MOC Prozess

Anlagenänderungen: MOC (Management of Change)

Management of Change - der sichere Änderungsprozess einer Produktionsanlage

Änderungen an einer Produktionsanlage bergen in vielen Fällen Gefahren in sich und benötigen eine sichere Durchführung. Der Änderungsprozess selbst sowie das Ergebnis der Änderung, d.h. der neue geänderte Betriebszustand müssen sicher gestaltet werden. Die Notwendigkeit dafür ergibt sich aus der Störfallverordnung (Seveso III - Richtlinie) Für die sichere Durchführung von Änderungen an einer Anlage ist das Modul MOC-Prozess (Management of Change) entwickelt worden. MOC steht auch für den Einsatz eines Informationssystems wie TechDo IS, um Mängel bei der Kommunikation zu vermeiden. Mit Hilfe des MOC ist es möglich, die für Änderungen in komplexen Anlagen notwendigen Maßnahmen in einem interdisziplinär besetzten Team vorab sachlich zu prüfen, notwendige Maßnahmen festzulegen und die Änderungen sicher und koordiniert durchzuführen. Die Unterstützung der Kommunikation zwischen verschiedenen Fachbereichen ist ein wichtiger Faktor im Konzept der TechDo GmbH. Expertise und Erfahrung von Fachkräften können nicht durch ein Managementsystem ersetzt werden. TechDo IS dient nur dazu, den Fachmann bei seiner Arbeit zu unterstützen, damit nicht Wesentliches übersehen wird und der Prozess effizient ist.

Durch ein in das MOC-Modul integriertes Ampelsystem wird gewährleistet, dass eine Freigabe der geänderten Anlage zur Inbetriebnahme erst erfolgen kann nachdem alle Einzelmaßnahmen des Ablaufplans durch die zuständigen Fachleute ausgeführt und durch persönliche digitale Signatur bestätigt wurden.

Datenansicht MOC-Modul

Eine neue Änderungsanfrage erstellen

Jeder Systembenutzer mit Schreibrechten für das MOC-Modul kann neue MOC-Datenobjekte anlegen, d.h. er ist dazu berechtigt, neue Änderungsanträge einzureichen. Um ein neues MOC-Objekt zu erstellen, wählt man im Hauptmenü Neues Objekt den Menüpunkt MOC aus der Liste der installierten Module aus.

Neuen Änderungsantrag erstellen

TechDo IS Hauptmenü: Neues Datenobjekt

Es erscheint dann ein Auswahlfenster mit einigen Vorlagen für MOC-Prozesse. Diese unterscheiden sich geringfügig bezüglich der vordefinierten Maßnahmen im Rahmen einer Anlagenänderung und sind im Allgemeinen firmenspezifisch (Beispiel: Änderungsscheine wahlweise mit oder ohne verbindlichen Angaben zu den geschätzten Kosten und zur Finanzierung der gewünschten Anlagenänderung).

Auswahl der firmenspezifischen Vorlage für MOC-Prozesse (vordefinierte Maßnahmenkataloge bei Anlagenänderung)

Nach Auswahl der gewünschten Vorlage erscheint die Hauptdatenmaske des MOC-Moduls. Im oberen Bereich sind vom Antragsteller zunächst die formalen Kopfdaten sowie die Beschreibungsfelder der geplanten Anlagenänderung vollständig auszufüllen:

Als eindeutigen Objektnamen für den neuen MOC-Prozess gibt man die Verwaltungsnummer der Anlagenänderung an.
Weitere Pflichtangaben zum Änderungsantrag:

• Objektbeschreibung (Kurzbeschreibung des Änderungsanrtags)
• Projektverantwortlicher
• Ausführungsdatum
• Datum der Inbetriebnahme
• Geplante Betriebsdauer der Änderung
• Priorität (Notfall?)
• Ausführliche Beschreibung der Anlagenänderung (was, warum, Ziele)
• Grund für die Änderung
• Typ (Kategorie) der Änderung (Verfahren, Anlage, Erstfabrikation, Produktumstellung, Erweiterung)

Das Beschreibungsfeld Ex-Zone/Zusatzinformationen steht für zusätzliche Informationen zur Verfügung, welche auf der ersten Seite von Änderungsscheinen erscheinen sollen (Termine, Kosten).

Bei Auswahl des Schalters Mögliche Gefährdungspotientiale erscheint eine leere Tabelle mit zwei Spalten. Links gibt man die möglichen Gefahren bei der technischen Durchführung der Anlagenänderung an und rechts die jeweils erforderliche Maßnahme zur Abwendung der betreffenden Gefahr. Diese Tabelle erscheint auch auf dem Ausdruck des Änderungsscheins im Bereich Sicherheitsbetrachtung. Auswirkungen der Anlagenänderung auf das grundlegende Sicherheitskonzept und die erforderlichen Maßnahmen werden bei größeren Änderungen bzw. bei höherem Risiko gesondert behandelt (s. Abschnitt Sicherheitskonzept).

Der Absschluss einzelner Bewertungs- und Genehmigungsverfahren im MOC-Prozesses kann durch digitale Signatur von den zuständigen Personen oder durch deren Vertretung bestätigt werden. Das System ermittelt den aktuellen Status des Änderungsantrag im Wesentlichen anhand des Vorliegens von digitalen Signaturen ab. Im Bereich Gruppenrechte: Digitale Signatur wird eine kleine Tabelle mit den Genehmigungsphasen des aktuellen MOC-Prozesses angezeigt (normalerweise gibt es 10 Phasen von der Finanzierung bis zur endgültigen Freigabe zur IBN). Hier kann jeder Genehmigungsphase des MOC-Prozesses eine TechDo IS Benutzergruppe zugewiesen werden. Bei der späteren Festlegung der für die Ausführung von Einzelmaßnahmen verantwortlicher Personen können nur Mitglieder der an dieser Stelle der Genehmigungsphase zugeordneten Benutzergruppe ausgewählt werden!

Es ist weiterhin zwingend erforderlich, den neuen Änderungsantrag mit sämtlichem von der Anlagenänderung betroffenen technischen Equipment zu verknüpfen. Dazu verlinkt man das MOC-Datenobjekt mit den im System bereits vorhandenen technischen Apparaten aus der betroffenen Anlage (Verknüpfung von Stammdaten rechts unten als interne Dokumente bzw. Datenobjekte).

Auswahl von technischen Stammdaten zur Verknüpfung mit dem MOC-Prozess

Datenblöcke des technischen Equipments (Kopfdaten, technische Daten, Prüfungsdaten, etc.) werden dem MOC-Datenobjekt automatisch hinzugefügt. Ausgewählte Datenfelder der mit dem Änderungsantrag verknüpften Apparaten/ Anlagen werden u.a. für die Generierung des druckbaren Änderungsscheins zwingend benötigt.

Beim Verlinken des Änderungsantrags mit Stammdatenobjekten ermittelt das System automatisch die zugehörigen Dokumente und zeigt die Dokumentenliste in einem Auswahlfenster an.

Dokumentenliste eines mit dem MOC-Prozess verknüpften technischen Equipments

Der Anwender kann hier alle im Rahmen der Anlagenänderung zu ändernden externen Dokumente auswählen und diese dem MOC-Prozess als Dokumentenverknüpfungen direkt hinzufügen. Sofern sich der Antragsteller an dieser Stelle über die zu bearbeitenden Dokumente nicht sicher ist, sollten einfach alle vorhandenen technischen und betrieblichen Dokumente mit dem MOC-Prozess verknüpft werden. Die Dokumente werden ohnehin in einer späteren Phase durch die zuständigen Fachabteilungen bearbeitet. Dazu stehen den Anwendern die Grundfunktionen der Dokumentenverwaltung auch im MOC-Modul zur Verfügung.
Innerhalb der TechDo IS Dokumentenverwaltung erhalten alle mit einem aktiven MOC-Prozess verknüpften Dokumente einen besonderen Dokumentenstatus. Damit wird unbeteiligten Anwendern signalisiert, dass diese Dokumente im Rahmen einer geplanten Anlagenänderung kurzfristig verändert werden. Selbstverständlich können dem Änderungsantrag auch beliebige weitere Dokumente angefügt werden, welche keinen Bezug zu TechDo IS Stammdatenobjekten besitzen.

Automatische Verknüpfung von Anlagendokumentation aus der TechDo IS Dokumentenverwaltung mit dem Änderungsantrag

Prüfung der Änderungsanfrage durch Gutachter/ Fachabteilungen

Vollständigkeit und Plausibilität der Anfrage werden durch Vorgesetzte des Antragsstellers bzw. durch Gutachter aus den zuständigen Fachabteilungen zunächst geprüft. Gutachter tragen ggf. Ergänzungen zum Antrag ein, wie zum Beispiel:

• Angaben zur Finanzierungsfrage machen
• Mögliche Gefährdungspotentiale angeben
• Durchführung einer Sicherheitsbetrachtung / Risikobewertung

Ohne Bestätigung der Durchführung von vorab festgelegten Antragsprüfungen (durch digitale Signatur) ist eine Genehmigung des Änderungsantrags im System nicht möglich. Die Bereiche für Genehmigungen und Freigaben sind in dieser Phase noch deaktiviert:

Typische Prüfungs- und Genehmigungsphasen eines Änderungsantrags

Angaben zur Finanzierung einer Anlagenänderung

Maßnahmen im Rahmen des Sicherheitskonzeptes

Plausibilitätsprüfungen des Antrags durch Fachabteilungen

Nach positiver Bewertung der Änderungsanfrage durch den/die Gutachter werden die Genehmiger (Betriebsleiter, Technischer Leiter) über die Änderungsanfrage informiert. Die Benachrichtigung kann direkt über das TechDo IS Nachrichtensystem erfolgen (per interner Nachricht mit Verknüpfung zum aktuellen MOC-Datenobjekt oder per E-Mail).

Genehmigung der Änderung durch technische Leitung / Betriebsleitung

Vollständigkeit der Anfrage prüfen und ggf. Ergänzungen oder Zusatzbedingungen eintragen

Entscheidung ob Anfrage prozessrelevant ist

Genehmigung oder Ablehnung erteilen

Genehmigung des Änderungsantrags durch Dienstvorgesetzte oder Manager (mit digitaler Signatur)

Erforderliche technische Einzelmaßnahmen planen und den Änderungsantrag veröffentlichen

Nach Genehmigung des Änderungsantrags durch Betriebsleitung und Technische Leitung wird durch den Koordinator ein Ablaufplan mit den erforderlichen Maßnahmen und deren zeitlicher Abfolge erstellt. Im System lassen sich auch die verantwortlichen Maßnahmenleiter definieren und damit gleichzeitig die Option zur digitalen Signatur von Maßnahmen durch verantwortliche Personen aktivieren. Zur praktischen Umsetzung der geplanten Anlagenänderung sind grundsätzlich folgende Phasen zu koordinieren:

1. Planung
2. Vorbereitung
3. Technische Durchführung
4. Technische Dokumentation
5. Abschluss: Übergabe an Betrieb und Prüfungen vor Inbetriebnahme

Im Rahmen dieser Vorbereitungen werden z.B. erforderliche Beteiligungen von internen Werkstätten, Fremdfirmen, Arbeitsvorbereitung, u.s.w. an der technischen Durchführung festgelegt.

Planung von Maßnahmen für die Fertigung mit Festlegung der Maßnahmenleiter

In der Planungsphase wird auch bereits definiert welche technischen/ betrieblichen Dokumente vor einer späteren Freigabe zur Inbetriebnahme aktualisiert werden müssen (s. folgender Abschnitt).

Die Zeitplanung umfasst auch den Abschluss aller Einzelmaßnahmen nach Fertigstellung mit der Übergabe an den Betrieb und die Festlegung der für die Abschlussprüfungen verantwortlichen Personen.

Aktualisierung von technischen und betrieblichen Dokumenten

Die Vorlagen für den MOC-Prozess enthalten bereits Listen von technischen Dokumenten, die bei einer Anlagenänderung im Allgemeinen zu berücksichtigen sind. Dokumentenlisten und Dokumentenarten können bei Bedarf von Bearbeitern der Änderungsanträge individuell erweitert werden.

Zu den Dokumenten, die infolge von Änderungen aktualisiert werden müssen, gehören beispielsweise:

• Gefährdungs-/Risikobeurteilung bzw. Sicherheitsbericht, Explosionsschutzdokument
• Brandschutzpläne, Rettungswege- und Notfallpläne
• Medien-, Emmisions- und Anlagenkataster
• Liste vorgeschriebener Prüfungen an Behältern und Rohrleitungen
• Betriebsanweisungen, Arbeitsanweisungen, Prozesshandbuch
• Untergrundplan, Aufstellungsplan und R&I-Schemata
• Maschinen- und Aparateliste, Rohrleitungsliste, Isometrien
• Messstellenverzeichnis, Funktionspläne, Grenzwertliste der Alarme und Schaltungen
• Sicherheitsventil- und Steckscheibenliste
• Instandhaltungspläne, Schichtpläne, Anlagenrundgänge, Messwertkontrollen

Beispielliste technischer Dokumente bei Anlagenänderung (digitaler Signatur zur Bestätigung der Aktualisierung von Dokumenten)

Die hier beispielhaft aufgeführte Dokumentenliste entstammt einer Standardvorlage für Maßnahmen im Bereich Dokumentation von Anlagenänderungen. Sie kann nachträglich um beliebige weitere Dokumente bzw. Dokumententypen ergänzt werden. Für jede Ergänzung der Dokumentenliste steht dann auch die Möglichkeit zur digitalen Signatur zur Verfügung.

Ausführung von technischen Maßnahmen fertig melden (Fertigmeldungen der Werkstätten)

Die Fertigmeldungen der Werkstattmeister, Anlagentechniker, Arbeitsvorbereitung, etc. erfolgen im System durch digitale Signatur jeder als erforderlich gekennzeichneten technischen Maßnahme im Planungsbereich "Technische Ausführung". Bei korrekter oder fehlerhafter Eingabe der persönlichen Signatur erhält man entsprechende Hinweise.

Elektronische Unterschrift durch persönliche digitale Signatur

Korrekte Signatureingabe

Fehlerhafte Signatureingabe

Mit jeder vom System akzeptierten digitalen Signatur gilt die verknüpfte Einzelmaßnahme als abgeschlossen und wird mit Erledigungsdatum versehen sowie in der Gesamtübersicht aller geplanten Maßnahmen automatisch mit einem grünem Punkt gekennzeichnet:

Übersicht geplanter Einzelmaßnahmen mit Bearbeitungsstatus

Sobald zu jeder geplanten Einzelmaßnhame eines Datenblocks die Signatur vorliegt, gilt die entsprechnde Antrags- bzw. Genehmigungsphase als abgeschlossen. Der Gesamtstatus des MOC-Prozesses (Ampelsystem) wird automatisch aktualisiert.

Die Aktualisierung technischen/ betrieblichen Dokumentation kann durch die zuständigen Dokumentationsgruppen ebenfalls durch digitale Signatur fertig gemeldet werden. Es ist im System nicht unbedingt erforderlich für jedes mit dem Änderungsantrag verknüpften Dokument separat zu unterschreiben. Stattdessen kann einmalig für die Aktualisierung von Dokumenten aus der Kategorie des eigenen Zuständigkeitsbereichs (z.B. Feuerschutzpläne, Apparatedokumentation) signiert werden.

Prüfungen vor Inbetriebnahme bestätigen

Übergabe mit Probelauf an die Produktion Prüfung vor Inbetriebnahme (PLT-Einrichtungen, Rohrleitungen, Druckbehälter, Übernahme- und Abfülleinrichtungen)

Freigabe zur Inbetriebnahme durch technische Leitung / Betriebsleitung

Genehmigungen und Freigabe zur Inbetriebnahme durch Betriebsleiter, technischen Leiter und Projektverantwortlichen mit Datum und Unterschrift

Die geänderte Anlage darf für die Wieder-Inbetriebnahme erst freigegeben werden, wenn:

• Alle für die Inbetriebnahme des geänderten Anlagenteils erforderlichen Dokumente aktualisiert sind (Beispiel Dokumentliste: s.o.)
• Die erforderlichen Prüfungen vor Inbetriebnahme erfolgt sind und die betroffenen Mitarbeiter über Auswirkungen und Maßnahmen in Bezug auf die Änderung informiert sind
• Ggf. erforderliche behördliche Genehmigungen vorliegen bzw. diesbezügliche Anzeigen erfolgt sind

Das System erlaubt keine Freigaben zur Inbetriebnahme (durch digitale Signatur) solange die Ausführung irgendeiner ursprünglichen Maßnahme oder die Aktualisierung von Dokumenten nicht durch die Fachabteilungen bestätigt wurde.

Wichtig ist eine Überprüfung vor Ort und in den Dokumenten, ob die durchgeführten Änderungen mit der ursprünglichen Planung übereinstimmen, welche Abweichungen existieren und wie damit zu verfahren ist. Vor der geplanten Inbetriebnahme sind ggf. auch Fachstellen, Nachbarbetriebe und Energieversorger zu informieren.

Anlagenänderungen: MOC (Management of Change)

Management of Change - der sichere Änderungsprozess einer Produktionsanlage

Änderungen an einer Produktionsanlage bergen in vielen Fällen Gefahren in sich und benötigen eine sichere Durchführung. Der Änderungsprozess selbst sowie das Ergebnis der Änderung, d.h. der neue geänderte Betriebszustand müssen sicher gestaltet werden. Die Notwendigkeit dafür ergibt sich aus der Störfallverordnung (Seveso III - Richtlinie) Für die sichere Durchführung von Änderungen an einer Anlage ist das Modul MOC-Prozess (Management of Change) entwickelt worden. MOC steht auch für den Einsatz eines Informationssystems wie TechDo IS, um Mängel bei der Kommunikation zu vermeiden. Mit Hilfe des MOC ist es möglich, die für Änderungen in komplexen Anlagen notwendigen Maßnahmen in einem interdisziplinär besetzten Team vorab sachlich zu prüfen, notwendige Maßnahmen festzulegen und die Änderungen sicher und koordiniert durchzuführen. Die Unterstützung der Kommunikation zwischen verschiedenen Fachbereichen ist ein wichtiger Faktor im Konzept der TechDo GmbH. Expertise und Erfahrung von Fachkräften können nicht durch ein Managementsystem ersetzt werden. TechDo IS dient nur dazu, den Fachmann bei seiner Arbeit zu unterstützen, damit nicht Wesentliches übersehen wird und der Prozess effizient ist.

Durch ein in das MOC-Modul integriertes Ampelsystem wird gewährleistet, dass eine Freigabe der geänderten Anlage zur Inbetriebnahme erst erfolgen kann nachdem alle Einzelmaßnahmen des Ablaufplans durch die zuständigen Fachleute ausgeführt und durch persönliche digitale Signatur bestätigt wurden.

Datenansicht MOC-Modul

Eine neue Änderungsanfrage erstellen

Jeder Systembenutzer mit Schreibrechten für das MOC-Modul kann neue MOC-Datenobjekte anlegen, d.h. er ist dazu berechtigt, neue Änderungsanträge einzureichen. Um ein neues MOC-Objekt zu erstellen, wählt man im Hauptmenü Neues Objekt den Menüpunkt MOC aus der Liste der installierten Module aus.

Neuen Änderungsantrag erstellen

TechDo IS Hauptmenü: Neues Datenobjekt

Es erscheint dann ein Auswahlfenster mit einigen Vorlagen für MOC-Prozesse. Diese unterscheiden sich geringfügig bezüglich der vordefinierten Maßnahmen im Rahmen einer Anlagenänderung und sind im Allgemeinen firmenspezifisch (Beispiel: Änderungsscheine wahlweise mit oder ohne verbindlichen Angaben zu den geschätzten Kosten und zur Finanzierung der gewünschten Anlagenänderung).

Auswahl der firmenspezifischen Vorlage für MOC-Prozesse (vordefinierte Maßnahmenkataloge bei Anlagenänderung)

Nach Auswahl der gewünschten Vorlage erscheint die Hauptdatenmaske des MOC-Moduls. Im oberen Bereich sind vom Antragsteller zunächst die formalen Kopfdaten sowie die Beschreibungsfelder der geplanten Anlagenänderung vollständig auszufüllen:

Als eindeutigen Objektnamen für den neuen MOC-Prozess gibt man die Verwaltungsnummer der Anlagenänderung an.
Weitere Pflichtangaben zum Änderungsantrag:

• Objektbeschreibung (Kurzbeschreibung des Änderungsanrtags)
• Projektverantwortlicher
• Ausführungsdatum
• Datum der Inbetriebnahme
• Geplante Betriebsdauer der Änderung
• Priorität (Notfall?)
• Ausführliche Beschreibung der Anlagenänderung (was, warum, Ziele)
• Grund für die Änderung
• Typ (Kategorie) der Änderung (Verfahren, Anlage, Erstfabrikation, Produktumstellung, Erweiterung)

Das Beschreibungsfeld Ex-Zone/Zusatzinformationen steht für zusätzliche Informationen zur Verfügung, welche auf der ersten Seite von Änderungsscheinen erscheinen sollen (Termine, Kosten).

Bei Auswahl des Schalters Mögliche Gefährdungspotientiale erscheint eine leere Tabelle mit zwei Spalten. Links gibt man die möglichen Gefahren bei der technischen Durchführung der Anlagenänderung an und rechts die jeweils erforderliche Maßnahme zur Abwendung der betreffenden Gefahr. Diese Tabelle erscheint auch auf dem Ausdruck des Änderungsscheins im Bereich Sicherheitsbetrachtung. Auswirkungen der Anlagenänderung auf das grundlegende Sicherheitskonzept und die erforderlichen Maßnahmen werden bei größeren Änderungen bzw. bei höherem Risiko gesondert behandelt (s. Abschnitt Sicherheitskonzept).

Der Absschluss einzelner Bewertungs- und Genehmigungsverfahren im MOC-Prozesses kann durch digitale Signatur von den zuständigen Personen oder durch deren Vertretung bestätigt werden. Das System ermittelt den aktuellen Status des Änderungsantrag im Wesentlichen anhand des Vorliegens von digitalen Signaturen ab. Im Bereich Gruppenrechte: Digitale Signatur wird eine kleine Tabelle mit den Genehmigungsphasen des aktuellen MOC-Prozesses angezeigt (normalerweise gibt es 10 Phasen von der Finanzierung bis zur endgültigen Freigabe zur IBN). Hier kann jeder Genehmigungsphase des MOC-Prozesses eine TechDo IS Benutzergruppe zugewiesen werden. Bei der späteren Festlegung der für die Ausführung von Einzelmaßnahmen verantwortlicher Personen können nur Mitglieder der an dieser Stelle der Genehmigungsphase zugeordneten Benutzergruppe ausgewählt werden!

Es ist weiterhin zwingend erforderlich, den neuen Änderungsantrag mit sämtlichem von der Anlagenänderung betroffenen technischen Equipment zu verknüpfen. Dazu verlinkt man das MOC-Datenobjekt mit den im System bereits vorhandenen technischen Apparaten aus der betroffenen Anlage (Verknüpfung von Stammdaten rechts unten als interne Dokumente bzw. Datenobjekte).

Auswahl von technischen Stammdaten zur Verknüpfung mit dem MOC-Prozess

Datenblöcke des technischen Equipments (Kopfdaten, technische Daten, Prüfungsdaten, etc.) werden dem MOC-Datenobjekt automatisch hinzugefügt. Ausgewählte Datenfelder der mit dem Änderungsantrag verknüpften Apparaten/ Anlagen werden u.a. für die Generierung des druckbaren Änderungsscheins zwingend benötigt.

Beim Verlinken des Änderungsantrags mit Stammdatenobjekten ermittelt das System automatisch die zugehörigen Dokumente und zeigt die Dokumentenliste in einem Auswahlfenster an.

Dokumentenliste eines mit dem MOC-Prozess verknüpften technischen Equipments

Der Anwender kann hier alle im Rahmen der Anlagenänderung zu ändernden externen Dokumente auswählen und diese dem MOC-Prozess als Dokumentenverknüpfungen direkt hinzufügen. Sofern sich der Antragsteller an dieser Stelle über die zu bearbeitenden Dokumente nicht sicher ist, sollten einfach alle vorhandenen technischen und betrieblichen Dokumente mit dem MOC-Prozess verknüpft werden. Die Dokumente werden ohnehin in einer späteren Phase durch die zuständigen Fachabteilungen bearbeitet. Dazu stehen den Anwendern die Grundfunktionen der Dokumentenverwaltung auch im MOC-Modul zur Verfügung.
Innerhalb der TechDo IS Dokumentenverwaltung erhalten alle mit einem aktiven MOC-Prozess verknüpften Dokumente einen besonderen Dokumentenstatus. Damit wird unbeteiligten Anwendern signalisiert, dass diese Dokumente im Rahmen einer geplanten Anlagenänderung kurzfristig verändert werden. Selbstverständlich können dem Änderungsantrag auch beliebige weitere Dokumente angefügt werden, welche keinen Bezug zu TechDo IS Stammdatenobjekten besitzen.

Automatische Verknüpfung von Anlagendokumentation aus der TechDo IS Dokumentenverwaltung mit dem Änderungsantrag

Prüfung der Änderungsanfrage durch Gutachter/ Fachabteilungen

Vollständigkeit und Plausibilität der Anfrage werden durch Vorgesetzte des Antragsstellers bzw. durch Gutachter aus den zuständigen Fachabteilungen zunächst geprüft. Gutachter tragen ggf. Ergänzungen zum Antrag ein, wie zum Beispiel:

• Angaben zur Finanzierungsfrage machen
• Mögliche Gefährdungspotentiale angeben
• Durchführung einer Sicherheitsbetrachtung / Risikobewertung

Ohne Bestätigung der Durchführung von vorab festgelegten Antragsprüfungen (durch digitale Signatur) ist eine Genehmigung des Änderungsantrags im System nicht möglich. Die Bereiche für Genehmigungen und Freigaben sind in dieser Phase noch deaktiviert:

Typische Prüfungs- und Genehmigungsphasen eines Änderungsantrags

Angaben zur Finanzierung einer Anlagenänderung

Maßnahmen im Rahmen des Sicherheitskonzeptes

Plausibilitätsprüfungen des Antrags durch Fachabteilungen

Nach positiver Bewertung der Änderungsanfrage durch den/die Gutachter werden die Genehmiger (Betriebsleiter, Technischer Leiter) über die Änderungsanfrage informiert. Die Benachrichtigung kann direkt über das TechDo IS Nachrichtensystem erfolgen (per interner Nachricht mit Verknüpfung zum aktuellen MOC-Datenobjekt oder per E-Mail).

Genehmigung der Änderung durch technische Leitung / Betriebsleitung

Vollständigkeit der Anfrage prüfen und ggf. Ergänzungen oder Zusatzbedingungen eintragen

Entscheidung ob Anfrage prozessrelevant ist

Genehmigung oder Ablehnung erteilen

Genehmigung des Änderungsantrags durch Dienstvorgesetzte oder Manager (mit digitaler Signatur)

Erforderliche technische Einzelmaßnahmen planen und den Änderungsantrag veröffentlichen

Nach Genehmigung des Änderungsantrags durch Betriebsleitung und Technische Leitung wird durch den Koordinator ein Ablaufplan mit den erforderlichen Maßnahmen und deren zeitlicher Abfolge erstellt. Im System lassen sich auch die verantwortlichen Maßnahmenleiter definieren und damit gleichzeitig die Option zur digitalen Signatur von Maßnahmen durch verantwortliche Personen aktivieren. Zur praktischen Umsetzung der geplanten Anlagenänderung sind grundsätzlich folgende Phasen zu koordinieren:

1. Planung
2. Vorbereitung
3. Technische Durchführung
4. Technische Dokumentation
5. Abschluss: Übergabe an Betrieb und Prüfungen vor Inbetriebnahme

Im Rahmen dieser Vorbereitungen werden z.B. erforderliche Beteiligungen von internen Werkstätten, Fremdfirmen, Arbeitsvorbereitung, u.s.w. an der technischen Durchführung festgelegt.

Planung von Maßnahmen für die Fertigung mit Festlegung der Maßnahmenleiter

In der Planungsphase wird auch bereits definiert welche technischen/ betrieblichen Dokumente vor einer späteren Freigabe zur Inbetriebnahme aktualisiert werden müssen (s. folgender Abschnitt).

Die Zeitplanung umfasst auch den Abschluss aller Einzelmaßnahmen nach Fertigstellung mit der Übergabe an den Betrieb und die Festlegung der für die Abschlussprüfungen verantwortlichen Personen.

Aktualisierung von technischen und betrieblichen Dokumenten

Die Vorlagen für den MOC-Prozess enthalten bereits Listen von technischen Dokumenten, die bei einer Anlagenänderung im Allgemeinen zu berücksichtigen sind. Dokumentenlisten und Dokumentenarten können bei Bedarf von Bearbeitern der Änderungsanträge individuell erweitert werden.

Zu den Dokumenten, die infolge von Änderungen aktualisiert werden müssen, gehören beispielsweise:

• Gefährdungs-/Risikobeurteilung bzw. Sicherheitsbericht, Explosionsschutzdokument
• Brandschutzpläne, Rettungswege- und Notfallpläne
• Medien-, Emmisions- und Anlagenkataster
• Liste vorgeschriebener Prüfungen an Behältern und Rohrleitungen
• Betriebsanweisungen, Arbeitsanweisungen, Prozesshandbuch
• Untergrundplan, Aufstellungsplan und R&I-Schemata
• Maschinen- und Aparateliste, Rohrleitungsliste, Isometrien
• Messstellenverzeichnis, Funktionspläne, Grenzwertliste der Alarme und Schaltungen
• Sicherheitsventil- und Steckscheibenliste
• Instandhaltungspläne, Schichtpläne, Anlagenrundgänge, Messwertkontrollen

Beispielliste technischer Dokumente bei Anlagenänderung (digitaler Signatur zur Bestätigung der Aktualisierung von Dokumenten)

Die hier beispielhaft aufgeführte Dokumentenliste entstammt einer Standardvorlage für Maßnahmen im Bereich Dokumentation von Anlagenänderungen. Sie kann nachträglich um beliebige weitere Dokumente bzw. Dokumententypen ergänzt werden. Für jede Ergänzung der Dokumentenliste steht dann auch die Möglichkeit zur digitalen Signatur zur Verfügung.

Ausführung von technischen Maßnahmen fertig melden (Fertigmeldungen der Werkstätten)

Die Fertigmeldungen der Werkstattmeister, Anlagentechniker, Arbeitsvorbereitung, etc. erfolgen im System durch digitale Signatur jeder als erforderlich gekennzeichneten technischen Maßnahme im Planungsbereich "Technische Ausführung". Bei korrekter oder fehlerhafter Eingabe der persönlichen Signatur erhält man entsprechende Hinweise.

Elektronische Unterschrift durch persönliche digitale Signatur

Korrekte Signatureingabe

Fehlerhafte Signatureingabe

Mit jeder vom System akzeptierten digitalen Signatur gilt die verknüpfte Einzelmaßnahme als abgeschlossen und wird mit Erledigungsdatum versehen sowie in der Gesamtübersicht aller geplanten Maßnahmen automatisch mit einem grünem Punkt gekennzeichnet:

Übersicht geplanter Einzelmaßnahmen mit Bearbeitungsstatus

Sobald zu jeder geplanten Einzelmaßnhame eines Datenblocks die Signatur vorliegt, gilt die entsprechnde Antrags- bzw. Genehmigungsphase als abgeschlossen. Der Gesamtstatus des MOC-Prozesses (Ampelsystem) wird automatisch aktualisiert.

Die Aktualisierung technischen/ betrieblichen Dokumentation kann durch die zuständigen Dokumentationsgruppen ebenfalls durch digitale Signatur fertig gemeldet werden. Es ist im System nicht unbedingt erforderlich für jedes mit dem Änderungsantrag verknüpften Dokument separat zu unterschreiben. Stattdessen kann einmalig für die Aktualisierung von Dokumenten aus der Kategorie des eigenen Zuständigkeitsbereichs (z.B. Feuerschutzpläne, Apparatedokumentation) signiert werden.

Prüfungen vor Inbetriebnahme bestätigen

Übergabe mit Probelauf an die Produktion Prüfung vor Inbetriebnahme (PLT-Einrichtungen, Rohrleitungen, Druckbehälter, Übernahme- und Abfülleinrichtungen)

Genehmigten Änderungsantrag veröffentlichen

Freigabe zur Inbetriebnahme durch technische Leitung / Betriebsleitung

Genehmigungen und Freigabe zur Inbetriebnahme durch Betriebsleiter, technischen Leiter und Projektverantwortlichen mit Datum und Unterschrift

Die geänderte Anlage darf für die Wieder-Inbetriebnahme erst freigegeben werden, wenn:

• Alle für die Inbetriebnahme des geänderten Anlagenteils erforderlichen Dokumente aktualisiert sind (Beispiel Dokumentliste: s.o.)
• Die erforderlichen Prüfungen vor Inbetriebnahme erfolgt sind und die betroffenen Mitarbeiter über Auswirkungen und Maßnahmen in Bezug auf die Änderung informiert sind
• Ggf. erforderliche behördliche Genehmigungen vorliegen bzw. diesbezügliche Anzeigen erfolgt sind

Das System erlaubt keine Freigaben zur Inbetriebnahme (durch digitale Signatur) solange die Ausführung irgendeiner ursprünglichen Maßnahme oder die Aktualisierung von Dokumenten nicht durch die Fachabteilungen bestätigt wurde.

Wichtig ist eine Überprüfung vor Ort und in den Dokumenten, ob die durchgeführten Änderungen mit der ursprünglichen Planung übereinstimmen, welche Abweichungen existieren und wie damit zu verfahren ist. Vor der geplanten Inbetriebnahme sind ggf. auch Fachstellen, Nachbarbetriebe und Energieversorger zu informieren.