Prüfterminverwaltung

Prüfterminverwaltung Themen: Prüfterminerinnerung Abfragezeitraum Benutzerdefinierte Info-Felder Terminliste drucken Gruppenberechtigungen

Erinnerungsfunktion

Bei jeder Anmeldung am System überprüft die integrierte Erinnerungsfunktion die gesamte Datenbank hinsichtlich der demnächst anstehenden Termine. Die Grundeinstellung des Überwachungszeitraums kann in den Systemeinstellungen firmenspezifisch angepasst werden. Gleiches gilt für die Festlegung der beiden Warnstufen hinsichtlich einer möglichen Terminüberschreitung

Hinweis: Der voreingestellte Abfragezeitraum von 6 Monaten (ab Beginn des aktuellen Monats) orientiert sich an der erfahrungsgemäß erforderlichen Vorbereitungszeit für die Planung von Stillständen kompletter Produktionsanlagen aufgrund der gesetzlich vorgeschrieben, wiederkehrenden Prüfungen.

Fällige Termine

Anhand der Schriftfarben innerhalb der Terminliste werden die Anwender auf die zeitliche Dringlichkeit der anstehenden Termine vom System hingewiesen:

Farbe	Stufe	Beschreibung
Rot	Hohe Warnstufe	z.B. weniger als 2 Montage Vorbereitungszeit
Orange	Mittler Warnstufe	z.B. Vorbereitungszeit: 2 bis 4 Monate
Schwarz	Niedrige Warnstufe	z.B. Vorbereitungszeit: 4 bis 6 Monate

Alle von der Erinnerungsfunktion erfassten, demnächst anstehenden Termine werden zusammen mit notwendigen Informationen zum betroffenen Equipment in eine interaktive Terminliste eingetragen.

Ein Doppelklick auf einen Termineintrag öffnet automatisch das zugehörige Datenobjekt mit den entsprechenden Termindefinitionen. Im Fall wiederkehrender Prüfungen an prüfpflichtigem Equipment wird direkt der Bereich Prüfungen bzw. Vorschriften innerhalb der Stammdatenmasken aufgerufen. Über das Menü der rechten Maustaste stehen bei Markierung einer Terminposition weitere Standardfunktionen wir Objektverwaltung und Objektabhängigkeiten zur Auswahl.

Die gesamte Terminliste lässt sich mit Hilfe eines zugehörigen Berichts „Prüfliste Apparate“ ausdrucken (s.u. Abschnitt Ausdruck von Terminlisten). Sobald ein einzelner Termin innerhalb der Liste per Mausklick ausgewählt wird, stehen stattdessen im Druckmenü nur die modulspezifischen Berichte des mit dem Termin verknüpften Datenobjekts zur Verfügung (z.B. Modul Stammdaten: Technisches Datenblatt; Modul Prüfbericht: Prüfbescheinigung; Modul Instandhaltung: IH-Meldung, etc.).

Unterhalb der Terminliste wird Ihnen die Gesamtzahl aller Termine pro Warnstufe angezeigt, welche den aktuell angewendeten Abfragekriterien entsprechen.

Filter

Jeder Anwender mit Berechtigung zur Nutzung der Erinnerungsfunktion kann den vom System benutzten Abfragekriterien weitere Filter zur Generierung von individuellen Terminlisten hinzufügen. So lässt sich der voreingestellte Abfragezeitraum der Terminüberwachung (Standardeinstellung: 6 Monate) auf beliebige Abfragezeiträume erweitern. Mit der Schaltfläche Aktualisieren wird die Terminliste entsprechend den geänderten Abfragekriterien neu erstellt.

Weiterhin können Anwender Terminlisten erstellen, die nur bestimmte Anlagen betreffen. Dazu wählt man einfach die gewünschte Anlage/Teilanlage innerhalb der Anlagenstruktur aus und erhält sofort die entsprechend gefilterte Ansicht.

Falls für einen Ausdruck bzw. Export von Terminlisten noch weitere, apparatespezifische Filter benötigt werden oder eine Filterung nach Terminarten/ Prüfungsarten erwünscht ist, so können diese zusätzlichen Abfragekriterien im Report-Dialog für die Terminliste angegeben werden.

Gruppenberechtigungen

Oftmals fallen in Produktionsbetrieben die Überwachung von vorgeschriebenen Prüfungen und die Durchführung von Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen in die Verantwortungsbereiche unterschiedlicher Fachabteilungen. Daher sollte das System die Angehörigen einer bestimmten Benutzergruppe nur auf die im eigenen Arbeitsbereich anstehenden Termine hinweisen. Jeder TechDo IS Benutzergruppe können die gewünschten Terminarten flexibel zugewiesen werden. Benutzergruppen, denen durch einen Administrator keine von der Erinnerungsfunktion zu überwachende Terminart zugewiesen wurde, sind von der Nutzung der Terminübersicht generell ausgeschlossen.

Konfiguration

Nachdem vom System-Administrator (TDADMIN) innerhalb der TechDo IS Administrationsumgebung festgelegt wurde, welche TechDo IS Module (mit Termindefinitionen) generell von der Erinnerungsfunktion überwacht werden sollen, müssen von einem Anwender aus der Benutzergruppe „Administrator“ die Berechtigungen zur Nutzung der Erinnerungsfunktion einmalig den TechDo IS Benutzergruppen zugewiesen werden. Die Grundeinstellungen können innerhalb des Fensters der Terminübersicht im Bereich Erweitert vorgenommen werden:

1. Auswahl des TechDo IS Moduls mit Termindefinitionen für die vorgesehene Benutzergruppe
2. Auswahl einer oder mehrerer Terminarten aus der Datenfeldliste für die vorgesehene Benutzergruppe dieser Erinnerungsfunktion
3. Drücken der Schaltfläche Freigeben
4. Auswahl der gewünschten Benutzergruppe (Gruppendefinitionen: s. TechDo IS Benutzerverwaltung)
5. Bestätigung der Gruppenzuweisung
6. Ggf. weiter bei Schritt 1 zwecks Auswahl anderer Terminarten für die nächste Benutzergruppe

Überwachung

Einsatz der Erinnerungsfunktion zur Überwachung von Terminen aus mehreren Modulen.

Die Terminüberwachung ist nicht nur auf zukünftige Termine beschränkt, welche in den Stammdaten des Equipments definiert werden. In den Systemeinstellungen können weitere TechDo IS Module mit der generellen Möglichkeit zur Definition von zukünftigen Terminen zugeschaltet und den Benutzergruppen der Erinnerungsfunktion zugewiesen werden.

Hierzu ein Beispiel:

Die Benutzergruppe „Instandhaltung“ setzt u.a. das Modul Instandhaltungsmeldung zur Dokumentation und zur Auswertung von durchgeführten Reparaturen ein. Die Mitarbeiter sollen durch das System an den nächsten, präventiven Instandhaltungstermin durch das System erinnert werden.

Dazu wird einfach die nächste planmäßige Wartung vom Techniker in die aktuelle Instandhaltungsmeldung eingetragen oder aufgrund der feststehenden Wartungsintervalle automatisch ermittelt. Nach Zuweisung der Terminart „Nächste präventive Instandhaltung“ des Moduls Instandhaltung zur entsprechenden Anwendergruppe werden alle zuständigen Mitarbeiter der Abteilung Instandhaltung durch das System an die Wartungstermine automatisch erinnert.

Eine wiederholte Eintragung der nächsten Instandhaltungstermine in entsprechende Stammdatenfelder des Equipments ist bei dieser Konfiguration im Hinblick auf die Erinnerungsfunktion nicht erforderlich.

Sofern das Modul Instandhaltungsmeldung in der betriebliche Praxis auch zur Erfassung von aktuellen Anlagenstörungen und/ oder zur Erteilung von Instandhaltungsaufträgen eingesetzt wird, kann die Terminüberwachung selbstverständlich zur Erinnerung von Mitarbeitern an festgelegte Termine zur Störungsbeseitigung bzw. zur Auftragsbearbeitung genutzt werden.

Ausdruck

Zum Ausdruck von Terminlisten steht ein flexibler Standardbericht Prüfliste Apparate zur Verfügung. Die in Terminlisten gewünschten Informationen aus den Stammdatenfeldern des prüfpflichten Equipments können hier vom Anwender individuell festgelegt und abgespeichert werden. Weiterhin haben Sie hier die Möglichkeit zur Filterung der durch die Erinnerungsfunktion generierten Terminliste nach zusätzlichen Apparate- oder Prüfmerkmalen vor der Erstellung eines Ausdrucks. Sämtliche angewendete Filterkriterien werden im Kopf des jeweiligen Berichts aufgelistet.

Die Ausgabekonfiguration der Terminliste kann fachbereichsspezifisch definiert werden. Für den Ausdruck einer aufgrund von Stammdateninformationen über die nächsten wiederkehrenden Prüfungen generierten Prüfterminliste wählt die zuständige Abteilung bestimmte Datenfelder aus den Kopfdaten, Prüfungsdaten und ggf. technischen Daten der Apparate aus. Die so für den Bericht festgelegten Datenspalten lassen sich unter einer Bezeichnung abspeichern. Für andere Abteilungen können innerhalb des Berichtdialogs individuelle Ausgabekonfiguration hinterlegt werden. Beispielsweise lassen sich zur Festlegung einer Druckausgabekonfiguration für die Instandhaltungsabteilung Datenfelder aus den Datenblöcken der benutzerdefinierten Vorlage Instandhaltungsmeldung zuweisen und speichern (Kopfdaten, Instandhaltung und ggf. Instandhaltungsauftrag).

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Erinnerungsfunktion

Bei jeder Anmeldung am System überprüft die integrierte Erinnerungsfunktion die gesamte Datenbank hinsichtlich der demnächst anstehenden Termine. Die Grundeinstellung des Überwachungszeitraums kann in den Systemeinstellungen firmenspezifisch angepasst werden. Gleiches gilt für die Festlegung der beiden Warnstufen hinsichtlich einer möglichen Terminüberschreitung

Hinweis: Der voreingestellte Abfragezeitraum von 6 Monaten (ab Beginn des aktuellen Monats) orientiert sich an der erfahrungsgemäß erforderlichen Vorbereitungszeit für die Planung von Stillständen kompletter Produktionsanlagen aufgrund der gesetzlich vorgeschrieben, wiederkehrenden Prüfungen.

Fällige Termine

Anhand der Schriftfarben innerhalb der Terminliste werden die Anwender auf die zeitliche Dringlichkeit der anstehenden Termine vom System hingewiesen:

Farbe	Stufe	Beschreibung
Rot	Hohe Warnstufe	z.B. weniger als 2 Montage Vorbereitungszeit
Orange	Mittler Warnstufe	z.B. Vorbereitungszeit: 2 bis 4 Monate
Schwarz	Niedrige Warnstufe	z.B. Vorbereitungszeit: 4 bis 6 Monate

Alle von der Erinnerungsfunktion erfassten, demnächst anstehenden Termine werden zusammen mit notwendigen Informationen zum betroffenen Equipment in eine interaktive Terminliste eingetragen.

Ein Doppelklick auf einen Termineintrag öffnet automatisch das zugehörige Datenobjekt mit den entsprechenden Termindefinitionen. Im Fall wiederkehrender Prüfungen an prüfpflichtigem Equipment wird direkt der Bereich Prüfungen bzw. Vorschriften innerhalb der Stammdatenmasken aufgerufen. Über das Menü der rechten Maustaste stehen bei Markierung einer Terminposition weitere Standardfunktionen wir Objektverwaltung und Objektabhängigkeiten zur Auswahl.

Die gesamte Terminliste lässt sich mit Hilfe eines zugehörigen Berichts „Prüfliste Apparate“ ausdrucken (s.u. Abschnitt Ausdruck von Terminlisten). Sobald ein einzelner Termin innerhalb der Liste per Mausklick ausgewählt wird, stehen stattdessen im Druckmenü nur die modulspezifischen Berichte des mit dem Termin verknüpften Datenobjekts zur Verfügung (z.B. Modul Stammdaten: Technisches Datenblatt; Modul Prüfbericht: Prüfbescheinigung; Modul Instandhaltung: IH-Meldung, etc.).

Unterhalb der Terminliste wird Ihnen die Gesamtzahl aller Termine pro Warnstufe angezeigt, welche den aktuell angewendeten Abfragekriterien entsprechen.

Filter

Jeder Anwender mit Berechtigung zur Nutzung der Erinnerungsfunktion kann den vom System benutzten Abfragekriterien weitere Filter zur Generierung von individuellen Terminlisten hinzufügen. So lässt sich der voreingestellte Abfragezeitraum der Terminüberwachung (Standardeinstellung: 6 Monate) auf beliebige Abfragezeiträume erweitern. Mit der Schaltfläche Aktualisieren wird die Terminliste entsprechend den geänderten Abfragekriterien neu erstellt.

Weiterhin können Anwender Terminlisten erstellen, die nur bestimmte Anlagen betreffen. Dazu wählt man einfach die gewünschte Anlage/Teilanlage innerhalb der Anlagenstruktur aus und erhält sofort die entsprechend gefilterte Ansicht.

Falls für einen Ausdruck bzw. Export von Terminlisten noch weitere, apparatespezifische Filter benötigt werden oder eine Filterung nach Terminarten/ Prüfungsarten erwünscht ist, so können diese zusätzlichen Abfragekriterien im Report-Dialog für die Terminliste angegeben werden.

Gruppenberechtigungen

Oftmals fallen in Produktionsbetrieben die Überwachung von vorgeschriebenen Prüfungen und die Durchführung von Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen in die Verantwortungsbereiche unterschiedlicher Fachabteilungen. Daher sollte das System die Angehörigen einer bestimmten Benutzergruppe nur auf die im eigenen Arbeitsbereich anstehenden Termine hinweisen. Jeder TechDo IS Benutzergruppe können die gewünschten Terminarten flexibel zugewiesen werden. Benutzergruppen, denen durch einen Administrator keine von der Erinnerungsfunktion zu überwachende Terminart zugewiesen wurde, sind von der Nutzung der Terminübersicht generell ausgeschlossen.

Konfiguration

Nachdem vom System-Administrator (TDADMIN) innerhalb der TechDo IS Administrationsumgebung festgelegt wurde, welche TechDo IS Module (mit Termindefinitionen) generell von der Erinnerungsfunktion überwacht werden sollen, müssen von einem Anwender aus der Benutzergruppe „Administrator“ die Berechtigungen zur Nutzung der Erinnerungsfunktion einmalig den TechDo IS Benutzergruppen zugewiesen werden. Die Grundeinstellungen können innerhalb des Fensters der Terminübersicht im Bereich Erweitert vorgenommen werden:

1. Auswahl des TechDo IS Moduls mit Termindefinitionen für die vorgesehene Benutzergruppe
2. Auswahl einer oder mehrerer Terminarten aus der Datenfeldliste für die vorgesehene Benutzergruppe dieser Erinnerungsfunktion
3. Drücken der Schaltfläche Freigeben
4. Auswahl der gewünschten Benutzergruppe (Gruppendefinitionen: s. TechDo IS Benutzerverwaltung)
5. Bestätigung der Gruppenzuweisung
6. Ggf. weiter bei Schritt 1 zwecks Auswahl anderer Terminarten für die nächste Benutzergruppe

Überwachung

Einsatz der Erinnerungsfunktion zur Überwachung von Terminen aus mehreren Modulen.

Die Terminüberwachung ist nicht nur auf zukünftige Termine beschränkt, welche in den Stammdaten des Equipments definiert werden. In den Systemeinstellungen können weitere TechDo IS Module mit der generellen Möglichkeit zur Definition von zukünftigen Terminen zugeschaltet und den Benutzergruppen der Erinnerungsfunktion zugewiesen werden.

Hierzu ein Beispiel:

Die Benutzergruppe „Instandhaltung“ setzt u.a. das Modul Instandhaltungsmeldung zur Dokumentation und zur Auswertung von durchgeführten Reparaturen ein. Die Mitarbeiter sollen durch das System an den nächsten, präventiven Instandhaltungstermin durch das System erinnert werden.

Dazu wird einfach die nächste planmäßige Wartung vom Techniker in die aktuelle Instandhaltungsmeldung eingetragen oder aufgrund der feststehenden Wartungsintervalle automatisch ermittelt. Nach Zuweisung der Terminart „Nächste präventive Instandhaltung“ des Moduls Instandhaltung zur entsprechenden Anwendergruppe werden alle zuständigen Mitarbeiter der Abteilung Instandhaltung durch das System an die Wartungstermine automatisch erinnert.

Eine wiederholte Eintragung der nächsten Instandhaltungstermine in entsprechende Stammdatenfelder des Equipments ist bei dieser Konfiguration im Hinblick auf die Erinnerungsfunktion nicht erforderlich.

Sofern das Modul Instandhaltungsmeldung in der betriebliche Praxis auch zur Erfassung von aktuellen Anlagenstörungen und/ oder zur Erteilung von Instandhaltungsaufträgen eingesetzt wird, kann die Terminüberwachung selbstverständlich zur Erinnerung von Mitarbeitern an festgelegte Termine zur Störungsbeseitigung bzw. zur Auftragsbearbeitung genutzt werden.

Ausdruck

Zum Ausdruck von Terminlisten steht ein flexibler Standardbericht Prüfliste Apparate zur Verfügung. Die in Terminlisten gewünschten Informationen aus den Stammdatenfeldern des prüfpflichten Equipments können hier vom Anwender individuell festgelegt und abgespeichert werden. Weiterhin haben Sie hier die Möglichkeit zur Filterung der durch die Erinnerungsfunktion generierten Terminliste nach zusätzlichen Apparate- oder Prüfmerkmalen vor der Erstellung eines Ausdrucks. Sämtliche angewendete Filterkriterien werden im Kopf des jeweiligen Berichts aufgelistet.

Die Ausgabekonfiguration der Terminliste kann fachbereichsspezifisch definiert werden. Für den Ausdruck einer aufgrund von Stammdateninformationen über die nächsten wiederkehrenden Prüfungen generierten Prüfterminliste wählt die zuständige Abteilung bestimmte Datenfelder aus den Kopfdaten, Prüfungsdaten und ggf. technischen Daten der Apparate aus. Die so für den Bericht festgelegten Datenspalten lassen sich unter einer Bezeichnung abspeichern. Für andere Abteilungen können innerhalb des Berichtdialogs individuelle Ausgabekonfiguration hinterlegt werden. Beispielsweise lassen sich zur Festlegung einer Druckausgabekonfiguration für die Instandhaltungsabteilung Datenfelder aus den Datenblöcken der benutzerdefinierten Vorlage Instandhaltungsmeldung zuweisen und speichern (Kopfdaten, Instandhaltung und ggf. Instandhaltungsauftrag).