Kalkulation

Das Kalkulationsmodul fügt sich interaktiv in die bisherige TechDo IS Systemarchitektur ein. Durch die Möglichkeit der automatischen Übernahme ausgewählter Tätigkeiten aus TechDo IS Reparaturplänen können Kalkulationen umfangreicher Arbeiten sehr schnell vorgenommen werden. Dieses gilt insbesondere für den Fall, dass die Ersteller der Reparaturpläne auszuführende Tätigkeiten bereits aus einem in TechDo IS hinterlegten Leistungsverzeichnis ausgewählt haben. Sonstige im Reparaturplan aufgeführte Tätigkeiten (ohne Arbeitswerte) lassen sich ebenfalls automatisch in die Kalkulation übernehmen und werden dann als farblich gekennzeichnete Überschriften dargestellt. Anschließend fügt man im Kalkulationsmodul unter den als Überschrift gekennzeichneten Zeilen die entsprechende(n) Positionen aus dem Leistungsverzeichnis ein. Die Leistungsverzeichnisse können nur von Benutzern mit Administrationsrecht oder von der TechDo GmbH erweitert bzw. editiert werden.

Eine Kalkulation erstellen

Eine neue Kalkulation erstellen Sie, indem Sie an der Stelle im Objekt-Explorer, wo Sie die Kalkulation ablegen möchten, ein neues Objekt vom Typ „Kalkulation“ anlegen. Nach Auswahl des Menüpunktes „Neues Objekt | Kalkulation“ im Objekt-Explorer erscheint der Klassen-Explorer.

TechDo IS Objekt-Explorer

Datei:Fenster-Objektexplorer.png

Klasses-Explorer

An dieser Stelle ist eine vorhandene Klasse vom Typ „Kalkulation“ als Vorlage auszuwählen:

Vor dem Speichern der neuen Kalkulation müssen Sie noch Eingabe machen:

• Der Kalkulation einen Namen und eine Bezeichnung geben

Anlegen einer neuen Kalkulation

Die folgenden weiteren Angaben zur Kalkulation sollten Sie machen:

• Ihren Namen als Ersteller eintragen
• Den Revisionsstand angeben
• Den Turnaround auswählen
• Prüfungsintervall/Stillstandspunkt eintragen
• Auftrags-Nr. eingeben
• Bestell-Nr. eingeben
• Rechnungs-Nr. eingeben

Diese Felder können Sie später in einer Suchabfrage (F3-Taste) als Kriterium angeben.

Hinweis

Die hier beschriebenen Felder lassen sich mit geringem Aufwand individuell auf die jeweiligen Anforderungen anpassen.

Die Einbindung eines existierenden Reparaturplans in eine neue Kalkulation erfolgt durch Drag & Drop eines Objektes in das Feld „Reparaturplan-Objekt“. Alternativ kann nach Betätigen des benachbarten „Load“-Buttons mit Hilfe des Objekt-Explorers ein gewünschter Reparaturplan im Objektbaum ausgewählt werden. Die Bezeichnung und die Beschreibung des ausgewählten Reparaturplans werden anschließend in den Info-Feldern neben der Feldbezeichnung „Reparaturplan-Objekt“ angezeigt. Sollte im Moment kein passender Reparaturplan für Ihre Kalkulation im System vorhanden sein, so kann auf das Verlinken mit einem Reparaturplan-Objekt zunächst verzichtet werden.

Eine neue, mit einem Reparaturplan assoziierte Kalkulation kann auch direkt in einem einzigen Schritt aus der Reparaturplan-Datenmaske heraus erstellt werden:

Bei dieser Variante über die Reparaturplan-Maske entfällt zum einen der oben beschriebene Schritt „Verlinken der Kalkulationen mit einem Reparaturplan“ und es wird als Voreinstellung die Objektbezeichnung bzw. die Beschreibung des Reparaturplans für die Kalkulation übernommen.

TechDo IS Reparaturplan zur Erstellung einer verknüpften Kalulation

Das Verlinken einer Kalkulation mit einem existierenden Reparaturplan dient der Zuordnung der jeweiligen Kalkulation zu den aktuell anstehenden Wartungsarbeiten an der technischen Anlage und ermöglicht die automatische Übernahme der Tätigkeitsliste des Reparaturplans in die aktuell bearbeitete Kalkulation.

Haupt-Eingabemaske des Kalkulationsmoduls

Die Funktionen der oberen Werkzeugleiste stellen die Grundfunktionen aller TechDo IS Datenmodule zur Verfügung:

Die obere Funktionsleiste (von links)

• Aktualisiert die Daten im Fenster
• Erstellt ein neues, leeres Objekt
• Öffnet Objekt
• Objekt speichern
• Objekt kopieren Objekt
• Objekt löschen
• Drucken
• Öffnet Abhängigkeitsexplorer

Positionen zur Kalkulation hinzufügen

Jede zu kalkulierende Tätigkeit umfasst folgende Datenfelder mit Detailangaben zur auszuführenden Tätigkeit und deren Kalkulation:

Die Funktionen zum Editieren der Liste der zu kalkulierenden Tätigkeiten werden dem Anwender in der zweiten Werkzeugleiste angeboten:

Zweite Funktionsleiste (von links):

• Aktualisiert die Daten im Fenster
• Auswahlfelder der Leistungsverzeichnisse ein- und ausblenden
• Eingabezeile „Sonstige Kostenposition“ ein- und ausblenden
• Markierte Tätigkeit aus der Liste löschen
• Markierte Tätigkeit eine Position nach oben schieben
• Markierte Tätigkeit eine Position nach unten schieben
• Werkstoff-Multiplikator hinzufügen
• Werkstoff-Multiplikator löschen

Die zu kalkulierenden Arbeitsschritte können Sie im Kalkulationsmodul mit Hilfe der Leistungsverzeichnisse erfassen, und/oder wie im folgenden Abschnitt beschrieben, aus dem verlinkten Reparaturplan automatisiert übernehmen (Schaltfläche „Reparaturplan importieren“).

Funktionsleiste mit den Auswahlmöglichkeiten für Tätigkeiten aus den Leistungsverzeichnissen;

Funktionsleiste „Leistungsverzeichnis“ (von links):

• Auswahl des Leistungsverzeichnisse („Mechanik“, „Isolierung“, etc.)
• Auswahl der Haupt-Tätigkeitsgruppe
• Auswahl der Unter-Tätigkeitsgruppe (Position im Leistungsverzeichnis)
• Auswahl der Größe (DN)
• Auswahl der Wandstärke in mm
• Positionscode (wird bei Auswahl über Drop Down-Felder automatisch gefüllt)
• Auswahl Werkstoff-Multiplikator
• Eingabe Erschwernis-Faktor
• Eingabe Anzahl (Stunden)
• Eingabe des Stundenverrechnungssatzes (wird aus dem Leistungsverzeichnis als Voreinstellung automatisch übernommen)
• Schaltfläche „Ausführung & Vergütung“ mit Erläuterungen zur ausgewählten Position aus dem Leistungsverzeichnis

Das Hinzufügen von Aufschlägen für Werkstoffe ist nur für folgende Positionen des Leistungsverzeichnisses „Mechanik“ erlaubt:

→ Position Nr. 300 bis 307
→ Position Nr. 309 bis 350
→ Position Nr. 501 bis 591
→ Position Nr. 130

Beim Versuch einer anderen Position Werkstofffaktoren hinzuzufügen erscheint folgender Hinweis:

Datei:Fenster-Kalkulation7.png

Werkstoffmultiplikatoren werden aus folgender Materialtabelle ausgewählt:

Materialfaktor auswählen

Die Editierfunktionen der Werkstofftabelle stehen nur Benutzern mit Administratorrechten zur Verfügung. Über die Tasten „Neu“, „Editieren“, „Löschen“ und „Übernehmen“ kann die Werkstofftabelle vom Administrator beliebig geändert bzw. erweitert werden.

Nach Auswahl der Position im Leistungsverzeichnis, Auswahl der Größe (mögliche Größeneinheiten: DN, kg, mm, m und Stück) und ggf. der Wandstärke und des Materialfaktors sind noch die „Anzahl“ (der Stunden), der Stundenverrechnungssatz (in EURO – Vorgabe aus dem Leistungsverzeichnis) und optional eine Erschwerniszulage (Multiplikator) in die entsprechenden Felder einzutragen.

Durch Betätigung der Schaltfläche „Bestätigung (grünes Häkchen)“ wird die Kostenposition übernommen Der zugehörige Arbeitsfaktor wird aus dem Standardleistungsverzeichnis übernommen und beim Speichern der Kalkulation wird für jede Position der Preis nach folgender Formel berechnet:

Preis/€ = AW(Faktor) x Anzahl x Erschwerniszulage x Materialfaktor x Std.-Verrechnung/€

Der ganz unten in der Kalkulationsdatenmaske angezeigte Gesamtbetrag der Kalkulation stellt die Summe aus allen nach der genannten Formel errechneten Einzelpreise der Positionen dar. Tätigkeiten ohne Arbeitsfaktor oder Preisangabe (hellblau hinterlegte Zeilen) bleiben in der Addition unberücksichtigt.

Der ebenfalls angezeigte Gesamtfaktor der Kalkulation ist die Summe der Faktoren jeder Einzelposition unter Berücksichtigung des Mengenfaktors sowie ggf. Erschwernis- und Materialfaktoren:

Ges. Faktor = (AW(Faktor) x Anzahl x Erschwerniszulage x Materialfaktor)

Zusätzliche, allgemeine Kostenpositionen mit den Angaben Stundenpreis (in EURO) und Anzahl können ohne Verwendung eines Leistungsverzeichnisses direkt eingegeben werden. TechDo IS legt im Hintergrund eine Liste dieser sonstiger Kostenpositionen an, welche aus technischen Gründen intern einem Leistungsverzeichnis zugeordnet werden (hier: im Leitungsverzeichnis „Mechanik“ unter der Gruppe „010- Sonstiges“).

Eingabe sonstiger Kostenpositionen (in EURO)

Funktionsleiste „Sonstige Kostenpositionen“ (von links):

• Eingabe der Positions-Nr. für „Sonstiges“ im Leistungsverzeichnis (Voreinstellung: „010“)
• Eingabe der Bezeichnung der Kosten
• Eingabe des Stundenverrechnungssatzes (wird ggf. aus dem Leistungsverzeichnis als Voreinstellung automatisch übernommen)
• Eingabe Anzahl (Stunden)
• Gesamtpreis der Position = Menge x Stundenverrechnungssatz
• Hinweise zur Position
• Schaltfläche „Kostenposition zur Kalkulation hinzufügen“

Tätigkeiten aus dem Reparaturplan importieren

Voraussetzung für die Ausführung dieser Funktion ist, dass Ihre Kalkulation mit dem zugehörigen, aktuell gültigen Reparaturplan verlinkt ist. Um alle Reparaturplan-Tätigkeiten als Positionen in Ihre Kalkulation zu übernehmen, betätigen Sie einfach die Schaltfläche „Reparaturplan importieren“.

Vor der Ausführung erscheint folgender Programmdialog:

Möchten Sie den Import doch nicht ausführen, wählen Sie „Abbrechen“.

Wenn Sie die Ausführung mit „Ja“ bestätigen, werden eventuell bereits eingetragene Kostenpositionen gelöscht und alle im Reparaturplan definierten Tätigkeiten neu eingetragen. Beantworten Sie den Dialog mit „Nein“, so wird der Datenimport trotzdem ausgeführt, aber es wird keine bereits existierende Position gelöscht. Die Tätigkeiten aus dem Reparaturplan werden in diesem Fall unten angefügt. Anschließend ist die gesamte Kalkulation zuerst abzuspeichern und dann ggf. noch weiter zu bearbeiten.

Bei dieser Vorgehensweise werden sämtliche Reparaturplan-Tätigkeiten übernommen, ungeachtet der Leistungsverzeichnisse, mit denen diese verbunden sind. Dieses hat dann auch zur Folge, dass die Arbeiten teilweise unterschiedliche Stundenverrechnungssätze haben. Frei definierte Reparaturplan-Tätigkeiten ohne hinterlegte Arbeitswerte werden in der Tätigkeitsliste als hellblau hinterlegte Zwischenzeilen dargestellt und werden in der Berechnung zunächst nicht berücksichtigt.

In den meisten praktischen Anwendungsfällen wird es sinnvoll sein, den Import auf Tätigkeiten aus einem bestimmten Leistungskatalog zu beschränken. Dazu wählt man im Auswahlfeld „Importfilter Leistungsverzeichnis“ das gewünschte Leistungsverzeichnis aus und führt den Import wie hier beschrieben durch.

Kalkulationsstatus

Der Kalkulationsstatus dient sowohl zu Informationszwecken, als auch zur Steuerung von statusabhängigen Programmfunktionen. Der Status kann aus den Sichten von Auftraggeber (Oxxynova) und Auftragnehmer (Partnerfirma) unabhängig voneinander gesetzt werden. Die Anzeige des Abrechnungsstatus über 3 Status-LED’s (ROT/GELB/GRÜN) hängt von den Statusangabe durch Auftraggeber und Auftragnehmer ab.

Erst nachdem das Aufmaß durch den Auftragnehmer abgeschlossen und durch den Auftraggeber bestätigt wurde, schaltet die Anzeige auf „grün“ und es kann über das integrierte Report-Modul eine Rechnung gedruckt werden. Beim Versuch ein nicht bestätigtes Aufmaß zu drucken, erscheint folgender Warnhinweis:

Die Kalkulation kann aber über das weitere Druck-Layout „Kalkulation“ in jedem Status und von jedem TechDo IS Benutzer mit entsprechenden Leserechten ausgedruckt werden. Nach der Bestätigung des Aufmaßes durch den Auftraggeber können die Statusfelder der Kalkulation durch Partnerfirmen nicht mehr verändert werden. Für den Auftraggeber ist eine Änderung des Status auch noch nach dem Rechnungsdruck möglich. Dieses wäre für den Fall erforderlich, dass die „konservierten“ Daten der hausinternen Vorkalkulation durch die aktuellen Kalkulationsdaten der Partnerfirma ersetzt werden sollen. Dazu setzt man den Status zurück auf „Vorkalkulation abgeschlossen“ und speichert die Kalkulation. Die Aktualisierung der Daten für die Vorkalkulation läuft dabei automatisch im Hintergrund. Vorsicht: Die früheren Daten der Vorkalkulation sind nach dieser Operation nicht mehr verfügbar!

Zu jedem Status können ein Datum sowie Bemerkungen gespeichert werden. Diese Informationen sind auch nach Änderung des aktuellen Status weiter verfügbar.

Tätigkeiten der Zeichnungsposition-bzw. Stammdatenposition zuordnen

Beim zuvor beschriebenen Importieren von Tätigkeiten aus dem Reparaturplan werden die Positionsbezeichnungen der zu wartenden Flanschverbindungen, Sicherheitsventile, usw. automatisch übernommen und in die Spalte „Position“ der Kalkulationstabelle eingetragen. Beim manuellen Hinzufügen von Mehrarbeiten aus dem Leistungsverzeichnis bleibt das Feld Position zunächst leer. Bei der Aktivierung des Feldes „Position“ mit der Maus wird Ihnen eine Liste aller im Stammdatenobjekt (Apparat) definierten Stutzenpositionen angezeigt (analog der Funktion zur Zuordnung der Tätigkeit zur Zeichnungsposition im TechDo IS Reparaturplan-Modul). Wählen Sie diejenige Position entsprechend der TechDo IS Apparatezeichnung aus, an welcher die Arbeit auszuführen ist. Im Falle von Arbeiten an Flanschverbindungen (Position 900 im Leistungsverzeichnis Mechanik) sucht das System automatisch anhand der Nennweite (Feld „DN“ im Block „Technische Daten“) den zur gewählten Tätigkeit gehörenden Arbeitswert. Existieren zu einer Größe DN mehrere Ausführungen (z.B. aufgrund verschiedener Abzweige und Wandstärken von mantelbeheizten Flanschverbindungen) so erscheint folgende Auswahlliste mit den möglichen Varianten und deren Arbeitswerte.

Auswahlfenster für Tätigkeiten mit mehreren Unter-Varianten zu einer definierten Größe (DN

Hinweis: Eine eindeutige Zuordnung des Arbeitswertes durch das System bei Auswahl der Stammdaten-Position wäre nur dann möglich, wenn neben den Nennweiten auch die Wanddicken und sonstigen Varianten mit Einfluss auf den Arbeitswert im Block „Technischen Daten“ von Flanschverbindungen nach zuvor festgelegten Konventionen gepflegt würden.

Zusätzliche Informationen zur Kalkulation

Vorkalkulation

Die zusätzliche, hellgrün hinterlegte Tätigkeitsliste mit der Bezeichnung „Vorkalkulation“ füllt sich automatisch mit den Daten der aktuellen Kalkulation sobald der Auftraggeber (hier: Oxxynova) den Status einer Kalkulation von „Neue Kalkulation“ auf „Vorkalkulation abgeschlossen“ ändert. Die Vorkalkulation wird „konserviert“, d.h. weitere Änderungen der aktuellen Kalkulationsdaten infolge von anfallenden Mehr- oder Minderarbeiten wirken sich nicht auf die Vorkalkulation aus.

Langtext

Im Kommentarfeld (Langtext) haben Sie die Möglichkeit, Informationen, Hinweise u. ä. in beliebiger Länge zu jeder Kalkulation zu hinterlegen.

Firmendaten

Unter dem Reiter „Firma“ finden sich benutzerdefinierte Datenfelder wie Kontaktdaten von Ansprechpartnern, Standortinformationen, o.ä. Die TechDo IS Anwender können hier neue Datenfelder nach Belieben hinzufügen. Reports könnten später unter Berücksichtigung dieser kundenspezifischen Datenfelder individuell erstellt werden.

Dokumentenverwaltung für externe Dokumente

Unter „Dokumente“ können externe Dokumente mit beliebigen Dateiformaten eingebunden werden.

Hinweis: Zum Öffnen verlinkter externer Dokumente muss das dem Dateityp entsprechende Originalprogramm bzw. der Viewer (z.B. Adobe Reader) auf dem lokalen Arbeitsplatz installiert sein.

Externe Dokumente sind Daten, Dateien, Formblätter, Dokumente, Bilder, Fotos, Videos, ganze Anwendungen, etc., die entweder lokal auf Ihrem Rechner oder im Netzwerk auf verschiedenen Servern liegen.

TechDo IS bietet Ihnen die Möglichkeit, diese Dokumente über das System verwalten zu lassen. Jeder angemeldete User hat damit die Möglichkeit das Dokument einzusehen. Veränderungen an diesen abgelegten Dokumenten sind zu jeder Zeit nachvollziehbar, da jedes Dokument zunächst ausgecheckt und nach dem Bearbeiten wieder eingecheckt werden muss. Sowohl das Datum der Änderung als auch der Name des Bearbeiters werden festgehalten. Zudem existieren weiterhin alle vorherigen Versionen des Dokumentes! Damit ist eine revisionssichere Historienverwaltung aller Dokumente gegeben.

Ein Eintrag unter interne Dokumente entspricht in etwa dem eines Positionseintrages. Im Berichtswesen werden die Dokumente jedoch nicht direkt ausgewertet. Eine Ausnahme bildet dabei der erste Eintrag in der Liste. Ist dieser eine TechDo IS Zeichnung, dann wird dieser als Standardobjektskizze angesehen und in Berichten / Reports als eine solche verwendet.

Funktionsleiste Dokumente (von links):

• Dokument hinzufügen
• Dokument löschen
• Position nach oben
• Position nach unten

Wenn Sie beim nächsten Ausdruck eine andere Skizze benötigen, können Sie den Kontextmenüpunkt „Ausgewählt für Druck“ der internen Dokumente benutzen.

Wenn Sie das TechDo IS Dokumentmanager-Modul verwenden, müssen Sie nach dem Hinzufügen eines externen Dokumentes es im System einchecken. Alle Befehle für das Dokumentmanage- Modul finden Sie im Kontextmenü für externe Dokumente.

Um Dokumente durch TechDo IS verwalten zu lassen, müssen diese zunächst an TechDo IS übergeben werden. Klicken Sie auf den Button Dokument hinzufügen, wählen Sie die Art des Dokumentes, dann suchen Sie das Dokument auf Ihren Laufwerken. Wurde das Dokument in die Liste eingefügt, müssen Sie nun noch im Kontextmenü [Einchecken] anklicken. Dadurch wird das Dokument ein Objekt von TechDo IS und ab sofort hier verwaltet.

Durch ein Doppelklick auf den Eintrag bekommen Sie das Dokument angezeigt, sofern dazu ein Viewer bzw. das Programm zum Anzeigen des gewählten Dokumentenformats auf Ihrem Rechner installiert ist. Möchten Sie das Dokument nun bearbeiten oder sogar verändern, dann klicken sie im Kontextmenü auf [Auschecken].

Das Dokument wird auf Ihrer lokalen Festplatte temporär hinterlegt und Ihrer Kontrolle übergeben, das Dokument wird angezeigt. Um Ihre Änderungen an dem Dokument zu speichern ist es erforderlich, nach der Bearbeitung des Dokuments im Kontextmenü zu der Datei das Dokument wieder [Einchecken], das geänderte Dokument wird nun wieder an TechDo IS übergeben.

Im Kontextmenü finden Sie auch eine Historie aller Änderungen des Dokuments. Sie können hier auch auf alte Versionen zurückgreifen, indem Sie einfach einen Eintrag in der Historie anklicken!

Bitte beachten Sie, dass jede Änderung eines zugehörigen Dokumentsdurch TechDo IS hierarchisch verwaltet und gespeichert wird. Die Originale bleiben somit unverändert!

Übersicht Kalkulationen im aktuellen Ordner/ in der Teilanlage

Neben der F3-Such nach Kalkulationsdaten steht noch einer Übersicht aller im aktuell markierten Ordner (Kalkulationsordner, Stillstandsordner oder Teilanlage mit Kalkulations-Datenobjekten) befindlichen Kalkulations-Datenobjekte zur Verfügung. In dieser Kostenliste werden alle relevanten Datenfelder im Zusammenhang mit Kalkulationen angezeigt. Die Kalkulationsübersicht kann angezeigt werden, indem man eine Gruppe (Ordner) im TechDo IS Objektbaum markiert und im Popup-Menü (rechte Maustaste) den Punkt „Kalkulationsübersicht“ auswählt.

Die unteren Summenfelder „Summe Faktoren“ und „Gesamtkosten €“ stellen die Gesamtsummen der Faktoren bzw. Summen der Gesamtkosten in EURO über alle im aktuellen Ordner gefundenen Kalkulations-Datenobjekte dar.

Sofern zu jedem Apparat im TechDo IS Objektbaum eine aktuell gültige Kalkulation abgelegt wird, bekommt man mit Hilfe der Kalkulationsübersicht die aktuellen Wartungskosten einer markierten Teilanlage angezeigt.

Alternativ können tabellarische und grafische Kostenübersichten mit Hilfe des Reporting-Moduls erstellt werden (s. folgendes Kapitel Report-Modul).

Report Modul

Reports (Berichte) können modulunabhängig auf alle Daten in TechDo IS zugreifen. Mitgelieferte Standard-Reports werden im Allgemeinen noch an die kundenspezifischen Daten angepasst. Es können ganz neue Reports nach Kundenanforderung erstellt werden- die einzige grundlegende Bedingung lautet: Die gewünschten Informationen müssen im System, d.h. in der TechDo IS Datenbank – vorhanden sein !

Ausdruck und Dateiexport von Reports

Jedem TechDo IS Modul sind einige spezifische Berichte zugeordnet, welche im Druckmenü der einzelnen Module zur Auswahl stehen.

Report zum Kalkulationsmodul: Rechnung

Neben dem Ausdruck der Druckvorschau über das Drucker-Symbol können die angezeigten Reportdaten auch in unterschiedlichen Dateiformaten exportiert und ggf. sofort per E-Mail versendet werden. Die Report-Exportfunktionen finden sich in der oberen Werkzeugleiste an 4. bis 6. Position von links:

Datei:Fenster-Kalkulation19.png

Beim Export von Reports werden folgende Dateiformate unterstützt: PDF, Open Document Spreadsheet, Open Document Text, Excel, XML, RTF, HTML, text, CSV, BMP, Jpeg, Tiff, und Gif. Abhängig vom ausgewählten Format können Sie vor dem Start des Datenexports noch weitere, für das verbundene Programm spezifische Einstellungen (z.B. Excel-Parameter) machen. Falls Sie die Export-Methode „Per E-Mail“ ausgewählt haben müssen Sie noch weitere Eingaben zu Ihrer und zur E-Mail Adresse des Empfängers machen.