Das Kalkulationsmodul fügt sich interaktiv in die bisherige TechDo IS Systemarchitektur ein. Durch die Möglichkeit der automatischen Übernahme ausgewählter Tätigkeiten aus den Arbeitsplänen können Kalkulationen umfangreicher Arbeiten sehr schnell vorgenommen werden. Dieses gilt insbesondere für den Fall, dass die Ersteller der Arbeitspläne auszuführende Tätigkeiten bereits aus einem in TechDo IS hinterlegten Leistungsverzeichnis ausgewählt haben. Sonstige im Arbeitsplan aufgeführte Tätigkeiten (ohne Arbeitswerte) lassen sich ebenfalls automatisch in die Kalkulation übernehmen und werden dann als farblich gekennzeichnete Überschriften dargestellt. Anschließend fügt man im Kalkulationsmodul unter den als Überschrift gekennzeichneten Zeilen die entsprechende(n) Positionen aus dem Leistungsverzeichnis ein. Die Leistungsverzeichnisse können nur von Benutzern mit Administrationsrecht oder von der TechDo GmbH erweitert bzw. editiert werden.

Eine Kalkulation erstellen

Eine neue Kalkulation erstellen Sie, indem Sie an der Stelle in der Objektverwaltung, wo Sie die Kalkulation ablegen möchten, ein neues Objekt vom Typ „Kalkulation“ anlegen.

Nach Auswahl des Menüpunktes Neues Objekt > Kalkulation in der Objektverwaltung erscheint die Vorlagenverwaltung.

Geben Sie ein Name und eine Beschreibung in die entsprechende Felder ein.

Vor dem Speichern der neuen Kalkulation müssen Sie noch Eingabe machen:

Anlegen einer neuen Kalkulation

Die folgenden weiteren Angaben zur Kalkulation sollten Sie machen:

Die Einbindung eines existierenden Arbeitsplan in eine neue Kalkulation erfolgt durch Drag & Drop eines Objektes in das Feld Abreitsplan-Objekt. Alternativ kann nach Betätigen des benachbarten Schaltfläche mit Hilfe der Objektverwaltung ein gewünschten Arbeitsplan im Objektbaum ausgewählt werden. Die Bezeichnung und die Beschreibung des ausgewählten Arbeitsplans werden anschließend in den Info-Feldern neben der Feldbezeichnung Arbeitsplan-Objekt angezeigt. Sollte im Moment kein passender Arbeitsplan für Ihre Kalkulation im System vorhanden sein, so kann auf das Verknüpfen mit einem Arbeitsplan-Objekt zunächst verzichtet werden.

Eine neue, mit einem Arbeitsplan assoziierte Kalkulation kann auch direkt in einem einzigen Schritt aus der Arbeitsplan-Datenmaske heraus erstellt werden:

Bei dieser Variante über die Arbeitsplan-Maske entfällt zum einen der oben beschriebene Schritt „Verlinken der Kalkulationen mit einem Arbeitsplan“ und es wird als Voreinstellung die Objektbezeichnung bzw. die Beschreibung des Arbeitsplans für die Kalkulation übernommen.

Arbeitsplan zur Erstellung einer verknüpften Kalkulation

Das Verknüpfen einer Kalkulation mit einem existierenden Arbeitsplan dient der Zuordnung der jeweiligen Kalkulation zu den aktuell anstehenden Wartungsarbeiten an der technischen Anlage und ermöglicht die automatische Übernahme der Tätigkeitsliste des Areitsplans in die aktuell bearbeitete Kalkulation.

Positionen zur Kalkulation hinzufügen

Jede zu kalkulierende Tätigkeit umfasst folgende Datenfelder mit Detailangaben zur auszuführenden Tätigkeit und deren Kalkulation:

Die Funktionen zum Editieren der Liste der zu kalkulierenden Tätigkeiten werden dem Anwender in der zweiten Werkzeugleiste angeboten:

Zweite Funktionsleiste (von links):

• Aktualisiert die Daten im Fenster
• Auswahlfelder der Leistungsverzeichnisse ein- und ausblenden
• Eingabezeile „Sonstige Kostenposition“ ein- und ausblenden
• Markierte Tätigkeit aus der Liste löschen
• Markierte Tätigkeit eine Position nach oben schieben
• Markierte Tätigkeit eine Position nach unten schieben
• Werkstoff-Multiplikator hinzufügen
• Werkstoff-Multiplikator löschen

Die zu kalkulierenden Arbeitsschritte können Sie im Kalkulationsmodul mit Hilfe der Leistungsverzeichnisse erfassen, und/oder wie im folgenden Abschnitt beschrieben, aus dem verknüpften Arbeitsplan automatisiert übernehmen (Schaltfläche Arbeitsplan importieren).

Funktionsleiste mit den Auswahlmöglichkeiten für Tätigkeiten aus den Leistungsverzeichnissen;

Feld	Beschreibung
Leistungskatalog	Auswahl des Leistungsverzeichnisse („Mechanik“, „Isolierung“, etc.)
Hauptgruppe	Auswahl der Haupt-Tätigkeitsgruppe
Position	Auswahl der Position im Leistungsverzeichnis
Größe / Nennweite	Auswahl der Größe (DN)
Wanddicke / mm	Auswahl der Wandstärke in mm
Menge	Eingabe Anzahl (Stunden)
Erschwernisfaktor	Eingabe Erschwernis-Faktor
Werkstofffaktor	Auswahl Werkstoff-Multiplikator
Stundensatz	Eingabe des Stundenverrechnungssatzes (wird aus dem Leistungsverzeichnis als Voreinstellung automatisch übernommen)
	Erläuterungen zur ausgewählten Position aus dem Leistungsverzeichnis

Werkstoffmultiplikatoren werden aus folgender Materialtabelle ausgewählt:

Materialfaktor auswählen

Die Editierfunktionen der Werkstofftabelle stehen nur Benutzern mit Administratorrechten zur Verfügung. Über die Tasten „Neu“, „Editieren“, „Löschen“ und „Übernehmen“ kann die Werkstofftabelle vom Administrator beliebig geändert bzw. erweitert werden.

Nach Auswahl der Position im Leistungsverzeichnis, Auswahl der Größe (mögliche Größeneinheiten: DN, kg, mm, m und Stück) und ggf. der Wandstärke und des Materialfaktors sind noch die „Anzahl“ (der Stunden), der Stundenverrechnungssatz (in EURO – Vorgabe aus dem Leistungsverzeichnis) und optional eine Erschwerniszulage (Multiplikator) in die entsprechenden Felder einzutragen.

Durch Betätigung der Schaltfläche „Bestätigung“ wird die Kostenposition übernommen Der zugehörige Arbeitsfaktor wird aus dem Standardleistungsverzeichnis übernommen und beim Speichern der Kalkulation wird für jede Position der Preis nach folgender Formel berechnet:

Preis/€ = AW(Faktor) x Anzahl x Erschwerniszulage x Materialfaktor x Std.-Verrechnung/€

Der ganz unten in der Kalkulationsdatenmaske angezeigte Gesamtbetrag der Kalkulation stellt die Summe aus allen nach der genannten Formel errechneten Einzelpreise der Positionen dar. Tätigkeiten ohne Arbeitsfaktor oder Preisangabe (hellblau hinterlegte Zeilen) bleiben in der Addition unberücksichtigt.

Der ebenfalls angezeigte Gesamtfaktor der Kalkulation ist die Summe der Faktoren jeder Einzelposition unter Berücksichtigung des Mengenfaktors sowie ggf. Erschwernis- und Materialfaktoren:

Ges. Faktor = (AW(Faktor) x Anzahl x Erschwerniszulage x Materialfaktor)

Zusätzliche, allgemeine Kostenpositionen mit den Angaben Stundenpreis (in EURO) und Anzahl können ohne Verwendung eines Leistungsverzeichnisses direkt eingegeben werden. TechDo IS legt im Hintergrund eine Liste dieser sonstiger Kostenpositionen an, welche aus technischen Gründen intern einem Leistungsverzeichnis zugeordnet werden (hier: im Leitungsverzeichnis „Mechanik“ unter der Gruppe „010- Sonstiges“).

Eingabe sonstiger Kostenpositionen (in EURO)

Feld	Beschreibung
Positions-Nr.	Eingabe der Positions-Nr. für „Sonstiges“ im Leistungsverzeichnis (Voreinstellung: „010“)
Bezeichnung Kostenposition	Eingabe der Bezeichnung
Stundensatz / EUR	Eingabe des Stundenverrechnungssatzes (wird ggf. aus dem Leistungsverzeichnis als Voreinstellung automatisch übernommen)
Menge	Eingabe Anzahl (Stunden)
Gesamtpreis / EUR	Gesamtpreis der Position = Menge x Stundenverrechnungssatz
Hinweis	Hinweise zur Position
	Kostenposition zur Kalkulation hinzufügen

Tätigkeiten aus dem Arbeitsplan importieren

Voraussetzung für die Ausführung dieser Funktion ist, dass Ihre Kalkulation mit dem zugehörigen, aktuell gültigen Arbeitsplan verlinkt ist. Um alle Arbeitsplan-Tätigkeiten als Positionen in Ihre Kalkulation zu übernehmen, betätigen Sie einfach die Schaltfläche Arbeitsplan importieren.

Vor der Ausführung erscheint folgender Programmdialog:

Möchten Sie den Import doch nicht ausführen, wählen Sie „Abbrechen“.

Wenn Sie die Ausführung mit „Ja“ bestätigen, werden eventuell bereits eingetragene Kostenpositionen gelöscht und alle im Arbeitsplan definierten Tätigkeiten neu eingetragen. Beantworten Sie den Dialog mit „Nein“, so wird der Datenimport trotzdem ausgeführt, aber es wird keine bereits existierende Position gelöscht. Die Tätigkeiten aus dem Arbeitsplan werden in diesem Fall unten angefügt. Anschließend ist die gesamte Kalkulation zuerst abzuspeichern und dann ggf. noch weiter zu bearbeiten.

Bei dieser Vorgehensweise werden sämtliche Arbeitsplan-Tätigkeiten übernommen, ungeachtet der Leistungsverzeichnisse, mit denen diese verbunden sind. Dieses hat dann auch zur Folge, dass die Arbeiten teilweise unterschiedliche Stundenverrechnungssätze haben. Frei definierte Arbeitsplan-Tätigkeiten ohne hinterlegte Arbeitswerte werden in der Tätigkeitsliste als hellblau hinterlegte Zwischenzeilen dargestellt und werden in der Berechnung zunächst nicht berücksichtigt.

In den meisten praktischen Anwendungsfällen wird es sinnvoll sein, den Import auf Tätigkeiten aus einem bestimmten Leistungskatalog zu beschränken. Dazu wählt man im Auswahlfeld „Importfilter Leistungsverzeichnis“ das gewünschte Leistungsverzeichnis aus und führt den Import wie hier beschrieben durch.

Kalkulationsstatus

Der Kalkulationsstatus dient sowohl zu Informationszwecken, als auch zur Steuerung von statusabhängigen Programmfunktionen. Der Status kann aus den Sichten von Auftraggeber (Oxxynova) und Auftragnehmer (Partnerfirma) unabhängig voneinander gesetzt werden. Die Anzeige des Abrechnungsstatus über 3 Status-LED’s (ROT/GELB/GRÜN) hängt von den Statusangabe durch Auftraggeber und Auftragnehmer ab.

Erst nachdem das Aufmaß durch den Auftragnehmer abgeschlossen und durch den Auftraggeber bestätigt wurde, schaltet die Anzeige auf „grün“ und es kann über das integrierte Report-Modul eine Rechnung gedruckt werden. Beim Versuch ein nicht bestätigtes Aufmaß zu drucken, erscheint folgender Warnhinweis:

Die Kalkulation kann aber über das weitere Druck-Layout „Kalkulation“ in jedem Status und von jedem TechDo IS Benutzer mit entsprechenden Leserechten ausgedruckt werden. Nach der Bestätigung des Aufmaßes durch den Auftraggeber können die Statusfelder der Kalkulation durch Partnerfirmen nicht mehr verändert werden. Für den Auftraggeber ist eine Änderung des Status auch noch nach dem Rechnungsdruck möglich. Dieses wäre für den Fall erforderlich, dass die „konservierten“ Daten der hausinternen Vorkalkulation durch die aktuellen Kalkulationsdaten der Partnerfirma ersetzt werden sollen. Dazu setzt man den Status zurück auf „Vorkalkulation abgeschlossen“ und speichert die Kalkulation. Die Aktualisierung der Daten für die Vorkalkulation läuft dabei automatisch im Hintergrund. Vorsicht: Die früheren Daten der Vorkalkulation sind nach dieser Operation nicht mehr verfügbar!

Zu jedem Status können ein Datum sowie Bemerkungen gespeichert werden. Diese Informationen sind auch nach Änderung des aktuellen Status weiter verfügbar.

Tätigkeiten der Zeichnungsposition-bzw. Stammdatenposition zuordnen

Beim zuvor beschriebenen Importieren von Tätigkeiten aus dem Arbeitsplan werden die Positionsbezeichnungen der zu wartenden Flanschverbindungen, Sicherheitsventile, usw. automatisch übernommen und in die Spalte „Position“ der Kalkulationstabelle eingetragen. Beim manuellen Hinzufügen von Mehrarbeiten aus dem Leistungsverzeichnis bleibt das Feld Position zunächst leer. Bei der Aktivierung des Feldes „Position“ mit der Maus wird Ihnen eine Liste aller im Stammdatenobjekt (Apparat) definierten Stutzenpositionen angezeigt (analog der Funktion zur Zuordnung der Tätigkeit zur Zeichnungsposition im Arbeitsplan-Modul). Wählen Sie diejenige Position entsprechend der TechDo IS Apparatezeichnung aus, an welcher die Arbeit auszuführen ist. Im Falle von Arbeiten an Flanschverbindungen (Position 900 im Leistungsverzeichnis Mechanik) sucht das System automatisch anhand der Nennweite (Feld „DN“ im Block „Technische Daten“) den zur gewählten Tätigkeit gehörenden Arbeitswert. Existieren zu einer Größe DN mehrere Ausführungen (z.B. aufgrund verschiedener Abzweige und Wandstärken von mantelbeheizten Flanschverbindungen) so erscheint folgende Auswahlliste mit den möglichen Varianten und deren Arbeitswerte.

Auswahlfenster für Tätigkeiten mit mehreren Unter-Varianten zu einer definierten Größe (DN

Hinweis: Eine eindeutige Zuordnung des Arbeitswertes durch das System bei Auswahl der Stammdaten-Position wäre nur dann möglich, wenn neben den Nennweiten auch die Wanddicken und sonstigen Varianten mit Einfluss auf den Arbeitswert im Block „Technischen Daten“ von Flanschverbindungen nach zuvor festgelegten Konventionen gepflegt würden.

Zusätzliche Informationen zur Kalkulation

Vorkalkulation

Die zusätzliche, hellgrün hinterlegte Tätigkeitsliste mit der Bezeichnung „Vorkalkulation“ füllt sich automatisch mit den Daten der aktuellen Kalkulation sobald der Auftraggeber (hier: Oxxynova) den Status einer Kalkulation von „Neue Kalkulation“ auf „Vorkalkulation abgeschlossen“ ändert. Die Vorkalkulation wird „konserviert“, d.h. weitere Änderungen der aktuellen Kalkulationsdaten infolge von anfallenden Mehr- oder Minderarbeiten wirken sich nicht auf die Vorkalkulation aus.

Langtext

Im Kommentarfeld (Langtext) haben Sie die Möglichkeit, Informationen, Hinweise u. ä. in beliebiger Länge zu jeder Kalkulation zu hinterlegen.

Firmendaten

Unter dem Reiter „Firma“ finden sich benutzerdefinierte Datenfelder wie Kontaktdaten von Ansprechpartnern, Standortinformationen, o.ä. Die TechDo IS Anwender können hier neue Datenfelder nach Belieben hinzufügen. Reports könnten später unter Berücksichtigung dieser kundenspezifischen Datenfelder individuell erstellt werden.

Dokumentenverwaltung für externe Dokumente

Unter „Dokumente“ können externe Dokumente mit beliebigen Dateiformaten eingebunden werden.

Hinweis: Zum Öffnen verlinkter externer Dokumente muss das dem Dateityp entsprechende Originalprogramm bzw. der Viewer (z.B. Adobe Reader) auf dem lokalen Arbeitsplatz installiert sein.

Externe Dokumente sind Daten, Dateien, Formblätter, Dokumente, Bilder, Fotos, Videos, ganze Anwendungen, etc., die entweder lokal auf Ihrem Rechner oder im Netzwerk auf verschiedenen Servern liegen.

TechDo IS bietet Ihnen die Möglichkeit, diese Dokumente über das System verwalten zu lassen. Jeder angemeldete User hat damit die Möglichkeit das Dokument einzusehen. Veränderungen an diesen abgelegten Dokumenten sind zu jeder Zeit nachvollziehbar, da jedes Dokument zunächst ausgecheckt und nach dem Bearbeiten wieder eingecheckt werden muss. Sowohl das Datum der Änderung als auch der Name des Bearbeiters werden festgehalten. Zudem existieren weiterhin alle vorherigen Versionen des Dokumentes! Damit ist eine revisionssichere Historienverwaltung aller Dokumente gegeben.

Ein Eintrag unter interne Dokumente entspricht in etwa dem eines Positionseintrages. Im Berichtswesen werden die Dokumente jedoch nicht direkt ausgewertet. Eine Ausnahme bildet dabei der erste Eintrag in der Liste. Ist dieser eine TechDo IS Zeichnung, dann wird dieser als Standardobjektskizze angesehen und in Berichten / Reports als eine solche verwendet.

Funktionsleiste Dokumente (von links):

• Dokument hinzufügen
• Dokument löschen
• Position nach oben
• Position nach unten

Wenn Sie beim nächsten Ausdruck eine andere Skizze benötigen, können Sie den Kontextmenüpunkt „Ausgewählt für Druck“ der internen Dokumente benutzen.

Wenn Sie das TechDo IS Dokumentmanager-Modul verwenden, müssen Sie nach dem Hinzufügen eines externen Dokumentes es im System einchecken. Alle Befehle für das Dokumentmanage- Modul finden Sie im Kontextmenü für externe Dokumente.

Um Dokumente durch TechDo IS verwalten zu lassen, müssen diese zunächst an TechDo IS übergeben werden. Klicken Sie auf den Button Dokument hinzufügen, wählen Sie die Art des Dokumentes, dann suchen Sie das Dokument auf Ihren Laufwerken. Wurde das Dokument in die Liste eingefügt, müssen Sie nun noch im Kontextmenü [Einchecken] anklicken. Dadurch wird das Dokument ein Objekt von TechDo IS und ab sofort hier verwaltet.

Durch ein Doppelklick auf den Eintrag bekommen Sie das Dokument angezeigt, sofern dazu ein Viewer bzw. das Programm zum Anzeigen des gewählten Dokumentenformats auf Ihrem Rechner installiert ist. Möchten Sie das Dokument nun bearbeiten oder sogar verändern, dann klicken sie im Kontextmenü auf [Auschecken].

Das Dokument wird auf Ihrer lokalen Festplatte temporär hinterlegt und Ihrer Kontrolle übergeben, das Dokument wird angezeigt. Um Ihre Änderungen an dem Dokument zu speichern ist es erforderlich, nach der Bearbeitung des Dokuments im Kontextmenü zu der Datei das Dokument wieder [Einchecken], das geänderte Dokument wird nun wieder an TechDo IS übergeben.

Im Kontextmenü finden Sie auch eine Historie aller Änderungen des Dokuments. Sie können hier auch auf alte Versionen zurückgreifen, indem Sie einfach einen Eintrag in der Historie anklicken!

Bitte beachten Sie, dass jede Änderung eines zugehörigen Dokumentsdurch TechDo IS hierarchisch verwaltet und gespeichert wird. Die Originale bleiben somit unverändert!

Übersicht Kalkulationen im aktuellen Ordner / in der Teilanlage

Neben der F3-Suche nach Kalkulationsdaten steht noch einer Übersicht aller im aktuell markierten Ordner (Kalkulationsordner, Stillstandsordner oder Teilanlage mit Kalkulations-Datenobjekten) befindlichen Kalkulations-Datenobjekte zur Verfügung. In dieser Kostenliste werden alle relevanten Datenfelder im Zusammenhang mit Kalkulationen angezeigt. Die Kalkulationsübersicht kann angezeigt werden, indem man eine Gruppe (Ordner) im TechDo IS Objektbaum markiert und im Popup-Menü (rechte Maustaste) den Punkt Kalkulationsübersicht auswählt.

Die unteren Summenfelder „Summe Faktoren“ und „Gesamtkosten €“ stellen die Gesamtsummen der Faktoren bzw. Summen der Gesamtkosten in EURO über alle im aktuellen Ordner gefundenen Kalkulations-Datenobjekte dar.

Sofern zu jedem Apparat im TechDo IS Objektbaum eine aktuell gültige Kalkulation abgelegt wird, bekommt man mit Hilfe der Kalkulationsübersicht die aktuellen Wartungskosten einer markierten Teilanlage angezeigt.

Alternativ können tabellarische und grafische Kostenübersichten mit Hilfe des Reporting-Moduls erstellt werden (s. folgendes Kapitel Report-Modul).