzer freizugeben oder zu sperren. Für jedes Dokumenten legt das System bei Änderungen im Hintergrund eine lückenlose Versionshistorie an. Jede Dokumentenversion kann von berechtigten Anwendern eingesehen und auch exportiert werden.

Erweiterte, kombinierte Suchfunktionen nach Barcode, Beschreibungstexten, Suchbegriffen, Dateinamen und (benutzerdefinierter) Kategorie ermöglichen das schnelle Auffinden eines gesuchten Dokuments.


Bedienelemente der Dokumentenverwaltung

Oberhalb der Dokumenten-Verzeichnisstruktur befindet sich eine Werkzeugleiste mit den zentralen Funktionen der Dokumentenverwaltung:


Werkzeugleiste Dokumentenverwaltung
Schaltfläche Beschreibung
SymbolStdRefresh.png Ansicht Dokumentenverwaltung aktualisieren
SymbolStdFolder.png Neuen Dokumentenordner anlegen
SymbolStdDelete.png Dokument oder Ordner löschen
SymbolStdDownloadFolder.png Dokument/ Datei exportieren
SymbolStdDocView.png Dokument anzeigen
SymbolStdUpload.png Dokument(e) hochladen und einchecken
SymbolStdDownload.png Dokument auschecken, herunterladen und zur Bearbeitung öffnen
SymbolStdCancel.png Vorgang Auschecken abbrechen
SymbolStdProperties.png Eigenschaften und Berechtigungen von Dokumenten und Ordnern, Aufruf der Versionshistorie


Alle Dokumentenoperationen der Werkzeugleiste, ergänzt um zusätzliche Funktionen für das Kopieren oder Versenden von Dokumenten, stehen Ihnen auch im Kontextmenü zur Verfügung:

Kontextmenü Dokumentenverwaltung von oben nach unten:

Kontextmenü Dokumentenverwaltung
Eigenschaften Dialog
Menü Beschreibung
Öffnen Dokument mit zugehörigem Programm bzw. Betrachter anzeigen.
Speichern unter... Eine Kopie des Dokuments in einem Windows-Verzeichnis speichern.
Verknüpfte Objekte Liste der mit dem Dokument verknüpften, internen Datenobjekte - mit Möglichkeit zu deren Aufruf.
Einchecken/ Hochladen Das Dokument wird zum Bearbeiten aus TechDo IS freigegeben.
Datei/ Ordner löschen Das Dokument/ der Ordner soll gelöscht werden.
Auschecken abbrechen Die Bearbeitung wird ohne Änderungen abgebrochen.
Ausschneiden Dokument in die Zwischenablage kopieren und aus bisherigem Dokumentenverzeichnis entfernen.
Kopieren Dokument in die Zwischenablage kopieren.
Einfügen als Verknüpfung Eine Verknüpfung zum kopierten Dokument in die Liste zugehöriger Dokumente eines internen Datenobjekts einfügen.
Einfügen Dokument aus der Zwischenablage in das aktuell markierte Dokumentenverzeichnis einfügen.
Neuer Ordner Ein neues Dokumentenverzeichnis anlegen
Erweitert / Benachrichtigung senden Interne Nachricht mit Bezug zum Dokument oder Dokument per E-Mail senden.
Eigenschaften
Reiter Beschreibung
Allgemein Anzeige allgemeiner Dokumenteneigenschaften und Auswahl der Kategorie des Dokuments (als Filterfunktion).
Beschreibung Eingabe einer Dokumentenbeschreibung sowie eines Barcodes zur Identifizierung des Dokuments.
Verknüpfte Objekte Liste der mit dem Dokument verknüpften, internen Datenobjekte - mit Möglichkeit zu deren Aufruf.
Berechtigungen Anzeige und Bearbeiten der Zugriffsrechte für das aktuelle Dokument bzw. das Dokumentenverzeichnis.
Version Liste sämtlicher Versionen des Dokuments mit der Möglichkeit zu deren Anzeige oder Export.

Verzeichnisstruktur für Dokumente anlegen

Dokumentenordner anlegen

Dokumente werden in einer Baumstruktur von Haupt- und Unterverzeichnissen abgelegt. Das Anlegen der Verzeichnisstruktur erfolgt über das Ordnersymbol Neuer Ordner. Beim Anlegen der Hauptverzeichnisse auf oberster Ebene darf sich kein bereits vorhandener Ordner im Focus befinden.


Zur Eingabe des Verzeichnisnamen erscheint ein Eingabefenster mit folgenden Datenfeldern:

  • Verzeichnisname
  • Verzeichnisbeschreibung


Um weitere Unterverzeichnisse erstellen zu können, muss immer ein Hauptverzeichnis fokussiert sein.
Beim Erstellen neuer Verzeichnisse werden im Hintergrund bereits Zugriffsrechte für Benutzergruppen gesetzt. Als Voreinstellung werden die in der TechDo IS Benutzerverwaltung für das Modul Dokumentenverwaltung definierten Benutzerrechte übernommen. Für jedes Verzeichnis und für jedes Dokument können spezielle Zugriffsrechte gesetzt werden. Die Administration der Zugriffsrechte ist Gegenstand des Abschnitts Zugriffsrechte für Dokumente.

Neue Dokumente hinzufügen

Dokumente hinzufügen


Um neue Dokumente einzufügen, navigieren Sie in der Baumstruktur zum gewünschten Dokumentenordner und wählen für den Zugriff auf Dokumente in Ihrem Dateisystem das Öffnen-Symbol. Alle in einem Windows-Verzeichnis abgelegten Dokumente können in einem Schritt hochgeladen werden, indem man im Dialog Datei öffnen alle Dokumente markiert (Multiselect) und die Öffnen Schaltfläche betätigt. Anschließend erscheinen alle ausgewählten Dokumente im zuvor markierten Verzeichnis der Dokumentenverwaltung.

Auswahl von Dokumenten

Die Verwaltung der Dokumente und ihrer Historie durch TechDo IS wird durch den Vorgang Einchecken aktiviert.

Dokumenten-Eigenschaften

Zu jedem Dokument können zusätzliche Informationen und Ordnungskriterien gespeichert werden. Diese Informationen erleichtern das spätere Auffinden der Dokumente - insbesondere für den Fall dass man sich später an den ursprünglichen Dateinamen und den Ablageort innerhalb der Verzeichnisstruktur nicht mehr erinnert. Zu den Dokumenteneigenschaften zählen auch die Berechtigungen sowie die Versionshistorie.

Aufruf Dokumenten-Eigenschaften

Die Dokumentenverwaltung unterscheidet bei den Dokumenten-Eigenschaften 5 verschiedene Kategorien:

Reiter Beschreibung
Allgemein Anzeige allgemeiner Dokumenteneigenschaften und Auswahl der Kategorie des Dokuments (als Filterfunktion).
Beschreibung Eingabe einer Dokumentenbeschreibung sowie eines Barcodes zur Identifizierung des Dokuments.
Verknüpfte Objekte Liste der mit dem Dokument verknüpften, internen Datenobjekte - mit Möglichkeit zu deren Aufruf.
Berechtigungen Anzeige und Bearbeiten der Zugriffsrechte für das aktuelle Dokument bzw. das Dokumentenverzeichnis.
Version Liste sämtlicher Versionen des Dokuments mit der Möglichkeit zu deren Anzeige oder Export.

Allgemeine Eigenschaften

Dokument: Allgemeine Eigenschaften

Im Bereich Allgemein können folgende Dokumenten-Eigenschaften von Ihnen erstmalig festgelegt oder geändert werden:

  • Dokumentenbezeichnung
  • Dokumenten-Kategorie

Der Original-Dateiname und die mit ihm verbundene Suchfunktion bleiben im System immer verfügbar, auch für den Fall, dass Sie die Möglichkeiten zur Vergabe neuer Bezeichnungen für Dokumente innerhalb der Dokumentenverwaltung nutzen.

Sofern der gewünschte Dokumenten-Kategorie hier noch nicht zur Auswahl steht, können Sie selbst neue Filter anlegen (s. Abschnitt Dokumenten-Kategorie erstellen).

Bei den weiteren allgemeinen Eigenschaften handelt es sich um eine Zusammenfassung der Dateieigenschaften des Dokuments:

  • Dateityp
  • Ablageort in der Verzeichnisstruktur
  • Dateigröße
  • Datum/ Uhrzeit der letzten Änderung
Ordner: Allgemeine Eigenschaften

In gleicher Weise können hier Eigenschaften für Ordner festgelegt bzw. nachträglich geändert werden:

  • Dokumentenbezeichnung
  • Dokumenten-Kategorie

Bei aktivierter Option Kategorie an untergeordnete Struktur vererben wird die entsprechende Kategorie automatisch unter dem Verzeichnis abgelegten Dokumenten bzw. der untergeordneten Verzeichnisstruktur zugewiesen. Sie kann jedoch nachträglich für einzelne Dokumente und Unterordner wieder geändert werden. Ihre Eingaben zu Dokumenten-Eigenschaften werden bei Bestätigung mit OK in die Datenbank übernommen.

Dokumentenbeschreibung

Dokumentenbeschreibung und Barcode

Bei der Dokumentenbeschreibung handelt es sich um ein Textfeld zur Hinterlegung von längeren Kommentartexten und/ oder beliebigen Suchbegriffen zum Dokument. Im Fall von Dokumentenverzeichnissen erscheint der Beschreibungstext des Verzeichnisses und kann hier nachträglich bearbeitet werden.
Im unteren Eingabefeld Barcode kann eine Zeichenfolge, die einem beliebigen Barcodetyp entspricht, eingetragen werden. Die Dokumentensuche kann Dokumente auch aufgrund von in das Suchtextfeld eingescannte, übereinstimmende Barcodes erkennen.

Dokumentenberechtigungen

Beim Erstellen neuer Verzeichnisse werden im Hintergrund bereits Zugriffsrechte für Benutzergruppen gesetzt. Als Voreinstellung werden die in der TechDo IS Benutzerverwaltung für das Modul Dokumentenverwaltung definierten Benutzerrechte übernommen. Für jedes Verzeichnis und für jedes Dokument können spezielle Zugriffsrechte gesetzt werden. Die Administration der Zugriffsrechte für Dokumente ist Gegenstand dieses Abschnitts.

Berechtigung Dokument/ Dokumentenverzeichnis

Zum Aufruf der Rechteverwaltung navigieren Sie zu dem betreffenden Verzeichnis oder Dokument und wählen das Symbol Eigenschaften in der Menüleiste oder im Kontextmenü der rechten Maustaste. Im Eigenschaftsfenster wählen Sie anschließend den Bereich Berechtigungen. Hier erscheint eine Liste der Benutzergruppen sowie ggf. einzelner Benutzer, welche Zugriffsrechte für das Verzeichnis bzw. für das Dokument besitzen. Beim Auswählen einer Benutzergruppe/ eines Benutzers wird im unteren Bereich die aktuelle Einstellung der Zugriffsrechte angezeigt. Prinzipiell können hier den Systembenutzern folgende Rechte erteilt oder entzogen werden:

  • Lesen: Dokument ohne Möglichkeit zur Bearbeitung öffnen
  • Ändern: Dokument zur Bearbeitung öffnen (auschecken)
  • Einfügen: Dokument hochladen und einchecken
  • Löschen: Dokument oder Ordner entfernen
  • Erteilen: Anderen Benutzern/ Benutzergruppen Zugriffsrechte erteilen


Auswahl Systembenutzer

Um weiteren Benutzern/ Benutzergruppen Zugriffsrechte zu erteilen, wählen Sie die Schaltfläche Einfügen. In das Eingabefeld Suche des Auswahldialogs für Benutzergruppen können Sie einen bekannten Namen eingeben. Ansonsten werden Ihnen alle im System vorhandenen Benutzergruppen und Benutzer aufgelistet. Nach Auswahl eines Listeneintrags erhält die neue Benutzergruppe/ der neue Benutzer automatisch die Berechtigung Lesen. Um die Berechtigung zu erweitern, müssen Sie die soeben neu eingefügte Benutzergruppe auswählen und bei den gewünschten Rechten jeweils unten ein Häkchen setzen. Mit OK bestätigen Sie die Übernahme der aktuell eingestellten Rechtekonfiguration.


Für die Rechteverwaltung gilt das Prinzip der automatischen Vererbung, d.h. jedes neue Dokument und jedes neue Unterverzeichnis erhält automatisch diejenigen Benutzerrechte, welche zuvor für die Verzeichnisse der oberen Ebenen definiert wurden. Falls die Zugriffsrechte für bestimmte Unterordner oder auch für einzelne Dokumente neu festgelegt werden müssen, so können diese Einstellungen von Systembenutzern mit den entsprechenden Rechten vorgenommen werden (im allgemeinen durch Mitglieder der Gruppe Administrator).

Die Rechtevererbung ist nicht nur beim Einfügen neuer Dokumente, sondern auch bei jeder Änderung von Verzeichnisrechten wirksam, d.h. eine Änderung der Verzeichnisrechte bewirkt automatisch die entsprechende Konfiguration der Zugriffsrechte für alle untergeordneten Dokumente.

Verknüpfte Objekte

Verknüpfte Datenobjekte

Bei den verknüpften Objekten handelt sich um alle internen Datenobjekte (Stammdaten, Arbeitspläne, MoC, etc.), deren objektbezogenen Dokumentenlisten eine Verknüpfung mit dem betreffenden Dokument beinhalten. In der Datenspalte Objekt am rechten Fensterrand der Dokumentenverwaltung sind zu jedem Dokument alle Objektnamen von aktuell verknüpften Datenobjekten aufgeführt. Über den Menüpunkt Verknüpfte Objekte des Kontextmenüs und Auswahl eines bestimmten Objektnamens öffnen Sie - unter Berücksichtigung der Objektberechtigungen - direkt ein mit dem Dokument verknüpftes Objekt. In der Liste zugehörige Dokumente eines so aufgerufenen Datenobjekts erhält die Position mit dem betreffenden Dokument automatisch den Focus.

Versionsverwaltung für Dokumente

Versionshistorie Dokument

TechDo IS verwaltet die lückenlose Versionshistorie der Dokumente. Alle früheren Versionen können von den berechtigten Anwendern aufgerufen und ggf. exportiert werden. Die Versionshistorie mit der Logininformation des Anwenders, dem Zeitpunkt der Änderung sowie einer forlaufenden Revisionsnummer ist unter den Eigenschaften im Bereich Version einsehbar. Die einzelnen in der Versionsliste aufgeführten Dokumentenversionen können über das zugehörige Kontextmenü geöffnet oder exportiert werden. Ein Doppelklick auf einen Listeneintrag öffnet die betreffende Dokumentenversion mit dem zugehörigen, auf Ihrem Arbeitsplatz verfügbaren Programm bzw. Datei-Viewer zum Lesen.

Suchfunktionen für Dokumente

Sie können Dokumente nach ihrem ursprünglichem Dateinamen sowie nach jeder weiteren, einem Dokument zugeordneten Information oder Eigenschaft suchen. Die von Ihnen in das universelle Suchfeld eingegebene Zeichenfolge wird in den folgenden Datenfeldern immer gleichzeitig gesucht:

Beispiel Dokumentensuche
  • Ursprünglicher Dateiname und/oder Dateiendung
  • Bezeichnung bzw. neuer Dateiname
  • Zeichenfolgen im Beschreibungstext für das Dokument
  • Barcode

Die Suchfunktion berücksichtigt alle im System vorhandenen Dokumente, d.h. auch solche Dokumente, die ausschließlich in die individuellen Dokumentenlisten einzelner Stammdatenobjekte oder anderer Datenobjekte eingefügt wurden. Mit Hilfe des Dokumentenfilters kann die Suche auf eine bestimmte, benutzerdefinierte Dokumentenkategorie eingeschränkt werden.

Über die Funktionstaste F3, die entsprechende Schaltfläche rechts oder durch einfaches Betätigen der ENTER-Taste innerhalb des Suchfeldes starten Sie die Suche. Alle Dokumente, die den Suchkriterien entsprechen, werden anschließend aufgelistet und können per Doppelklick direkt geöffnet werden.

Verknüpfte Datenobjekte öffnen

Über die Werkzeugleiste oder das entsprechende Menü der rechten Maustaste stehen die gewohnten Funktionen zur Bearbeitung und Verwaltung der im Suchergebnis angezeigten Dokumente zur Verfügung. Die nach Ausführung der Suche ausgeblendete Dokumenten-Verzeichnisstruktur lässt sich über die Aktualisieren Funktion (F5-Taste) wieder einblenden. Mit der F4-Taste leeren Sie die Suchfelder für eine weitere Suche.

Die Datenspalte Objekt ganz rechts im Suchergebnis beinhaltet Informationen über die mit dem gefundenen Dokument verknüpften Datenobjekte. Über den Menüpunkt Verknüpfte Objekte des Kontextmenüs und Auswahl eines bestimmten Objektnamens öffnen Sie direkt das mit dem Dokument verlinkte Datenobjekt!

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