Arbeitsauftrag
| Arbeitsauftrag
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Inhaltsverzeichnis
Einleitung
Das Modul Arbeitsauftrag gestattet neben der Beauftragung von Wartungsarbeiten, Reparaturen oder Prüfungen die Zusammenfassung aller bei der Auftragsabwicklung anfallenden Informationen - vom Bericht zur technischen Ausführung bis hin zum Auftragsabschluss aus betriebswirtschaftlicher Sicht. Vorhandene Daten und Dokumente zum Equipment, CAD-Zeichnungen, vordefinierte Wartungsarbeiten, Anweisungen, Arbeitspläne und Stücklisten lassen sich mit wenigen Klicks einem neuen Auftrag zuordnen. Im Modul Wartungsplanung erfolgt die Generierung von neuen Wartungsaufträgen bei den periodisch wiederkehrenden Wartungsarbeiten durch das System weitgehend automatisiert. Neue Reparaturaufträge zur Beseitigung von aktuellen Störungen können über die Wartungsplanung oder auch direkt innerhalb einer Störmeldung generiert werden. Im Falle geplanter Umbauten, Reparaturen oder einmaliger Instandhaltungen steht normalerweise die (manuelle) Erstellung eines Arbeitsauftrags am Anfang des Prozesses. Während der Erstellung von Aufträgen kann der Anwender auf alle zum Equipment hinterlegten Stammdaten, Zeichnungen, Arbeitspläne sowie Dokumente zurückgreifen. Die Möglichkeit zur automatischen Generierung von Instandhaltungsaufträgen besteht nach Einrichtung von Schnittstellen zu externen ERP-Systemen wie beispielsweise SAP. Deren IH-Aufträge bzw. IH-Meldungen können direkt übernommen und im System weiter bearbeitet werden. Während der Phase der technischen Ausführung eines Auftrags können Rückmeldungen in einen hierfür vorgesehenen Bereich der Auftragsdatenmaske eingegeben werden. Zur detaillierten Dokumentation einer beauftragten Instandhaltung oder Prüfung sind jedoch die Module Instandhaltungsmeldung und Prüfberichte vorgesehen. Hier stehen Anwendern u.a. gerätespezifische Checklisten zu ausgeführten Arbeiten, Prüfungen und festgestellten Schadensbildern zur Verfügung. Neue bereits kundenspezifisch vorausgefüllte Prüfberichte/ Instandhaltungsmeldungen können im Auftrag - oder in der Wartungsübersicht - auf Knopfdruck angelegt werden. Neue Arbeitsaufträge erscheinen automatisch als unerledigte Aufträge in der Wartungsplanung und können an "Auftragnehmer" zusätzlich per Nachrichtensystem versendet werden.
Bei Bestätigung der Auftragsausführung - im Auftrag oder innerhalb zugehöriger Prüfberichte bzw. Instandhaltungsmeldungen - aktualisiert das System den Auftragsstatus sowie Rückmeldungen zur Auftragsausführung. Aktuelle Auftragsrückmeldungen stehen dem "Auftraggeber" automatisch zur Verfügung und sind gleichzeitig eine Voraussetzung für den Auftragsabschluss.
Vor dem Abschluss und der Archivierung eines Arbeitsauftrags können weitere Angaben zu Arbeitszeiten, Stillstandszeiten, Kosten sowie zum eingesetzten Lagermaterial gemacht werden. Im System hinterlegte Stücklisten lassen sich in den Bereich Materialeinsatz des Auftrags übernehmen. Für eine Ermittlung von Materialkosten und zur Ausführung von Bestandsbuchungen sind nur noch die aus dem Lager entnommenen Stückzahlen bei den einzelnen Materialpositionen eines Auftrags einzutragen.
Funktionsbeschreibung
| Nummer | Feld | Typ | Beschreibung | Bild | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Status |
Auswahlfeld | Aktueller Status der Wartungsarbeit
|
|||||||||||
| 2 | Stammdaten |
Schaltfläche / Verknüpfung | Stammdatenobjekt des zu wartenden Equipments verknüpfen | |||||||||||
| 3 | Kopfdaten |
Variable Datenfelder der Vorlage Wartungsarbeit | Kopfdaten des zu wartenden Equipments | |||||||||||
| 4 | Merkmale Wartung |
Variable Datenfelder der Vorlage Wartungsarbeit | Besondere Merkmale und Filterkriterien der Wartungsarbeit | |||||||||||
| 5 | Auftrag |
Textfeld | Optionaler Auftragstext | |||||||||||
| 6 | Auftragsdatum |
Datum | Erstellungsdatum des Auftrags | |||||||||||
| 7 | Auftragsnummer |
Text | Optionale Auftragsnummer | |||||||||||
| 8 | Fälligkeit |
Datum | Vorgabe eines Termins zur Auftragsausführung | |||||||||||
| 9 | Erteilt von |
Auswahlfeld | Interner Auftraggeber | |||||||||||
| 10 | Geplante Arbeitszeit |
Numerisch | Soll-Gesamtarbeitszeit für die Wartungsarbeit | |||||||||||
| 11 | Priorität |
Auswahlfeld | Prioritätsstufe für die Ausführung der beauftragten Arbeiten | |||||||||||
| 12 | Qualifikation |
Auswahlfeld | Erforderliche (berufliche) Qualifikation zur Ausführung der Wartungsarbeit | |||||||||||
| 13 | Hilfsmittel |
Auswahlfeld | Erforderliche technische Hilfsmittel zur Ausführung der Wartungsarbeit | |||||||||||
| 14 | Bevorzugte Schicht |
Auswahlfeld | Bevorzugte Schicht während der Ausführung der Wartungsarbeit | |||||||||||
| 15 | Ausgeführt am |
Datum | Datum der Auftragsausführung | |||||||||||
| 16 | Ausgeführt durch |
Auswahlfeld | Angabe des ausführenden Service-Personals aus der systeminternen Kontaktliste | |||||||||||
| 17 | Zählerstand |
Numerisch | Optionale Angabe eines Zählerstands bei Auftragsausführung | |||||||||||
| 18 | Schaltfläche | Auftrag als erledigt kennzeichnen und Nachricht an den internen Auftraggeber senden | ||||||||||||
| 19 | Rückmeldung Ausführung |
Textfeld | Kommentarfeld für Bemerkungen des mit der Auftragsausführung beauftragten Mitarbeiters | |||||||||||
| 20 | Ausgeführt am |
Informationen zum Status einer zugehörigen Prüfung oder Instandhaltungsmaßnahme. Ein mit dem Auftrag verknüpfter Prüfbericht oder eine Instandhaltungsmeldung stellt gleichzeitig eine automatische Rückmeldung dar. | ||||||||||||
| 21 | Auftragsabschluss |
Weitere Angaben zur Auftragsausführung und abschließende Archivierungsfunktion | ||||||||||||
| 22 | Wartungspersonal |
Objektliste | Liste ausführendes Wartungspersonals mit Angabe der Ist-Arbeitszeiten | |||||||||||
| 23 | Anweisungen |
Textfeld | Zu beachtende schriftliche Anweisungen bei Ausführung der Wartung | |||||||||||
| 24 | Materialeinsatz |
Objektliste | Liste der eingesetzten Materialien mit Angabe der tatsächlich verbrauchten Mengen | |||||||||||
| 25 | Bemerkungen |
Textfeld | Weitere Notizen zur Wartung | |||||||||||
| 26 | Dokumente |
Liste | Externe Dokumente / Fotos zum Auftrag | |||||||||||
| 27 | Anweisungsdateien |
Liste | Anweisungen als externe Dokumente |
Auftrag (5)
Hier kann eine (optionale) technische Auftragsbeschreibung für das ausführende Personal bereits zum Zeitpunkt der Auftragserteilung eingegeben werden.
Ausgeführt am (15)
Datum, wann genau die Wartungsarbeit ausgeführt wurde. Ausgehend von diesem Termin kann die neue Fälligkeit errechnet werden!
Ausgeführt durch (16)
Wer hat die Wartungsarbeit durchgeführt / war dafür verantwortlich?
Erledigt (18)
Über die Schaltfläche wird die Auftragsausführung im System bestätigt und der Auftraggeber automatisch per interner Nachricht informiert.
Rückmeldung Ausführung (19)
Kommentarfeld für eventuelle Rückmeldungen im Zusammenhang mit der Auftragsausführung durch das verantwortliche Personal.
Wartungspersonal (21)
Waren weitere Mitarbeiter an der Ausführung der Wartungsarbeit beteiligt, so können Sie hier weiteres Personal hinzufügen und angeben, wie viel Zeit jede beteiligte Person gebraucht hat. Sofern Sie im Modul Kontakte aktuelle Stundensätze für Wartungspersonal hinterlegen, werden automatisch die Personalkosten zum Auftrag errechnet.
Materialeinsatz (22)
Welches Material wurde bei der Wartungsarbeit verbraucht? Wenn Sie hier die einzelnen Mengen der tatsächlich verbrauchten Materialien eintragen, so werden diese in der TechDo IS Materialverwaltung automatisch vom jeweiligen Lagerbestand des Materials abgebucht.
Bemerkungen (23)
Platz für weitere Bemerkungen / Notizen, z. B. um das Feld sonstige Kosten zu begründen.
Dokumente (25)
Hier können Sie weitere Dateien einfügen oder ein Protokoll scannen, wenn dieses mit archiviert werden soll.
Detailinformationen zur Auftragsausführung
| Nummer | Feld | Typ | Beschreibung | Bild |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Benötigte Gesamtarbeitszeit |
Numerisch | Benötigte Gesamtzeit zur Ausführung der Arbeiten. Ist-Arbeitszeiten von Personen können unter Wartungspersonal angegeben werden. | |
| 2 | Wartezeit |
Numerisch | Optionale Angabe von Wartezeiten bei der Auftragsausführung | |
| 3 | Stillstandszeit der Maschine |
Numerisch | Angabe der Maschinen-Stillstandszeit während der Wartung- oder Reparaturarbeiten | |
| 4 | Kommentar (Kosten) |
Textfeld | Kommentierung von zusätzlich angefallenen Kosten bei der Auftragsausführung | |
| 5 | Materialkosten (gesamt) |
Währung | Infofeld: Summe der Kosten für eingesetztes Material | |
| 6 | Personalkosten (gesamt) |
Währung | Infofeld: Summe der Personalkosten aller beteiligten Service-Mitarbeiter | |
| 7 | Sonstige Kosten |
Währung | Eingabefeld: Weitere, ungeplante Kosten dieses Auftrags | |
| 8 | Berechnung nächste Fälligkeit |
Auswahlfeld | Berechnungsgrundlage für nächste Wartung: Ausführungsdatum oder Fälligkeitsdatum Auftrag | |
| 9 | Schaltfläche | Erledigten Auftrag austragen und archivieren |
Benötigte Gesamtarbeitszeit (1)
Erfassen Sie die Zeiten, wie lange die Wartungsarbeit insgesamt gedauert hat und ob auch die Maschine in dieser Zeit stillgestanden hat. Wartezeiten, in denen aufgrund organisatorischer Probleme beim Auftraggeber keine Arbeiten ausgeführt werden konnten, lassen sich gesondert angeben.
Sonstige Kosten (7)
Halten Sie hier zusätzliche Kosten fest, die sich nicht aus Material oder Lohnkosten ergeben, z. B. Reparaturkosten von Fremdfirmen.
Berechnung nächste Fälligkeit (8)
Wie soll die nächste Fälligkeit berechnet werden? Als Basis dient entweder das bisherige Fälligkeitsdatum oder das Durchführungsdatum.
Arbeitsauftrag archivieren
Abschließend müssen alle erledigten Arbeitsaufträge im System archiviert werden. Bei diesem Vorgang werden die Schreibrechte für sämtliche Benutzergruppen entzogen und neue Fälligkeitstermine für die zugehörigen Wartungsarbeiten automatisch errechnet. Alle Wartungsaufträge mit dem Status werden in der Übersicht aktueller Wartungsaufträge durch fett grüne Schrift optisch hervorgehoben. Die in diesem Fall aktive Funktion öffnet zunächst nur die Auftragsdatenmaske. Die Mitglieder der entsprechenden Berechtigungsgruppe können nun die einzelnen Auftrags-Archivierungen durch Drücken der Schaltfläche (9) ausführen. Die betreffenden Aufträge können anschließend nur noch im Archiv der Wartungsaufträge mit Leserechten eingesehen oder gedruckt werden.
| Arbeitsauftrag
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Inhaltsverzeichnis
Einleitung
Das Modul Arbeitsauftrag gestattet neben der Beauftragung von Wartungsarbeiten, Reparaturen oder Prüfungen die Zusammenfassung aller bei der Auftragsabwicklung anfallenden Informationen - vom Bericht zur technischen Ausführung bis hin zum Auftragsabschluss aus betriebswirtschaftlicher Sicht. Vorhandene Daten und Dokumente zum Equipment, CAD-Zeichnungen, vordefinierte Wartungsarbeiten, Anweisungen, Arbeitspläne und Stücklisten lassen sich mit wenigen Klicks einem neuen Auftrag zuordnen. Im Modul Wartungsplanung erfolgt die Generierung von neuen Wartungsaufträgen bei den periodisch wiederkehrenden Wartungsarbeiten durch das System weitgehend automatisiert. Neue Reparaturaufträge zur Beseitigung von aktuellen Störungen können über die Wartungsplanung oder auch direkt innerhalb einer Störmeldung generiert werden. Im Falle geplanter Umbauten, Reparaturen oder einmaliger Instandhaltungen steht normalerweise die (manuelle) Erstellung eines Arbeitsauftrags am Anfang des Prozesses. Während der Erstellung von Aufträgen kann der Anwender auf alle zum Equipment hinterlegten Stammdaten, Zeichnungen, Arbeitspläne sowie Dokumente zurückgreifen. Die Möglichkeit zur automatischen Generierung von Instandhaltungsaufträgen besteht nach Einrichtung von Schnittstellen zu externen ERP-Systemen wie beispielsweise SAP. Deren IH-Aufträge bzw. IH-Meldungen können direkt übernommen und im System weiter bearbeitet werden. Während der Phase der technischen Ausführung eines Auftrags können Rückmeldungen in einen hierfür vorgesehenen Bereich der Auftragsdatenmaske eingegeben werden. Zur detaillierten Dokumentation einer beauftragten Instandhaltung oder Prüfung sind jedoch die Module Instandhaltungsmeldung und Prüfberichte vorgesehen. Hier stehen Anwendern u.a. gerätespezifische Checklisten zu ausgeführten Arbeiten, Prüfungen und festgestellten Schadensbildern zur Verfügung. Neue bereits kundenspezifisch vorausgefüllte Prüfberichte/ Instandhaltungsmeldungen können im Auftrag - oder in der Wartungsübersicht - auf Knopfdruck angelegt werden. Neue Arbeitsaufträge erscheinen automatisch als unerledigte Aufträge in der Wartungsplanung und können an "Auftragnehmer" zusätzlich per Nachrichtensystem versendet werden.
Bei Bestätigung der Auftragsausführung - im Auftrag oder innerhalb zugehöriger Prüfberichte bzw. Instandhaltungsmeldungen - aktualisiert das System den Auftragsstatus sowie Rückmeldungen zur Auftragsausführung. Aktuelle Auftragsrückmeldungen stehen dem "Auftraggeber" automatisch zur Verfügung und sind gleichzeitig eine Voraussetzung für den Auftragsabschluss.
Vor dem Abschluss und der Archivierung eines Arbeitsauftrags können weitere Angaben zu Arbeitszeiten, Stillstandszeiten, Kosten sowie zum eingesetzten Lagermaterial gemacht werden. Im System hinterlegte Stücklisten lassen sich in den Bereich Materialeinsatz des Auftrags übernehmen. Für eine Ermittlung von Materialkosten und zur Ausführung von Bestandsbuchungen sind nur noch die aus dem Lager entnommenen Stückzahlen bei den einzelnen Materialpositionen eines Auftrags einzutragen.
Funktionsbeschreibung
| Nummer | Feld | Typ | Beschreibung | Bild | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Status |
Auswahlfeld | Aktueller Status der Wartungsarbeit
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| 2 | Stammdaten |
Schaltfläche / Verknüpfung | Stammdatenobjekt des zu wartenden Equipments verknüpfen | |||||||||||
| 3 | Kopfdaten |
Variable Datenfelder der Vorlage Wartungsarbeit | Kopfdaten des zu wartenden Equipments | |||||||||||
| 4 | Merkmale Wartung |
Variable Datenfelder der Vorlage Wartungsarbeit | Besondere Merkmale und Filterkriterien der Wartungsarbeit | |||||||||||
| 5 | Auftrag |
Textfeld | Optionaler Auftragstext | |||||||||||
| 6 | Auftragsdatum |
Datum | Erstellungsdatum des Auftrags | |||||||||||
| 7 | Auftragsnummer |
Text | Optionale Auftragsnummer | |||||||||||
| 8 | Fälligkeit |
Datum | Vorgabe eines Termins zur Auftragsausführung | |||||||||||
| 9 | Erteilt von |
Auswahlfeld | Interner Auftraggeber | |||||||||||
| 10 | Geplante Arbeitszeit |
Numerisch | Soll-Gesamtarbeitszeit für die Wartungsarbeit | |||||||||||
| 11 | Priorität |
Auswahlfeld | Prioritätsstufe für die Ausführung der beauftragten Arbeiten | |||||||||||
| 12 | Qualifikation |
Auswahlfeld | Erforderliche (berufliche) Qualifikation zur Ausführung der Wartungsarbeit | |||||||||||
| 13 | Hilfsmittel |
Auswahlfeld | Erforderliche technische Hilfsmittel zur Ausführung der Wartungsarbeit | |||||||||||
| 14 | Bevorzugte Schicht |
Auswahlfeld | Bevorzugte Schicht während der Ausführung der Wartungsarbeit | |||||||||||
| 15 | Ausgeführt am |
Datum | Datum der Auftragsausführung | |||||||||||
| 16 | Ausgeführt durch |
Auswahlfeld | Angabe des ausführenden Service-Personals aus der systeminternen Kontaktliste | |||||||||||
| 17 | Zählerstand |
Numerisch | Optionale Angabe eines Zählerstands bei Auftragsausführung | |||||||||||
| 18 | Schaltfläche | Auftrag als erledigt kennzeichnen und Nachricht an den internen Auftraggeber senden | ||||||||||||
| 19 | Rückmeldung Ausführung |
Textfeld | Kommentarfeld für Bemerkungen des mit der Auftragsausführung beauftragten Mitarbeiters | |||||||||||
| 20 | Ausgeführt am |
Informationen zum Status einer zugehörigen Prüfung oder Instandhaltungsmaßnahme. Ein mit dem Auftrag verknüpfter Prüfbericht oder eine Instandhaltungsmeldung stellt gleichzeitig eine automatische Rückmeldung dar. | ||||||||||||
| 21 | Auftragsabschluss |
Weitere Angaben zur Auftragsausführung und abschließende Archivierungsfunktion | ||||||||||||
| 22 | Wartungspersonal |
Objektliste | Liste ausführendes Wartungspersonals mit Angabe der Ist-Arbeitszeiten | |||||||||||
| 23 | Anweisungen |
Textfeld | Zu beachtende schriftliche Anweisungen bei Ausführung der Wartung | |||||||||||
| 24 | Materialeinsatz |
Objektliste | Liste der eingesetzten Materialien mit Angabe der tatsächlich verbrauchten Mengen | |||||||||||
| 25 | Bemerkungen |
Textfeld | Weitere Notizen zur Wartung | |||||||||||
| 26 | Dokumente |
Liste | Externe Dokumente / Fotos zum Auftrag | |||||||||||
| 27 | Anweisungsdateien |
Liste | Anweisungen als externe Dokumente |
Auftrag (5)
Hier kann eine (optionale) technische Auftragsbeschreibung für das ausführende Personal bereits zum Zeitpunkt der Auftragserteilung eingegeben werden.
Ausgeführt am (15)
Datum, wann genau die Wartungsarbeit ausgeführt wurde. Ausgehend von diesem Termin kann die neue Fälligkeit errechnet werden!
Ausgeführt durch (16)
Wer hat die Wartungsarbeit durchgeführt / war dafür verantwortlich?
Erledigt (18)
Über die Schaltfläche wird die Auftragsausführung im System bestätigt und der Auftraggeber automatisch per interner Nachricht informiert.
Rückmeldung Ausführung (19)
Kommentarfeld für eventuelle Rückmeldungen im Zusammenhang mit der Auftragsausführung durch das verantwortliche Personal.
Wartungspersonal (21)
Waren weitere Mitarbeiter an der Ausführung der Wartungsarbeit beteiligt, so können Sie hier weiteres Personal hinzufügen und angeben, wie viel Zeit jede beteiligte Person gebraucht hat. Sofern Sie im Modul Kontakte aktuelle Stundensätze für Wartungspersonal hinterlegen, werden automatisch die Personalkosten zum Auftrag errechnet.
Materialeinsatz (22)
Welches Material wurde bei der Wartungsarbeit verbraucht? Wenn Sie hier die einzelnen Mengen der tatsächlich verbrauchten Materialien eintragen, so werden diese in der TechDo IS Materialverwaltung automatisch vom jeweiligen Lagerbestand des Materials abgebucht.
Bemerkungen (23)
Platz für weitere Bemerkungen / Notizen, z. B. um das Feld sonstige Kosten zu begründen.
Dokumente (25)
Hier können Sie weitere Dateien einfügen oder ein Protokoll scannen, wenn dieses mit archiviert werden soll.
Detailinformationen zur Auftragsausführung
| Nummer | Feld | Typ | Beschreibung | Bild |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Benötigte Gesamtarbeitszeit |
Numerisch | Benötigte Gesamtzeit zur Ausführung der Arbeiten. Ist-Arbeitszeiten von Personen können unter Wartungspersonal angegeben werden. | |
| 2 | Wartezeit |
Numerisch | Optionale Angabe von Wartezeiten bei der Auftragsausführung | |
| 3 | Stillstandszeit der Maschine |
Numerisch | Angabe der Maschinen-Stillstandszeit während der Wartung- oder Reparaturarbeiten | |
| 4 | Kommentar (Kosten) |
Textfeld | Kommentierung von zusätzlich angefallenen Kosten bei der Auftragsausführung | |
| 5 | Materialkosten (gesamt) |
Währung | Infofeld: Summe der Kosten für eingesetztes Material | |
| 6 | Personalkosten (gesamt) |
Währung | Infofeld: Summe der Personalkosten aller beteiligten Service-Mitarbeiter | |
| 7 | Sonstige Kosten |
Währung | Eingabefeld: Weitere, ungeplante Kosten dieses Auftrags | |
| 8 | Berechnung nächste Fälligkeit |
Auswahlfeld | Berechnungsgrundlage für nächste Wartung: Ausführungsdatum oder Fälligkeitsdatum Auftrag | |
| 9 | Schaltfläche | Erledigten Auftrag austragen und archivieren |
Benötigte Gesamtarbeitszeit (1)
Erfassen Sie die Zeiten, wie lange die Wartungsarbeit insgesamt gedauert hat und ob auch die Maschine in dieser Zeit stillgestanden hat. Wartezeiten, in denen aufgrund organisatorischer Probleme beim Auftraggeber keine Arbeiten ausgeführt werden konnten, lassen sich gesondert angeben.
Sonstige Kosten (7)
Halten Sie hier zusätzliche Kosten fest, die sich nicht aus Material oder Lohnkosten ergeben, z. B. Reparaturkosten von Fremdfirmen.
Berechnung nächste Fälligkeit (8)
Wie soll die nächste Fälligkeit berechnet werden? Als Basis dient entweder das bisherige Fälligkeitsdatum oder das Durchführungsdatum.
Arbeitsauftrag archivieren
Abschließend müssen alle erledigten Arbeitsaufträge im System archiviert werden. Bei diesem Vorgang werden die Schreibrechte für sämtliche Benutzergruppen entzogen und neue Fälligkeitstermine für die zugehörigen Wartungsarbeiten automatisch errechnet. Alle Wartungsaufträge mit dem Status werden in der Übersicht aktueller Wartungsaufträge durch fett grüne Schrift optisch hervorgehoben. Die in diesem Fall aktive Funktion öffnet zunächst nur die Auftragsdatenmaske. Die Mitglieder der entsprechenden Berechtigungsgruppe können nun die einzelnen Auftrags-Archivierungen durch Drücken der Schaltfläche (9) ausführen. Die betreffenden Aufträge können anschließend nur noch im Archiv der Wartungsaufträge mit Leserechten eingesehen oder gedruckt werden.
