Arbeitsauftrag Themen: Arbeitsaufträge für verschiedene Maßnahmen anlegen Dokumente, Anweisungen, Personal, Material automatisiert oder manuell zuordnen Instandhaltungsaufträge aus externen ERP-Systemen übernehmen Auftragsversand an externe Dienstleister Auftragsstatus und Rückmeldungen überwachen Daten und Dokumente aus Instandhaltungs- oder Störmeldungen übernehmen Kostenermittlung: Materialverbrauch und Arbeitszeiten angeben Auftragsabschluss und Archivierung

Einleitung

Das Modul Arbeitsauftrag gestattet neben der Beauftragung von Wartungsarbeiten, Reparaturen oder Prüfungen die Zusammenfassung aller bei der Auftragsabwicklung anfallenden Informationen - vom Bericht zur technischen Ausführung bis hin zum Auftragsabschluss aus betriebswirtschaftlicher Sicht. Vorhandene Daten und Dokumente zum Equipment, CAD-Zeichnungen, vordefinierte Wartungsarbeiten, Anweisungen, Arbeitspläne und Stücklisten lassen sich mit wenigen Klicks einem neuen Auftrag zuordnen. Im Modul Wartungsplanung erfolgt die Generierung von neuen Wartungsaufträgen bei den periodisch wiederkehrenden Wartungsarbeiten durch das System weitgehend automatisiert. Neue Reparaturaufträge zur Beseitigung von aktuellen Störungen können über die Wartungsplanung oder auch direkt innerhalb einer Störmeldung generiert werden. Im Falle geplanter Umbauten, Reparaturen oder einmaliger Instandhaltungen steht normalerweise die (manuelle) Erstellung eines Arbeitsauftrags am Anfang des Prozesses. Während der Erstellung von Aufträgen kann der Anwender auf alle zum Equipment hinterlegten Stammdaten, Zeichnungen, Arbeitspläne sowie Dokumente zurückgreifen. Die Möglichkeit zur automatischen Generierung von Instandhaltungsaufträgen besteht nach Einrichtung von Schnittstellen zu externen ERP-Systemen wie beispielsweise SAP. Deren IH-Aufträge bzw. IH-Meldungen können direkt übernommen und im System weiter bearbeitet werden. Während der Phase der technischen Ausführung eines Auftrags können Rückmeldungen in einen hierfür vorgesehenen Bereich der Auftragsdatenmaske eingegeben werden. Zur detaillierten Dokumentation einer beauftragten Instandhaltung oder Prüfung sind jedoch die Module Instandhaltungsmeldung und Prüfberichte vorgesehen. Hier stehen Anwendern u.a. gerätespezifische Checklisten zu ausgeführten Arbeiten, Prüfungen und festgestellten Schadensbildern zur Verfügung. Neue bereits kundenspezifisch vorausgefüllte Prüfberichte/ Instandhaltungsmeldungen können im Auftrag - oder in der Wartungsübersicht - auf Knopfdruck angelegt werden. Neue Arbeitsaufträge erscheinen automatisch als unerledigte Aufträge in der Wartungsplanung und können an "Auftragnehmer" zusätzlich per Nachrichtensystem versendet werden.

Bei Bestätigung der Auftragsausführung - im Auftrag oder innerhalb zugehöriger Prüfberichte bzw. Instandhaltungsmeldungen - aktualisiert das System den Auftragsstatus sowie Rückmeldungen zur Auftragsausführung. Aktuelle Auftragsrückmeldungen stehen dem "Auftraggeber" automatisch zur Verfügung und sind gleichzeitig eine Voraussetzung für den Auftragsabschluss.

Vor dem Abschluss und der Archivierung eines Arbeitsauftrags können weitere Angaben zu Arbeitszeiten, Stillstandszeiten, Kosten sowie zum eingesetzten Lagermaterial gemacht werden. Im System hinterlegte Stücklisten lassen sich in den Bereich Materialeinsatz des Auftrags übernehmen. Für eine Ermittlung von Materialkosten und zur Ausführung von Bestandsbuchungen sind nur noch die aus dem Lager entnommenen Stückzahlen bei den einzelnen Materialpositionen eines Auftrags einzutragen.

Funktionsbeschreibung

Nummer	Feld	Typ	Beschreibung	Bild
1	Status	Auswahlfeld	Aktueller Status der Wartungsarbeit Auftragsstatus Farbe Neuer Auftrag Rot Auftrag in Bearbeitung Gelb Auftrag ausgeführt Grün Auftrag archiviert Grau
2	Stammdaten	Schaltfläche / Verknüpfung	Stammdatenobjekt des zu wartenden Equipments verknüpfen
3	Kopfdaten	Variable Datenfelder der Vorlage Wartungsarbeit	Kopfdaten des zu wartenden Equipments
4	Merkmale Wartung	Variable Datenfelder der Vorlage Wartungsarbeit	Besondere Merkmale und Filterkriterien der Wartungsarbeit
5	Auftrag	Textfeld	Optionaler Auftragstext
6	Auftragsdatum	Datum	Erstellungsdatum des Auftrags
7	Auftragsnummer	Text	Optionale Auftragsnummer
8	Fälligkeit	Datum	Vorgabe eines Termins zur Auftragsausführung
9	Erteilt von	Auswahlfeld	Interner Auftraggeber
10	Geplante Arbeitszeit	Numerisch	Soll-Gesamtarbeitszeit für die Wartungsarbeit
11	Priorität	Auswahlfeld	Prioritätsstufe für die Ausführung der beauftragten Arbeiten
12	Qualifikation	Auswahlfeld	Erforderliche (berufliche) Qualifikation zur Ausführung der Wartungsarbeit
13	Hilfsmittel	Auswahlfeld	Erforderliche technische Hilfsmittel zur Ausführung der Wartungsarbeit
14	Bevorzugte Schicht	Auswahlfeld	Bevorzugte Schicht während der Ausführung der Wartungsarbeit
15	Ausgeführt am	Datum	Datum der Auftragsausführung
16	Ausgeführt durch	Auswahlfeld	Angabe des ausführenden Service-Personals aus der systeminternen Kontaktliste
17	Zählerstand	Numerisch	Optionale Angabe eines Zählerstands bei Auftragsausführung
18	Erledigt	Schaltfläche	Auftrag als erledigt kennzeichnen und Nachricht an den internen Auftraggeber senden
19	Rückmeldung Ausführung	Textfeld	Kommentarfeld für Bemerkungen des mit der Ausführung beauftragten Mitarbeiters
20	Rückmeldung Prüfbericht		Informationen zum Status einer zugehörigen Prüfung oder Instandhaltungsmaßnahme. Ein mit dem Auftrag verknüpfter Prüfbericht / eine Instandhaltungsmeldung stellt gleichzeitig eine automatische Rückmeldung zur Ausführung dar.
21	Auftragsabschluss		Weitere Angaben zur Auftragsausführung und abschließende Archivierungsfunktion
22	Wartungspersonal	Objektliste	Liste ausführendes Wartungspersonals mit Angabe der Ist-Arbeitszeiten
23	Anweisungen	Textfeld	Zu beachtende schriftliche Anweisungen bei Ausführung der Wartung
24	Materialeinsatz	Objektliste	Liste der eingesetzten Materialien mit Angabe der tatsächlich verbrauchten Mengen
25	Bemerkungen	Textfeld	Weitere Notizen zur Wartung
26	Dokumente	Liste	Externe Dokumente / Fotos zum Auftrag
27	Anweisungen (Dokumente)	Liste	Anweisungen als externe Dokumente

Auftrag ⁽⁵⁾

Hier kann eine (optionale) technische Auftragsbeschreibung für das ausführende Personal bereits zum Zeitpunkt der Auftragserteilung eingegeben werden.

Ausgeführt am ⁽¹⁵⁾

Datum, wann genau die Wartungsarbeit ausgeführt wurde. Ausgehend von diesem Termin kann die neue Fälligkeit errechnet werden!

Ausgeführt durch ⁽¹⁶⁾

Wer hat die Wartungsarbeit durchgeführt / war dafür verantwortlich?

Erledigt ⁽¹⁸⁾

Über die Schaltfläche Erledigt wird die Auftragsausführung im System bestätigt und der Auftraggeber automatisch per interner Nachricht informiert.

Rückmeldung Ausführung ⁽¹⁹⁾

Kommentarfeld für eventuelle Rückmeldungen im Zusammenhang mit der Auftragsausführung durch das verantwortliche Personal.

Prüfbericht als Rückmeldung ⁽²⁰⁾

Die Ausführung eines Arbeitsauftrags erfordert normalerweise eine Dokumentation der ausgeführten Maßnahmen in Form eines Prüfberichts oder einer Instandhaltungsmeldung. Ein mit dem Auftrag verknüpfter stellt gleichzeitig eine automatische Rückmeldung zur Ausführung dar. Ein neuer Prüfbericht bzw. eine neue Instandhaltungsmeldung kann auch direkt im Auftragsformular erzeugt werden und dient dann gleichzeitig als automatische Rückmeldung für den Auftrag. Der aktuelle Staus einer Meldung kann im Bereich Rückmeldung Prüfbericht des Arbeitsauftrags eingesehen werden. Sobald der verantwortliche Mitarbeiter im verknüpften Prüfbericht bzw. in der verknüpften Instandhaltungsmeldung den mängelfreien Abschluss der Maßnahme bestätigt, wird der Auftragsstatus sowie das Ausführungsdatum automatisch aktualisiert.

Wartungspersonal ⁽²²⁾

Waren weitere Mitarbeiter an der Ausführung der Wartungsarbeit beteiligt, so können Sie hier weiteres Personal hinzufügen und angeben, wie viel Zeit jede beteiligte Person gebraucht hat. Sofern Sie im Modul Kontakte aktuelle Stundensätze für Wartungspersonal hinterlegen, werden automatisch die Personalkosten zum Auftrag errechnet.

Materialeinsatz ⁽²⁴⁾

Welches Material wurde bei der Wartungsarbeit verbraucht? Wenn Sie hier die einzelnen Mengen der tatsächlich verbrauchten Materialien eintragen, so werden diese in der TechDo IS Materialverwaltung automatisch vom jeweiligen Lagerbestand des Materials abgebucht.

Bemerkungen ⁽²⁵⁾

Platz für weitere Bemerkungen / Notizen, z. B. um das Feld sonstige Kosten zu begründen.

Dokumente ⁽²⁶⁾

Hier können Sie weitere Dateien einfügen oder ein Protokoll scannen, wenn dieses mit archiviert werden soll.

Anweisungen (Dokumente) ⁽²⁷⁾

Hier können Sie spezielle Dokumente mit betrieblichen Anweisungen einfügen, welche bei der Ausführung der beauftragten Arbeiten zu beachten sind.
Hinweis: In der über die Wartungsplanung aufrufbaren Auftragsübersicht sind alle Arbeitsaufträge mit Anweisungsdokumenten optisch deutlich gekennzeichnet.

Detailinformationen zur Auftragsausführung

Nummer	Feld	Typ	Beschreibung	Bild
1	Benötigte Gesamtarbeitszeit	Numerisch	Benötigte Gesamtzeit zur Ausführung der Arbeiten. Ist-Arbeitszeiten von Personen können unter Wartungspersonal angegeben werden.
2	Wartezeit	Numerisch	Optionale Angabe von Wartezeiten bei der Auftragsausführung
3	Stillstandszeit der Maschine	Numerisch	Angabe der Maschinen-Stillstandszeit während der Wartung- oder Reparaturarbeiten
4	Kommentar (Kosten)	Textfeld	Kommentierung von zusätzlich angefallenen Kosten bei der Auftragsausführung
5	Materialkosten (gesamt)	Währung	Infofeld: Summe der Kosten für eingesetztes Material
6	Personalkosten (gesamt)	Währung	Infofeld: Summe der Personalkosten aller beteiligten Service-Mitarbeiter
7	Sonstige Kosten	Währung	Eingabefeld: Weitere, ungeplante Kosten dieses Auftrags
8	Berechnung nächste Fälligkeit	Auswahlfeld	Berechnungsgrundlage für nächste Wartung: Ausführungsdatum oder Fälligkeitsdatum Auftrag
9	Austragen	Schaltfläche	Erledigten Auftrag austragen und archivieren

Benötigte Gesamtarbeitszeit ⁽¹⁾

Erfassen Sie die Zeiten, wie lange die Wartungsarbeit insgesamt gedauert hat und ob auch die Maschine in dieser Zeit stillgestanden hat. Wartezeiten, in denen aufgrund organisatorischer Probleme beim Auftraggeber keine Arbeiten ausgeführt werden konnten, lassen sich gesondert angeben.

Sonstige Kosten ⁽⁷⁾

Halten Sie hier zusätzliche Kosten fest, die sich nicht aus Material oder Lohnkosten ergeben, z. B. Reparaturkosten von Fremdfirmen.

Berechnung nächste Fälligkeit ⁽⁸⁾

Wie soll die nächste Fälligkeit berechnet werden? Als Basis dient entweder das bisherige Fälligkeitsdatum oder das Durchführungsdatum.

Arbeitsauftrag archivieren

Abschließend müssen alle erledigten Arbeitsaufträge im System archiviert werden. Bei diesem Vorgang werden die Schreibrechte für sämtliche Benutzergruppen entzogen und neue Fälligkeitstermine für die zugehörigen Wartungsarbeiten automatisch errechnet. Alle Wartungsaufträge mit dem Status Auftrag ausgeführt werden in der Übersicht aktueller Wartungsaufträge durch fett grüne Schrift optisch hervorgehoben. Die in diesem Fall aktive Funktion Auftrag austragen öffnet zunächst nur die Auftragsdatenmaske. Die Mitglieder der entsprechenden Berechtigungsgruppe können nun die einzelnen Auftrags-Archivierungen durch Drücken der Schaltfläche Austragen (9) ausführen. Die betreffenden Aufträge können anschließend nur noch im Archiv der Wartungsaufträge mit Leserechten eingesehen oder gedruckt werden.